Utilisation des données personnelles (RGPD)

Définition des termes utilisés dans la politique de confidentialité

On désignera par la suite :

• Documents : documents divers (contrats de travail, DPAE, courrier à la mutuelle) émis via la Solution Staff & Go ou documents que vous avez téléchargés vous-même sur e-Coffre Staff & Go.
• Données Personnelles : toute information susceptible de vous identifier directement ou indirectement.
• e-Coffre Staff & Go: espace d’archivage sécurisé attribué par le Digidiz au Salarié.
• RGPD : règlement Général pour la Protection des Données Personnelles.
• Responsable du traitement : personne morale ou physique qui détermine les finalités et les moyens d’un traitement, c’est à dire l’objectif et la façon de le réaliser.
• Services : services réalisés par Digidiz dans le cadre de l’utilisation du logiciel Staff & Go et de l’e-Coffre Staff & Go.
• Sous-traitant : personne physique ou morale qui traite des données pour le compte d’un autre organisme (« le responsable de traitement »).
• Vous: Utilisateur de Staff & Go.

Article 1 – Introduction et rôle de la Politique de confidentialité

La présente charte vise à vous informer des engagements eu égard au respect de votre vie privée et à la protection des Données personnelles vous concernant, collectées et traitées à l’occasion de votre utilisation du Service.

Il est important que vous lisiez la présente politique de confidentialité afin que vous soyez conscient des raisons pour lesquelles nous utilisons vos données et comment nous le faisons.

Veuillez noter que la présente Politique de confidentialité est susceptible d’être modifiée ou complétée à tout moment, notamment en vue de se conformer à toute évolution législative, réglementaire, jurisprudentielle ou technologique. La date de sa mise à jour sera clairement mentionnée, le cas échéant.

Le logiciel Staff & Go et l’e-Coffre Staff & Go sont des services (« Service ») fournis par Digidiz, SAS au capital de 10 000 euro, immatriculé au RCS de Mulhouse sous le numero 882 950 397, qui permettent à son utilisateur (« vous ») d’archiver électroniquement, dans un espace sécurisé, des Documents Personnels tels que diplômes, pièces d’identité, permis de conduire… Si votre employeur utilise le logiciel Staff & Go, vous pourrez éventuellement accéder aux contrats de travail, avenants et bulletins de paie émis par ce même employeur. Votre employeur pourra éventuellement mettre à votre disposition, via le logiciel Staff & Go, une solution vous permettant de consulter des communications internes à son organisation et de déclarer vos changements de situation personnelle, vos demandes de congés, vos notes de frais…

Vous trouverez ci-dessous l’ensemble des informations relatives à la collecte et aux traitements de vos Données Personnelles dans le cadre de l’utilisation du Service.

Article 2 – Données Personnelles recueillies

Les Données Personnelles collectées proviennent de :

• Vous-même, à travers la saisie de vos informations personnelles ou le téléchargement de vos documents, Digidiz étant Responsable du Traitement
• Votre employeur, lorsque celui-ci décide de mettre à votre disposition des documents liés à votre emploi (contrat de travail, bulletins de paie, formulaire d’affiliation à la mutuelle d’entreprise…), Digidiz étant Sous-traitant. Le Responsable du Traitement est votre employeur.

Article 3 – Utilisation des Données Personnelles

Les Données collectées par nos soins sont traitées pour les besoins d’exécution des opérations sur les contenus du Service.

Vous êtes susceptible de recevoir des courriers électroniques (emails) de notre Service, notamment dans le cadre de démarches administratives liées à votre emploi ou futur emploi (signature du contrat de travail, adhésion mutuelle, demande de pièces justificatives …).

Digidiz utilise les données recueillies dans le but de :

• Fournir nos Services, ce qui inclut entre autres l’archivage et la sécurisation de vos données, mais aussi le partage de vos données lorsqu’il est nécessaire à la fourniture du Service ou lorsque vous êtes à l’origine de la demande de partage.
• Partager de manière sécurisée vos Documents à des tiers, avec votre consentement avant le partage des Documents.
• Améliorer et développer les Services
• Vous tenir informer des nouvelles fonctionnalités de l’e-Coffre Staff & Go.

Article 4 – Partage de vos Données Personnelles

Nous partageons vos Données Personnelles avec votre accord ou pour effectuer une transaction ou fournir un service que vous avez demandé ou autorisé.

Nous partageons des Données Personnels avec :

• nos sous-traitants français ou européens (prestataire de signature électronique, hébergement des données…);
• avec les tiers à qui vous décidez de partager vos documents
• avec votre employeur, si celui-ci est à l’origine de la création de l’e-Coffre Staff & Go ou si l’utilise le logiciel Staff & Go.
• des organismes publics lorsque cela est exigé par la loi ou pour répondre à une procédure judiciaire ;

L’ensemble des Données Personnelles collectées et traitées par Digidiz est hebergé au sein de l’Union Européenne.

Toutefois, dans le cas où l’un des Sous-traitants de Digidiz se situe hors Union Européenne, Digidiz, en sa qualité de responsable de traitement, met en place toutes les mesures nécessaires afin d’assurer la sécurité de vos Données Personnelles dans le respect du RGPD.

Si vous souhaitez connaître les lieux de destination de vos Données Personnelles, contactez-nous par mail à l’adresse dpo@digidiz.eu

Article 5 – Durée de conservation des Données Personnelles

Les Données Personnelles sont conservées jusqu’à ce que vous les supprimiez.

En cas de résiliation du contrat,

• les Données Personnelles nécessaires à la gestion technique et administrative de votre compte seront conservées pendant 10 ans après la résiliation de votre e-Coffre Staff & Go.
• Les autres Données Personnelles et Documents seront supprimés dans les 6 mois suivants la clôture de votre compte Staff & Go.

Article 6 – Exercice de vos droits

Conformément à la législation sur la protection des données personnelles, vous avez les droits détaillés ci-après que vous pouvez exercer, comme indiqué à l’Article 1 de la Présente Politique de confidentialité.

Vous conservez l’intégralité de vos droits sur vos données :

• Le droit d’information : nous avons l’obligation de vous informer de la manière dont nous utilisons vos données personnelles (tel que décrit dans la présente politique de confidentialité).
• Droit d’accès, de rectification des Données Personnelles
• Droit d’opposition ou de limitation des traitements de vos Données Personnelles, ce qui implique la clôture de nos Services et la suppression des Documents archivés
• Droit d’effacement de vos Données. Vous pourrez effacez individuellement les Documents que vous aurez téléchargés. Pour l’effacement des Documents soumis à une obligation légale de conservation, la demande devra être effectuée à Digidiz, Digidiz étant la seule à pouvoir supprimer ces Documents.
• Droit à la portabilité de vos données.

Toute demande peut être effectuée via l’adresse dpo@digidiz.eu

Nous essayons de répondre à toutes les demandes légitimes dans un délai d’un mois. Ce délai d’un mois peut être dépassé dans le cas où votre demande est particulièrement complexe ou si vous en avez fait plusieurs. Dans ce cas, nous vous préviendrons et vous tiendrons informé.

Article 7 – Plainte auprès de l’Autorité de protection des données

Si vous considérez que l’éditeur du site ne respecte pas ses obligations au regard de vos Informations Personnelles, vous pouvez adresser une plainte ou une demande auprès de l’autorité compétente. En France, l’autorité compétente est la CNIL à laquelle vous pouvez adresser une demande par voie électronique à l’adresse suivante : https://www.cnil.fr/fr/plaintes/internet.