Comment améliorer vos compétences en gestion du temps ?

5 min

Le 27/06/2024

Par Emeline

Dans un monde où la capacité à jongler entre plusieurs tâches est valorisée, la gestion du temps devient une compétence essentielle pour réussir professionnellement. Cependant, être multitâche ne signifie pas nécessairement être efficace. Lorsque nous divisons notre attention, nous réduisons l’efficacité de chaque tâche entreprise. Vous êtes submergé par de nombreuses tâches quotidiennes et ne savez pas comment les gérer ni les prioriser ? Dans cet article, nous vous dévoilons les clés pour améliorer vos compétences en gestion du temps, vous permettant ainsi de devenir plus efficace et d’atteindre vos objectifs professionnels grâce à une formation gestion du temps adaptée.

Qu’entend-on par “gestion du temps ” ?

Comment améliorer vos compétences en gestion du temps ? Pourquoi certaines personnes parviennent-elles à accomplir plus que d’autres avec le même nombre d’heures dans une journée ? La réponse réside dans la manière dont elles utilisent leur temps. En effet, la gestion du temps ne se résume pas à être occupé, mais à être productif dans un temps bien défini.

La productivité consiste à se concentrer sur ce qui est important et à éliminer le superflu. Comme le souligne Margarita Tartakovsky, écrivain et créatrice de contenu en psychologie et en santé mentale, « la productivité, ce n’est pas une question de travailler longtemps ou de courir dans tous les sens… c’est davantage une question de priorité, de planification et de protection acharnée de votre temps ».

L’importance des compétences en gestion du temps

L’importance des compétences en gestion des temps en entreprise réside dans la capacité à travailler intelligemment. Cela se traduit par la possibilité d’atteindre des résultats supérieurs en moins de temps et avec moins d’efforts. En effet, une gestion du temps efficace permet de prioriser les tâches essentielles tout en réduisant le temps consacré aux activités moins importantes.

Cela se traduit par une productivité accrue et une meilleure utilisation des ressources disponibles. En gérant efficacement le temps, on parvient à réduire le stress lié aux échéances serrées et aux multiples responsabilités. Cela permet aussi de concentrer son énergie sur les activités à forte valeur ajoutée, tant dans le cadre professionnel que personnel.

Les compétences essentielles en gestion du temps incluent :

  • La capacité à fixer des priorités
  • Établir des objectifs clairs et réalisables
  • Déléguer efficacement lorsque nécessaire

En adoptant ces pratiques, les individus peuvent :

  • Optimiser leur efficacité
  • Améliorer leur capacité à gérer les défis quotidiens
  • Trouver un équilibre satisfaisant entre la vie privée et professionnelle

En bref, une bonne gestion du temps ne se limite pas à accomplir davantage en moins de temps, mais elle favorise également une meilleure qualité de vie en réduisant les tensions liées à une mauvaise organisation et en permettant de consacrer plus de temps aux activités qui enrichissent réellement notre existence.

Gestion du temps et le travail hybride

Depuis le Covid-19, le travail hybride est devenu la norme dans le monde professionnel. Cette méthode combine le travail traditionnel en présentiel au bureau et le télétravail, hors site. En France, 47 % des employés travaillent aujourd’hui en télétravail, avec une présence moyenne de 3,5 jours par semaine au bureau.

Le travail hybride offre de nombreux avantages, notamment la possibilité pour les employés de libérer du temps et d’atteindre un meilleur équilibre entre vie privée et vie professionnelle. En réduisant les longs trajets entre le domicile et le lieu de travail, cette organisation permet de gagner du temps précieux et d’améliorer la qualité de vie.

Cependant, le travail à distance et le travail hybride comportent aussi des défis. Les frontières entre le domicile et le travail peuvent devenir floues, ce qui peut engendrer du stress et un épuisement professionnel. En effet, lorsque les personnes travaillent de chez elles, il devient difficile de délimiter les moments dédiés au travail et ceux réservés à la vie privée.

Les employés peuvent avoir tendance à travailler plus longtemps, à répondre à des emails en dehors des heures de travail, ou à être constamment disponibles pour le travail. Cette absence de séparation claire augmente le stress, car les employés ressentent facilement une certaine pression, sans véritable moment de détente ou de déconnexion du travail. Le manque de limite peut également conduire à un surmenage, ce qui affecte leur bien-être mental et physique.
Exemple

Pour relever ces défis, il est crucial de donner aux employés plus de liberté pour organiser leur emploi du temps. La flexibilité horaire est l’un des aspects les plus appréciés du télétravail. Pour maximiser les bénéfices du travail hybride, il est essentiel d’accorder aux équipes autant de marge de manœuvre que possible. En parallèle, l’utilisation d’outils de gestion du temps et de vérifications régulières est nécessaire pour s’assurer que le personnel ne travaille pas plus d’heures qu’il ne devrait et utilise son temps de manière efficace. Cela renvoie directement aux obligations légales imputées à l’employeur. Pour les découvrir, n’hésitez pas à télécharger gratuitement notre kit pratique sur la GTA.

Comment améliorer vos compétences en gestion du temps? 5 principes à éviter

Bien que vous puissiez avoir l’impression que votre organisation et votre planification sont efficaces, il est courant de constater que les objectifs journaliers ne sont pas atteints et que les tâches demeurent incomplètes. Les principales causes de ces échecs incluent des distractions telles que le téléphone, les réseaux sociaux, les interruptions de collègues, entravant votre capacité à vous concentrer et à avancer dans vos projets.

Accorder la même importance à toutes les tâches

Un des principaux obstacles est de considérer toutes les tâches comme ayant la même importance. Pour surmonter cela, il est crucial de distinguer ce qui est vraiment essentiel. Concentrez-vous sur la productivité plutôt que sur le simple fait de cocher des éléments sur votre liste. Apprenez à dire « non » ou « pas maintenant » à ce qui pourrait retarder l’accomplissement de vos tâches essentielles. Le succès repose sur la priorité donnée aux tâches les plus importantes.

Gestion du temps : être multitâche

Le multitâche est un mythe. Selon Publilius Syrus, poète, « Faire deux choses à la fois, c’est n’en faire aucune ». La tentative de gérer plusieurs tâches simultanément conduit souvent à des erreurs, des choix erronés ou encore un stress inutile. Pour être efficace, identifiez la tâche la plus importante et concentrez-y toute votre attention, évitant ainsi les distractions.

Négliger les temps de repos

Négliger les pauses et le repos peut nuire gravement à votre productivité. Sans moments de détente réguliers et une planification adéquate des vacances, vous risquez de perdre votre clarté mentale, ce qui peut compromettre la qualité de votre travail. Intégrez des pauses régulières dans votre journée pour maintenir votre efficacité et atteindre vos objectifs.

Les temps de repos font partie intégrante des obligations légales en matière de gestion des temps. Celles-ci sont de 20 minutes consécutives de temps de repos pour six heures travaillées et de 11 heures de repos consécutives (sauf si dérogation).
Important

L’incapacité à déléguer le travail

Ne pas déléguer les tâches peut gravement entraver votre gestion du temps. Cela peut non seulement désorganiser votre emploi du temps et mettre en péril vos objectifs, mais aussi démotiver votre équipe. Si celle-ci se sent sous-estimée, la productivité ainsi que le moral des collaborateurs sont clairement impactés. Déléguer des tâches de manière appropriée est crucial pour une gestion du temps de travail efficace.

Sous-estimer l’importance du temps de réflexion

Négliger l’organisation et la préparation des tâches peut causer de sérieux problèmes de gestion des temps. Accorder trop peu de temps à la préparation se traduit par un temps d’exécution beaucoup plus long. De plus, sous-estimer le temps nécessaire à chaque activité peut compromettre l’ensemble du projet à long terme. Il est primordial d’évoquer ce type de problématique lors de l’entretien professionnel afin de définir rapidement des solutions pour y remédier.

Comment améliorer vos compétences en gestion du temps : 4 techniques

Dans un environnement professionnel où l’efficacité et la gestion des temps sont importantes, plusieurs techniques avancées se démarquent pour optimiser la productivité et la concentration. Nous avons sélectionné pour vous les quatre techniques les plus connues.

La matrice d'Eisenhower

La matrice d’Eisenhower, mise au point par le 34ème président des États-Unis, David Dwight Eisenhower, divise les tâches en quatre segments :

  • Urgent et important : à traiter en priorité
  • Important, mais pas urgent : à planifier plus tard
  • Urgent, mais pas important : à déléguer
  • Ni urgent, ni important : à supprimer ou à limiter

 

L’objectif de cette méthode est de simplifier la priorisation des tâches pour se concentrer sur l’essentiel.

La différence entre les tâches urgentes et importantes : les tâches urgentes doivent être traitées immédiatement et impérativement tandis que les tâches importantes ne sont pas prioritaires, mais participent à atteindre vos objectifs à long terme.
À noter

Le “Time blocking” ou blocage du temps

Comment améliorer vos compétences en gestion du temps avec la technique du « Time blocking » ? Celle-ci consiste à découper son agenda ou sa semaine en blocs de temps dédiés à des tâches spécifiques. Limiter une tâche dans le temps permet de canaliser son énergie et de rester concentré sur ce qu’on fait. En se concentrant sur des périodes plus longues sur une seule tâche, on économise du temps et de l’énergie comparé à des interruptions constantes.

Afin de minimiser les distractions, il est recommandé de mettre son téléphone en mode silencieux et de demander à ses collaborateurs à ne pas être sollicité durant ces périodes définies (dans la mesure du possible).
À noter

La technique Pomodoro

La technique Pomodoro est similaire au Time Blocking, mais avec des créneaux de temps relativement courts (environ 25 minutes), suivis d’une pause de 5 minutes à la fin de chaque session de travail. Après quatre cycles de travail, il est possible de prendre une pause plus longue de 15 à 30 minutes.

Pour utiliser efficacement la technique Pomodoro, munissez-vous d’un minuteur et d’une liste de tâches priorisées. Chaque créneau de temps doit être consacré à une seule tâche, sans distraction extérieure, en mettant son téléphone en silencieux si nécessaire.
À noter

La méthode “Eat that frog”

Traduite par “Avalez le Crapaud”, cette méthode consiste à commencer sa journée en traitant la tâche la moins attrayante, mais la plus importante pour faire avancer sur son travail. Celle-ci encourage à aborder les tâches importantes dès le début de la journée, vous permettant ensuite de continuer avec les tâches les moins urgentes ou importantes.

Cette méthode optimise vos meilleures heures de travail, souvent le matin lorsque votre cerveau est à son maximum de performance. En concentrant votre énergie sur l’accomplissement d’une tâche majeure dès le début de la journée, vous renforcez votre motivation intrinsèque pour le reste de la journée.
À noter

Gestion des temps : le principe de la loi de Parkinson

La loi de Parkinson est un principe énoncé par l’historien britannique Cyril Northcote Parkinson en 1955, stipulant que « le travail s’étend de manière à occuper tout le temps disponible pour son achèvement ». Autrement dit, plus le délai accordé pour réaliser une tâche est long, plus cette tâche prendra du temps à être complétée. 

Pour répondre à la question « Comment améliorer vos compétences en gestion du temps« , cette loi souligne l’importance de fixer des délais stricts et réalistes pour éviter la procrastination et maximiser l’efficacité. En appliquant la loi de Parkinson à une gestion du temps optimisée, les entreprises peuvent encourager leurs employés à se concentrer sur les tâches essentielles et à éviter les distractions, ce qui conduit à une productivité accrue. 

Par exemple, en décomposant les projets en sous-tâches avec des échéances précises et en utilisant des outils comme le logiciel de gestion du temps, les managers peuvent s’assurer que les efforts des employés sont bien dirigés et que les objectifs sont atteints de manière plus efficace et en moins de temps. Cette approche permet non seulement de terminer les projets à temps, mais aussi d’améliorer la qualité du travail en réduisant le stress lié aux délais prolongés et en maintenant une motivation constante parmi les équipes.

L’importance d’un logiciel gestion du temps

S’équiper d’un logiciel gestion du temps et des activités (GTA) révolutionne la gestion des congés et des absences en offrant une vue d’ensemble claire sur la disponibilité des employés. Cette clarté permet de mieux prévoir les besoins en personnel et de planifier les tâches de manière plus efficiente. 

En équilibrant la répartition des absences selon les périodes critiques de l’activité, le logiciel aide à maintenir une continuité opérationnelle et à prévenir les désorganisations potentielles. De cette manière, la gestion des ressources humaines est optimisée, ce qui améliore la cohésion au sein de l’équipe, tout en augmentant l’efficacité et la productivité de l’entreprise. 

Le module GTA de Staff & Go offre une solution efficace et intégrée pour optimiser ce processus. Comment ? En intégrant des fonctionnalités avancées et en simplifiant les processus, il permet de gagner du temps, d’assurer la conformité légale, d’optimiser les ressources humaines et de renforcer la satisfaction des employés.
À noter

En résumé

Maîtriser la gestion du temps est crucial pour réussir professionnellement. En adoptant des techniques comme la matrice d’Eisenhower, le « Time Blocking », la technique Pomodoro, et la méthode « Eat That Frog », vous optimisez votre productivité. 

Le travail hybride nécessite une gestion adaptée pour équilibrer vie professionnelle et personnelle. Des outils comme le module GTA de Staff & Go simplifient l’organisation des tâches et la planification des absences.

En intégrant ces pratiques et outils, vous réduirez le stress, améliorez votre efficacité et équilibrez mieux vos responsabilités.

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L'essentiel

Prioriser vos tâches en vous concentrant sur l’essentiel et en éliminant les distractions.

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