Optimiser le processus d’onboarding
6 min
Le 22/08/2024
Par Ecenya
L’intégration d’un nouveau collaborateur, ou processus d’onboarding, est une étape essentielle qui façonne durablement la relation entre l’entreprise et le salarié. Bien plus qu’une simple formalité administrative, ce processus établit les bases d’une collaboration solide et pérenne. Pourtant, de nombreuses entreprises sous-estiment son importance et pensent qu’il se limite aux premiers jours suivant l’embauche.
En réalité, un processus d’onboarding RH efficace s’étend sur environ 9 mois, période pendant laquelle l’accompagnement du salarié joue un rôle clé dans sa réussite et sa fidélisation.
Malheureusement, 88 % des organisations n’ont toujours pas mis en place un onboarding adapté, selon les employés, ce qui montre l’importance de repenser et d’optimiser cette phase cruciale. À travers cet article, nous vous expliquons comment optimiser le processus d’onboarding pour fidéliser vos nouveaux collaborateurs.
Qu'est-ce qu'un processus d'onboarding ?
Le processus d’onboarding RH est la phase d’accueil et d’intégration d’un nouveau salarié au sein de l’entreprise. Ce processus couvre toutes les actions mises en place pour accueillir et intégrer un nouveau collaborateur, depuis ses premiers jours jusqu’à la fin de sa période d’essai. Il comprend plusieurs étapes clés, allant du pré-boarding aux journées d’accueil, en passant par la formation initiale du nouvel employé et un suivi régulier tout au long de sa période d’intégration. En moyenne, un processus d’onboarding s’étend sur environ 9 mois.
Le but principal du processus d’onboarding est de garantir une transition en douceur, en veillant à ce que le nouveau collaborateur comprenne bien les attentes et les valeurs de l’entreprise. Un onboarding efficace contribue à créer un sentiment d’appartenance dès le début, réduisant ainsi le stress lié à cette nouvelle étape.
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Pourquoi le processus d'onboarding est-il si important en entreprise ?
Le processus d’onboarding ne se limite pas aux aspects administratifs ; il constitue une étape cruciale du recrutement, visant à assurer le bien-être global des salariés. Comme l’affirme David Swanson, auteur et activiste américain : « Vous n’aurez jamais une deuxième chance de faire une bonne première impression » Il est donc essentiel de préparer l’intégration des nouveaux collaborateurs avant même leur arrivée au sein de l’entreprise.
Selon une étude de Robert Half, 33 % des employeurs observent une augmentation du nombre de nouveaux collaborateurs qui quittent l’entreprise dans les 12 mois suivant leur embauche.
Perdre un nouveau collaborateur est un échec pour tout recruteur, notamment en raison des coûts élevés associés à un processus d’onboarding raté, qui peuvent atteindre en moyenne 7 000 €. C’est pourquoi un nombre croissant d’entreprises investit dans l’optimisation de leur processus d’onboarding RH.
De plus, l’onboarding digital est un autre défi majeur pour 37 % des professionnels des ressources humaines. En effet, pour les travailleurs à distance, il peut être difficile de bien comprendre la culture et la structure de l’entreprise.
Pour faciliter l’intégration des nouvelles recrues à distance, vous pouvez consulter notre article dédié à ce sujet.
Réduction du turnover
Investir dans un processus d’onboarding de qualité permet aux entreprises de réduire le taux de rotation du personnel, ce qui se traduit par des économies de temps et de ressources liées au recrutement et à la formation continue. En effet, un bon processus d’onboarding peut augmenter la rétention des employés de 82 %, contribuant ainsi à la fidélisation des collaborateurs.
La rétention, c’est-à-dire la capacité d’un employeur à conserver ses talents, est aujourd’hui l’un des défis majeurs auxquels les entreprises sont confrontées. Les recruteurs doivent également faire face au phénomène croissant du “ghosting”, où des candidats cessent soudainement toute communication après avoir accepté une offre d’emploi, obligeant les RH à reprendre le processus d’onboarding depuis le début.
Actuellement, seules 51 % des entreprises ont mis en place une intégration suivie des nouveaux collaborateurs, ce qui montre l’importance d’un processus d’onboarding RH structuré pour minimiser ces risques.
Améliorer la productivité
L’un des enjeux clés du processus d’onboarding RH est de rendre le nouveau collaborateur opérationnel le plus rapidement possible. Une intégration bien structurée permet aux nouvelles recrues de comprendre rapidement leurs responsabilités, de maîtriser les processus internes, et ainsi de devenir productives plus rapidement, ce qui contribue directement à une augmentation de la productivité globale.
En outre, mettre en place un processus d’onboarding efficace aide les nouveaux membres de l’équipe à atteindre leur plein potentiel dès les premiers jours. Cette phase d’intégration est l’occasion de fournir aux nouveaux employés toutes les informations nécessaires, sans les submerger de responsabilités immédiates dans leur nouvel environnement de travail. De cette manière, ils acquièrent progressivement les compétences requises et se familiarisent avec leurs outils de travail en douceur.
Processus d'onboarding : booster sa marque employeur
L’expérience candidat est un levier puissant pour améliorer la communication et l’image de marque des organisations, faisant des ressources humaines un acteur clé dans le renforcement de la marque employeur. Cependant, il est crucial de comprendre que les actions liées à la marque employeur ne se limitent pas uniquement à la phase de pré-embauche.
La période d’intégration est une opportunité précieuse pour laisser une impression positive durable sur les nouveaux employés. Plus le processus d’onboarding RH est bien conçu et réussi, plus il marquera les nouvelles recrues, qui seront ravies de partager leur expérience positive autour d’elles. Cela peut transformer les nouveaux collaborateurs en véritables ambassadeurs de l’entreprise.
Un onboarding réussi peut ainsi générer du bouche-à-oreille favorable, attirant potentiellement de nouveaux candidats et clients.
Pour renforcer encore plus votre marque employeur, pensez à intégrer un kit de bienvenue dans votre processus d’onboarding RH. Ce kit est un véritable atout pour vous démarquer de la concurrence et favoriser la fidélisation des collaborateurs.
Les étapes clés du processus d'onboarding RH
La phase du pré-boarding
Le pré-boarding commence après l’acceptation de l’offre d’emploi et prépare le nouvel employé avant son premier jour de travail. Cette phase est essentielle pour faciliter la compréhension et l’intégration du futur collaborateur au sein de l’entreprise.
Le pré-boarding aide à réduire le risque de ghosting, un phénomène auquel le candidat ne donne plus de signe de vie après avoir accepté l’offre d’emploi. En établissant un lien avec le futur employé avant son arrivée, vous augmentez les chances de sécuriser votre recrutement, car un candidat déjà engagé est moins susceptible de se désister.
La communication est donc cruciale. Assurez un suivi par e-mail et par SMS pour que le nouveau collaborateur ne se perde pas le jour de son arrivée et puisse consulter les documents fournis en amont.
Le pré-boarding permet à l’entreprise de :
- Préparer l’arrivée du nouveau collaborateur de manière organisée ;
- Maintenir le lien avec le futur employé et planifier les prochaines étapes du processus d’onboarding RH ;
- Faciliter une prise de fonction plus rapide.
Pendant : le processus d'onboarding
Le jour J est arrivé : le nouveau collaborateur fait son entrée officielle dans l’entreprise. Il est crucial de soigner l’accueil et de préparer minutieusement le processus d’onboarding pour :
- Assurer la réussite de son intégration ;
- Maximiser ses chances de réussite dans l’entreprise ;
- Renforcer son engagement envers l’entreprise.
La journée d’intégration doit s’articuler autour de quatre piliers essentiels :
- Visite du site : locaux, bureaux, et lautres espaces de travail ;
- Rencontre avec les collaborateurs : présentations avec les membres de l’équipe ;
- Premiers échanges avec le manager : discussions sur les missions, responsabilités et objectifs SMART (spécifiques, mesurables, atteignables, réalistes, temporels) ;
- Documentation et remise de matériel : kit de bienvenue pour renforcer votre marque employeur et faciliter son intégration.
Cette phase de l’onboarding est déterminante pour sa productivité. À la fin de cette journée, le salarié doit non seulement avoir une impression positive de l’entreprise, mais aussi être prêt à entamer sa formation rapidement.
Suivi et montée en compétences
Après les premiers jours cruciaux, il pourrait être tentant de relâcher l’attention sur le processus d’onboarding, en pensant que l’essentiel est fait. Cependant, c’est une erreur courante, car l’intégration complète d’un salarié prend du temps et nécessite un suivi régulier. En moyenne, un processus d’onboarding RH s’étend sur environ 9 mois. Pendant toute cette période, il est essentiel de s’assurer que le nouveau collaborateur s’adapte correctement à son environnement de travail.
L’objectif ici est de fournir un soutien constant pour aider le collaborateur à s’épanouir pleinement dans son rôle.
Actions à mettre en place :
- Préparer les questions pour les entretiens de suivi : planifiez des questions pertinentes pour évaluer l’adaptation du nouveau collaborateur et identifier ses besoins en formation ;
- Si renouvellement de la période d’essai : au bout de 3 mois, demandez un rapport d’étonnement. Ce document permet de recueillir les impressions du nouveau collaborateur, offrant ainsi une opportunité d’améliorer les pratiques de l’entreprise ;
- Entretiens réguliers : entre 4 et 5 mois, poursuivez les entretiens de suivi en fonction du niveau d’autonomie du collaborateur. Ces échanges sont essentiels pour ajuster les objectifs et offrir un accompagnement personnalisé ;
- Bilan à 6-8 mois : un bilan complet est recommandé à ce stade. Si l’intégration a été réussie, le collaborateur sera en mesure de guider à son tour les nouveaux arrivants.
Assurez-vous de bien comprendre l’état d’esprit du salarié et offrez-lui un feedback constructif. Une communication fluide est essentielle pour optimiser la productivité tout en garantissant la satisfaction du collaborateur à son poste.
Exemples de processus d'onboarding pour faciliter l'intégration d'un nouveau collaborateur
Programmer une activité d'équipe dès le premier jour
Il est souvent recommandé de ne pas surcharger le premier jour de travail d’un nouveau collaborateur avec des informations détaillées sur l’entreprise et ses processus. Concentrez-vous plutôt sur l’aspect relationnel.
L’idée est d’intégrer rapidement une activité commune pour briser la glace et permettre au nouveau collaborateur de nouer des contacts authentiques avec ses collègues.
Organiser une pause déjeuner pour faire connaissance
Invitez le nouveau collaborateur à partager un repas avec toute l’équipe, y compris les membres des ressources humaines et le manager. Ce cadre informel favorise les échanges et permet à chaque membre de l’équipe de se présenter dans une atmosphère détendue, facilitant ainsi les premières interactions.
Mettre en place des ateliers de team building
Les ateliers de team building sont des activités efficaces pour renforcer la cohésion d’équipe. Ils permettent au nouveau collaborateur de mieux comprendre les rôles et les responsabilités de chacun tout en établissant des liens avec ses collègues dans un contexte ludique et collaboratif.
Organiser une soirée entreprise
Une soirée d’entreprise est une excellente opportunité pour le nouveau collaborateur de rencontrer des membres d’autres départements dans un cadre informel et convivial. Cet événement offre une chance unique de s’intégrer dans la culture de l’entreprise et de tisser des relations professionnelles dans un environnement détendu.
Ces activités contribuent toutes à faciliter le processus d’onboarding en aidant les nouvelles recrues à se sentir accueillies et intégrées dès leurs premiers jours.
Processus onboarding : initier le programme de parrainage
Un autre exemple du processus d’onboarding essentiel est le programme de parrainage. Cette stratégie efficace consiste à associer le nouveau collaborateur à un collègue plus expérimenté, souvent appelé parrain ou mentor.
Le parrain ou mentor offre un soutien personnalisé, aide à naviguer dans la culture de l’entreprise, et facilite les présentations avec les autres membres de l’équipe. Il est crucial de sélectionner un mentor volontaire et qualifié, qui doit posséder une bonne expérience, une connaissance approfondie des processus et de la culture de l’entreprise et être capable de créer un environnement accueillant et bienveillant. Assurez-vous que le mentor dispose du temps nécessaire pour répondre aux questions, offrir des conseils, et aider à l’intégration du nouveau collaborateur.
Le mentor joue un rôle fondamental dans la transmission des valeurs de l’entreprise et la création d’un sentiment d’appartenance. Un bon programme de parrainage renforce l’engagement et la motivation du nouveau collaborateur, contribuant ainsi à une intégration réussie.
Il existe de nombreux exemples pour faciliter l’intégration du nouveau collaborateur. L’essentiel est de trouver la méthode qui convient le mieux à votre entreprise en expérimentant différentes approches et en recueillant les retours d’expérience.
En résumé
Un processus d’onboarding bien pensé et structuré est un levier puissant pour fidéliser vos nouveaux collaborateurs. Il ne se limite pas aux premiers jours, mais s’étend sur plusieurs mois, permettant d’assurer une intégration réussie et d’optimiser la productivité de vos équipes. En investissant dans un onboarding de qualité, vous réduisez le turnover, améliorez la satisfaction des salariés et renforcez votre marque employeur.
Ne sous-estimez pas l’impact de cette étape cruciale : un onboarding réussi est la clé d’une relation solide et durable avec vos talents.