Politique de Protection des Données Personnelles (RGPD)

Engagement en matière de protection des données

La présente politique décrit comment Staffngo.com (« nous », « notre », « l’application ») collecte, traite, partage et protège vos données personnelles conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD). Nous agissons en tant que responsable de traitement ou sous-traitant selon les services fournis.

Présentation de l’Entreprise et des Services

Le logiciel Staff & Go est un service proposé par Digidiz, SAS au capital de 11 535 euros, immatriculée au RCS de Mulhouse sous le numéro 882 950 397, dont le siège social est situé à 6 rue des alpes 68490 Hombourg.

Le logiciel Staff & Go permet :

  • L’archivage électronique sécurisé de documents personnels (diplômes, pièces d’identité, permis de conduire).
  • L’accès à des documents professionnels (contrats de travail, avenants, bulletins de paie) mis à disposition par votre employeur.
  • La consultation de communications internes et la gestion de démarches administratives RH (déclaration de changements de situation, demandes de congés, pointage des heures travaillées, notes de frais…).

Définitions clés des termes utilisés dans la politique RGPD

On désignera par la suite :

  • Responsable de traitement : Entité qui détermine les finalités et moyens du traitement des données.
  • Sous-traitant : Entité qui traite des données pour le compte du responsable de traitement.
  • Donnée personnelle : Toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable.
  • Documents : Documents divers (contrats de travail, DPAE, courrier à la mutuelle) émis via la solution Staff & Go ou téléchargés sur e-Coffre Staff & Go.
  • e-Coffre Staff & Go : Espace d’archivage sécurisé attribué par Digidiz au salarié.
  • Services : Services réalisés par Digidiz dans le cadre de l’utilisation du logiciel SIRH Staff & Go.
  • Vous : Utilisateur de Staff & Go.

Données Collectées et leur Utilisation

Types de données

  • Données d’identification : Nom, prénom, adresse électronique, numéro de téléphone.
  • Données d’utilisation : Fonctionnalités utilisées, pages consultées, interactions.
  • Données du dispositif : Modèle de l’appareil, système d’exploitation, identifiant unique.

Source des données

  • Vous-même, à travers la saisie de vos informations personnelles ou le téléchargement de vos documents, Digidiz étant Responsable du Traitement
  • Votre employeur, lorsque celui-ci décide de mettre à votre disposition des documents liés à votre emploi (contrat de travail, bulletins de paie, formulaire d’affiliation à la mutuelle d’entreprise…), Digidiz étant Sous-traitant. Le Responsable du Traitement est votre employeur.

Utilisation des données

Les Données collectées par nos soins sont traitées pour les besoins d’exécution des opérations sur les contenus du Service.

Vous êtes susceptible de recevoir des courriers électroniques (emails) de notre Service, notamment dans le cadre de démarches administratives liées à votre emploi ou futur emploi (signature du contrat de travail, adhésion mutuelle, demande de pièces justificatives …).

Digidiz utilise les données recueillies dans le but de :

  • Fournir nos Services, ce qui inclut entre autres l’archivage et la sécurisation de vos données, mais aussi le partage de vos données lorsqu’il est nécessaire à la fourniture du Service ou lorsque vous êtes à l’origine de la demande de partage.
  • Partager vos Documents à des tiers, avec votre consentement avant le partage des Documents.
  • Améliorer et développer les Services
  • Partager les actualités et nouvelles fonctionnalités Staff & Go.

Partage de vos Données Personnelles

Nous partageons vos Données Personnelles avec votre accord ou pour effectuer une transaction ou fournir un service que vous avez demandé ou autorisé.

Avec qui sont-elles partagées ?

  • nos sous-traitants français ou européens (prestataire de signature électronique, hébergement des données…)
  • les tiers à qui vous décidez de partager vos documents
  • votre employeur, si celui-ci utilise le logiciel Staff & Go
  • des organismes publics lorsque cela est exigé par la loi ou pour répondre à une procédure judiciaire
 

Où sont-elles stockées ?

Les Données Personnelles collectées et traitées par Digidiz sont hebergées au sein de l’Union Européenne.

Toutefois, dans le cas où l’un des Sous-traitants de Digidiz se situe hors Union Européenne, Digidiz, en sa qualité de responsable de traitement, met en place toutes les mesures nécessaires afin d’assurer la sécurité de vos Données Personnelles dans le respect du RGPD.

Si vous souhaitez connaître les lieux de destination de vos Données Personnelles, contactez-nous par mail à l’adresse dpo@digidiz.eu

Vos droits en vertu du RGPD

Conformément aux articles 15 à 22 du RGPD, vous disposez des droits suivants :

  • Droit d’information : Etre informé de l’utilisation de vos données personnelles 
  • Droit d’accès : Obtenir confirmation que des données sont traitées et y accéder.
  • Droit de rectification : Corriger des données inexactes.
  • Droit à l’effacement : Supprimer vos données dans certaines conditions. Pour l’effacement des Documents soumis à une obligation légale de conservation, la demande devra être effectuée à Digidiz.
  • Droit à la limitation : Limiter temporairement le traitement.
  • Droit d’opposition : Vous opposer au traitement de vos données.
  • Droit à la portabilité : Recevoir vos données dans un format structuré.

Pour exercer ces droits, contactez-nous via l’adresse dpo@digidiz.eu

Nous essayons de répondre à toutes les demandes légitimes dans un délai d’un mois. Ce délai d’un mois peut être dépassé dans le cas où votre demande est particulièrement complexe ou si vous en avez fait plusieurs. Dans ce cas, nous vous préviendrons et vous tiendrons informé.

Conservation et Durée de Traitement des Données

Les Données Personnelles sont conservées jusqu’à ce que vous les supprimiez.

En cas de résiliation du contrat,

  • Bonne nouvelle, vous avez axé à votre e-Coffre Staff & Go pendant 10 ans ! Vos Données Personnelles nécessaires à la gestion technique et administrative de votre compte seront donc conservées pendant 10 ans après la résiliation pour vous maintenir cet accès.
  • Les autres Données Personnelles et Documents seront supprimés dans les 6 mois suivants la clôture de votre compte Staff & Go.

Modifications de la Politique de Protection des Données

Nous nous réservons le droit de mettre à jour cette politique en fonction de l’évolution réglementaire. 

Date de dernière mise à jour : [14 janvier 2025]

Contact et Réclamations

Pour toute question relative à cette politique ou pour exercer vos droits, contactez-nous :
Email : dpo@digidiz.eu
Adresse postale : 6 rue des Alpes 68490 Hombourg
Autorité de contrôle compétente :  https://www.cnil.fr/fr/plaintes/internet.