Optimiser la gestion du temps avec un logiciel GTA
5 min
Le 27/06/2024
Par Emeline
Dans un monde où la gestion du temps et des activités est cruciale pour la réussite des entreprises, le logiciel GTA se révèle être un outil indispensable. Comment fonctionne ce type d’outil ? Quels sont les avantages pour vous, responsable RH, manager et salarié ? Dans cet article, Staff & Go vous explique en détail les bénéfices à la mise en place d’un logiciel de gestion des temps.
Qu’est-ce qu’un logiciel GTA ?
Un logiciel de gestion du temps et des activités (GTA) est un outil informatique essentiel pour les entreprises cherchant à optimiser la productivité et la gestion des ressources humaines au sein de leurs services. Intégré dans le SIRH (Système d’information des ressources humaines), ce type de logiciel permet de suivre et d’optimiser la gestion du temps de travail et des activités des employés de manière dématérialisée.
Comment ? En automatisant et en numérisant les tâches liées à l’organisation du travail et au suivi du temps de chaque collaborateur. Il permet de gérer efficacement les congés, les heures travaillées ainsi que les activités des employés sur différents projets. Grâce à sa capacité à fournir des rapports détaillés, il devient un outil précieux non seulement pour le service RH, mais aussi pour les managers et les gestionnaires de paie.
En temps normal, le logiciel GTA intègre des fonctionnalités telles que la feuille de temps, le pointage, sans oublier des alertes en cas d’anomalies. Ces outils permettent une gestion précise des heures de travail, des pauses, des heures supplémentaires et des majorations. Le contrôle et la validation des horaires sont alors simplifiés, garantissant ainsi le respect des normes législatives.
En optimisant la gestion du temps et en facilitant le respect des durées légales, un logiciel GTA contribue à développer l’efficience, l’autonomie et l’engagement des employés, mais pas que. En automatisant la gestion des temps et des activités, les entreprises bénéficient, elles aussi, d’une réduction des coûts administratifs et minimisent les erreurs ou oublis de paie notamment. Les employés et les managers peuvent ainsi se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Pour tout comprendre de la gestion des temps en entreprise, consultez dès maintenant notre page dédiée qui vous explique en détail ce qu’est la gestion des temps et des activités, mais aussi son utilité stratégique au sein des organisations.
Les principales fonctionnalités d’un logiciel GTA
Un logiciel de gestion des temps est un outil incontournable pour toute entreprise cherchant à optimiser la gestion de ses ressources humaines. Ses principales fonctionnalités visent à automatiser et à simplifier la gestion des heures de travail, des absences, des plannings, et des analyses de performance. Ces fonctionnalités permettent non seulement de gagner du temps, mais aussi d’assurer une transparence et une précision accrues dans la gestion des ressources humaines. Voici un petit tour d’horizon des principales fonctionnalités que l’on retrouve dans un logiciel GTA.
Suivi des temps de travail
L’une des fonctionnalités clé de ce type d’outil est le suivi des temps de travail. Celle-ci permet de capturer automatiquement les heures de travail des employés, incluant les pauses et les heures supplémentaires. Ainsi, les entreprises peuvent assurer une gestion transparente et précise des temps de travail. Quant aux employés, ils peuvent pointer leurs heures d’arrivée et de départ via des terminaux dédiés ou des applications mobiles, permettant une saisie des données en temps réel. Certains logiciels de gestion des temps permettent également l’envoi d’alertes en cas d’anomalies, comme des oublis de pointage, facilitent le contrôle et la validation des horaires.
Logiciel GTA : Gestion des absences
Le logiciel GTA facilite la gestion des absences, des congés et assure une transparence totale ainsi qu’une meilleure planification des ressources humaines. En plus de gérer efficacement les congés payés, il prend également en charge les arrêts maladie et autres types d’absences tels que celles liés à un accident du travail par exemple. Cette gestion automatisée permet de réduire les erreurs et d’assurer une traçabilité des demandes. De plus, le logiciel peut calculer automatiquement les soldes de congés et générer des alertes lorsque des seuils critiques sont atteints.
Planification des équipes
La planification des équipes est une fonctionnalité qui facilite grandement la gestion des plannings. Grâce à un logiciel GTA, les managers peuvent créer des plannings en tenant compte des disponibilités des employés, des compétences requises pour chaque tâche, et des règles légales ou contractuelles. Les plannings peuvent être ajustés en temps réel pour répondre aux besoins de l’entreprise et aux imprévus. Ainsi, les employés sont informés instantanément de leurs horaires via des notifications, ce qui améliore la communication et la coordination au sein de l’équipe. Toutefois, la planification des équipes n’est pas proposée dans tous les logiciels GTA.
Reporting et analyse
Un logiciel de gestion des temps offre également des capacités avancées de reporting et d’analyse. La génération de rapports détaillés permet aux responsables RH et aux managers de suivre la performance des équipes et d’identifier des tendances ou des anomalies. Les données collectées peuvent être analysées pour améliorer la prise de décision, optimiser les processus et augmenter la productivité. Par exemple, un rapport peut révéler des périodes de surcharge de travail ou des niveaux élevés d’absentéisme, permettant de mettre en place des actions correctives.
Les avantages qu’offre un logiciel de gestion des temps
L’utilisation d’un logiciel GTA offre de nombreux avantages aux entreprises, notamment en termes d’optimisation des coûts, d’amélioration de la productivité, de conformité légale et de satisfaction des employés.
Optimisation des coûts
L’un des avantages les plus significatifs de l’utilisation d’un logiciel de gestion du temps est l’optimisation des coûts. En automatisant la gestion des heures de travail et des absences, les entreprises peuvent réduire les coûts administratifs associés à ces tâches. Les processus manuels de suivi des temps de travail sont souvent sujets à des erreurs coûteuses et à une consommation importante de temps. Un logiciel GTA minimise ces erreurs et libère du temps pour le personnel RH, qui peut ainsi se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. De plus, en assurant une meilleure gestion des heures supplémentaires et des absences, les entreprises peuvent mieux contrôler leurs dépenses en main-d’œuvre.
Amélioration de la productivité
Un logiciel de gestion des temps contribue également à l’amélioration de la productivité des employés. Grâce à une gestion automatisée et précise des heures de travail, les employés peuvent se concentrer sur leurs tâches principales sans se soucier des processus administratifs. Les fonctionnalités de planification intégrées permettent, bien souvent, de créer des plannings optimisés en tenant compte des disponibilités et des compétences des employés. Cela assure une répartition équilibrée du travail et évite les périodes de surcharge ou de sous-utilisation des ressources.
Logiciel GTA : pour une conformité légale
Assurer la conformité avec les lois du travail est une autre dimension cruciale qu’un logiciel de gestion des temps aide à gérer. Les législations relatives au temps de travail, aux heures supplémentaires et aux congés peuvent être complexes et varient selon les juridictions. Un logiciel GTA intègre des fonctionnalités qui garantissent le respect des règles légales et contractuelles, en automatisant le calcul des heures supplémentaires, des primes et des congés. Cela réduit les risques de non-conformité et les coûts associés aux pénalités ou aux litiges.
Satisfaction des employés
L’amélioration de la satisfaction des employés est également un avantage clé de l’utilisation d’un logiciel de gestion des temps. En offrant une gestion transparente et efficace des heures de travail et des absences, cet outil renforce la confiance des employés envers leur employeur. Comment ? En leur permettant d’accéder facilement à leurs horaires, soumettre des demandes de congé et consulter leurs soldes de congés en temps réel. Cette transparence et cette autonomie accrues contribuent à une meilleure qualité de vie au travail et à un engagement plus fort des employés.
Lire aussi : Comment améliorer vos compétences en gestion du temps ?
Comment bien choisir son logiciel GTA ?
Choisir le bon logiciel GTA commence par une évaluation approfondie des besoins spécifiques. Il est crucial de comparer les différentes options disponibles sur le marché en fonction des fonctionnalités offertes, de la facilité d’utilisation et du support client.
Évaluer les besoins
La première étape pour bien choisir un logiciel GTA est d’identifier les besoins spécifiques. Quels sont les aspects de la gestion des temps qui posent actuellement problème ? Faut-il un suivi précis des heures supplémentaires, de la gestion des absences ou d’une interface utilisateur intuitive pour vos employés ? Une analyse détaillée de vos processus internes et des points de douleur vous aidera à définir les fonctionnalités indispensables de votre futur logiciel.
Comparer les options de chaque logiciel GTA
Une fois vos besoins définis, il est temps de comparer les différentes options de logiciels GTA disponibles sur le marché. Voici quelques critères à considérer :
– Fonctionnalités : Assurez-vous que le logiciel offre toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin, comme le suivi des heures, la gestion des absences et l’intégration avec les systèmes de paie ;
– Facilité d’utilisation : Le logiciel doit être intuitif et facile à utiliser pour tous les utilisateurs, des employés aux managers ;
– Support client : Un bon support client est essentiel pour résoudre rapidement les problèmes et optimiser l’utilisation du logiciel ;
– Sécurité : La sécurité des données est primordiale, surtout lorsqu’il s’agit d’informations sensibles comme les heures de travail et les données personnelles des employés.
Penser coût et retour sur investissement
Le coût est un facteur déterminant, mais il ne doit pas être le seul critère. Analysez les coûts initiaux et récurrents du logiciel et comparez-les aux bénéfices potentiels. Un logiciel GTA efficace peut réduire les erreurs de paie, améliorer la productivité et assurer la conformité légale, ce qui peut générer un retour sur investissement significatif à long terme.
La possibilité d'avoir une démo par logiciel GTA
Avant de prendre une décision finale, profitez des démonstrations et des essais gratuits offerts par les fournisseurs de logiciels GTA. Ces opportunités vous permettent d’évaluer le logiciel en conditions réelles et de voir s’il répond à vos attentes. Impliquez différents utilisateurs de votre organisation dans ces essais pour obtenir un retour d’expérience varié et pertinent.
Pourquoi choisir le logiciel GTA Staff & Go ?
La gestion des temps est une composante essentielle pour assurer la productivité et la conformité légale au sein des entreprises. Pour les cabinets d’expertise comptable, choisir un logiciel performant et adapté aux besoins spécifiques de chaque client est primordial. Le logiciel GTA de Staff & Go se présente comme une solution de premier choix, offrant des fonctionnalités avancées et une intégration harmonieuse avec les systèmes existants.
Simplifiez la gestion des temps avec une intégration fluide
Le logiciel GTA de Staff & Go se distingue par son intégration fluide avec les systèmes de paie existants. Une fois que les informations concernant les heures supplémentaires, les majorations et autres données pertinentes sont approuvées, elles sont automatiquement transmises au logiciel de paie (My Silae, Openpaye, etc.). Cela garantit non seulement la conformité légale, mais aussi une économie de temps significative pour les cabinets d’expertise comptable et leurs clients.
Optimisez le pointage des heures travaillées
Staff & Go propose une badgeuse en ligne, simplifiant le processus de pointage pour les salariés. Avec une simple connexion, les employés peuvent enregistrer leurs heures de travail en un clic. De plus, si vous disposez déjà d’une badgeuse physique, Staff & Go peut s’y connecter sans difficulté. Cette flexibilité permet d’améliorer l’efficacité opérationnelle et de réduire les erreurs de saisie manuelle.
Sécurisez vos processus de gestion des temps
La sécurité des données et la conformité légale sont des préoccupations majeures pour les cabinets comptables. Staff & Go automatise la signature et l’archivage des feuilles d’heures, garantissant ainsi une traçabilité et une justification rigoureuses des temps de travail. En cas de contrôle, vous pouvez présenter des documents fiables et conformes aux exigences légales.
Des avantages pour tous : responsable RH, manager & salarié
Pour les responsables RH, Staff & Go simplifie les processus administratifs et garantit la conformité légale. Cela permet d’éviter les erreurs de paie tout en améliorant la marque employeur. La gestion des temps (GTA) devient ainsi un levier stratégique pour attirer et retenir les talents.
Les managers bénéficient, eux, d’une vue d’ensemble sur les heures de travail de leurs équipes, facilitant ainsi l’optimisation de l’organisation et des processus managériaux. Le logiciel GTA Staff & Go permet de mieux planifier les ressources humaines et d’assurer une répartition équitable des tâches, améliorant ainsi la productivité globale.
Quant aux collaborateurs, ils gagnent en autonomie grâce au système de pointage facile et précis de Staff & Go. Ils peuvent suivre leur temps de travail, éviter les oublis et s’assurer que leurs heures sont correctement comptabilisées pour la paie. Cela renforce leur satisfaction et leur engagement envers l’entreprise.
Le logiciel GTA Staff & Go vous intéresse ? Demandez sans plus attendre une démo gratuite !
En résumé
Le logiciel GTA est indispensable pour les entreprises cherchant à optimiser la gestion du temps et des activités. Intégré dans le SIRH, il automatise et numérise les tâches liées à l’organisation du travail, offrant des fonctionnalités comme la feuille de temps, le pointage, et des alertes en cas d’anomalies. Cela permet une gestion précise des heures de travail et le respect des normes législatives. Le logiciel GTA améliore la productivité, réduit les coûts administratifs et minimise les erreurs de paie. Il fournit des rapports détaillés pour les RH, les managers et les gestionnaires de paie, facilitant ainsi une meilleure prise de décision. En adoptant ce logiciel, les entreprises renforcent l’efficience, l’autonomie et l’engagement des employés.