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Vous avez déjà connu une période de rush où vos équipes étaient en surcharge ? Et si vous pouviez répartir cette charge plus équitablement sur l’année ? Lorsque l’on parle d’annualisation du temps de travail, il s’agit de répartir le temps de travail d’un salarié sur une année, et non à la semaine par exemple. De nombreuses entreprises optent pour cette solution qui permet une meilleure gestion des périodes de travail. Exit les semaines de 50 h suivies de moments creux, place à une organisation (presque) zen.
Cela étant, encore faut-il connaître le cadre légal qui borne l’annualisation du temps de travail en entreprise, et aussi disposer d’outils compétents de gestion des heures travaillées.
- À noter
Avant de vous lancer, prenez donc le temps de découvrir nos éléments sur le sujet, cela pourrait bien changer votre organisation et faire gagner à votre entreprise :
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Plus de flexibilité, sans tomber dans l’impro totale ;
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Une meilleure répartition des heures, pour ne plus entendre “j’suis sous l’eau” en plein mois de mai ;
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Le respect du cadre légal, parce que les Prud’hommes, c’est sympa… de loin.
Comprendre le temps de travail annualisé
Avant de faire le grand saut, un peu de théorie ! Première étape pour aborder cette thématique : comprendre le temps de travail annualisé. Il est en effet primordial que vous compreniez avec justesse le concept pour aborder les points qui suivront ensuite.
Définition et volume annualisé
On parle d’annualisation du temps de travail lorsque la durée de travail d’un salarié est répartie sur une année. Ce système est à opposer à l’organisation classique qui consiste à répartir 35 heures de travail sur une semaine. Pour un salarié à temps plein, on répartit donc 1607 heures sur l’année.
- Bon à savoir
Ce système est adopté par les entreprises qui souhaitent notamment anticiper les périodes les plus intenses, permettre à leurs salariés de s’organiser et limiter les heures supplémentaires systématiques.
Pour un salarié à temps plein, l’annualisation correspond à 1607 heures par an (35 h x 52 semaines – congés payés – jours fériés).
Exemple : Pierre travaille chez un glacier. Le commerce est très sollicité au plus haut de la saison touristique sans pour autant fermer ses portes le reste de l’année. L’annualisation va donc permettre de répartir 1607 heures sur l’année en veillant à ce que Pierre soit plus présent à certains moments de l’année que d’autres pour mieux faire face à la charge de travail.
Objectifs pour l’entreprise et pour le salarié
Vous vous demandez si l’annualisation est adaptée à votre entreprise ? L’annualisation du temps de travail profite aux deux parties concernées. Spoiler : tout le monde est censé y gagner.
Pour l’entreprise
Pour le salarié
Organisation plus souple
Meilleure gestion du temps de travail
Optimisation des ressources
Emploi stable
Réduction des coûts
Congés mieux répartis
Le but du jeu ? Que chacun reparte avec le sourire : l’entreprise en termes de performance, les salariés en termes de qualité de vie.
Période de référence et fréquence de modulation
Le saviez-vous ? La période de référence allait du 1er janvier au 31 décembre, ce n’est pas forcément le cas. Selon votre secteur d’activité, prendre en compte l’année scolaire ou une période personnalisée peut être plus judicieux. Les horaires hebdomadaires peuvent également varier en fonction de l’activité. Une seule règle à suivre : le respect du volume annuel.
Astuce RH : pour que ce projet soit une réussite, optez pour un planning indicatif dont vous ferez le suivi régulier pour d’éventuels réajustements.
Cadre juridique et acteurs concernés
Pour éviter tout débordement ou quiproquo, vous devez prendre connaissance du cadre juridique qui concerne l’annualisation du temps de travail.
Entreprise privée vs fonction publique
Comme souvent, les entreprises du privé et la fonction publique ont des fonctionnements qui diffèrent :
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Dans le privé, l’annualisation est prévue par un accord collectif ou un accord d’entreprise.
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Dans le public, l’organisation du temps de travail est encadrée par le décret n°2000-815 et chaque fonction publique a ses propres règles.
Accord collectif, avenant ou pratique unilatérale
Ce système de gestion des heures de travail ne peut pas faire l’objet d’une imposition unilatérale. Autrement dit, les salariés doivent être consentants en ce qui concerne l’adoption de ce système, pas question de leur imposer quoi que ce soit. C’est donc quelque chose qui se discute et qui doit être amené avec pédagogie pour que chacun puisse prendre une décision éclairée. La mise en place de l’annualisation du temps de travail nécessite un accord collectif, ou un avenant au contrat de travail pour chaque salarié concerné.
Par ailleurs, le Comité Social et Economique de l’entreprise doit être consulté afin notamment de valider le cadre général. C’est donc un changement qui prend du temps à se mettre en œuvre et qui fait l’objet d’une concertation collective. En clair : on discute, on explique, on ajuste. Sinon, gare à la mauvaise ambiance (et aux rappels de salaire).
Salarié à temps plein / temps partiel / forfait jours
La question du temps de travail se pose également en ce qui concerne la répartition des heures sur l’année. En fait, le processus est le même sur un temps plein que sur un temps partiel. Un salarié à temps plein à 35h/semaine verra donc ses 1607 heures de travail réparties sur un planning annuel. Un salarié à temps partiel à 25h/semaine verra ses 1147 heures de travail réparties sur un planning annuel également. Peu importe la formule, l’important c’est que ça colle au terrain… pas juste aux tableaux Excel.
Méthodes de calcul du temps de travail annualisé en entreprise
Entrons dans la partie plus technique avec la question de la méthode de calcul. En effet, un salarié n’a pas que des heures de travail, il a aussi ses semaines de congés ainsi que ses jours fériés. Ces éléments sont à prendre en compte dans la mise en œuvre du planning. En effet, toute erreur de calcul pourrait être très préjudiciable à l’entreprise.
Formule type
La formule type utilisée pour calculer le nombre d’heures de travail d’un salarié à temps plein est la suivante :
35h x 52 semaines – 5 semaines de congés payés – jours fériés
On arrive alors à 1607 heures annuelles à répartir selon le calendrier spécifique à l’entreprise. Par exemple, certaines structures ferment leurs portes durant 2 semaines en août et durant la période des fêtes. Ces éléments sont donc toujours à prendre en considération selon les spécificités de votre entreprise.
Le calcul est aussi à ajuster si votre salarié est à temps partiel.
Exemple de calcul concret
L’entreprise ProMobile emploie Julie, une assistante administrative à temps plein. En principe, elle travaille 35 heures par semaine. On commence donc par calculer le temps de travail annuel soit :
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35 heures × 52 semaines = 1 820 heures
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Moins 5 semaines de congés payés (5 × 35 h) = - 175 heures
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Moins 8 jours fériés tombant en semaine (8 × 7 h) = - 56 heures
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Total = 1 820 - 175 - 56 = 1 589 heures
Cependant, on retient souvent un plafond conventionnel de 1607 heures pour un temps plein. L’été, Julie fait des marathons de 39h/semaine, et l’hiver, elle hiberne un peu à 31h. Chacun son rythme.
Faciliter le calcul avec le bon outil
Vous n’aimez pas le calcul mental ? Rassurez-vous, il existe des outils qui vous permettront d’éviter les erreurs et de gagner du temps. L’outil de gestion des temps Staff & Go vous propose un suivi personnalisé du temps annualisé. Vous pouvez ainsi organiser le temps de travail des salariés à temps plein, mais aussi celui des salariés à temps partiel ou avec un forfait jour.
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Heures supplémentaires et gestion du contingent
Même avec un super planning annualisé, la vie d’entreprise n’est pas un long fleuve tranquille. Maintenant que nous avons abordé les bases de l’annualisation du temps de travail, viennent s’ajouter les heures supplémentaires et les seuils annuels. En effet, malgré un planning bien conçu selon l’activité de l’entreprise, il se peut que vous ayez besoin de certains salariés un peu plus que prévu. Dès lors, il est tout à fait possible d’ajouter des heures supplémentaires malgré l’annualisation du temps de travail. Cependant, le respect des seuils reste bien entendu de mise.
On ne part pas à l’aventure sans boussole : ces heures ne se calculent plus à la semaine, mais à l’année.
Seuils annuels, majorations et repos compensateur
Les heures supplémentaires se déclenchent uniquement lorsqu’un salarié dépasse son quota d’heures annuelles et non pas hebdomadaires. Par exemple, un salarié à temps plein qui a donc 1607 heures sur l’année et qui a travaillé au total 1700 heures a donc effectué 93 heures supplémentaires.
Ces heures supplémentaires bénéficient d’une rémunération majorée à +25% pour les 8 premières, puis +50% pour les suivantes. Pour mieux maîtriser les coûts, l’entreprise peut proposer un repos compensateur au lieu d’une rémunération.
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+ 25% de majoration pour les 8 jours d’heures supp’ à partir de 1607 heures travaillés.
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+ 50% de majoration pour les suivantes.
Balancing des heures sur l’année
Comment anticiper les périodes de forte activité sans épuiser vos salariés ? L’annualisation du temps de travail permet de trouver le juste milieu dans la répartition des heures de travail selon les périodes de forte activité de l’entreprise.
Au lieu d’avoir des heures supplémentaires sur les périodes les plus intenses, le calendrier est ajusté pour avoir plus de présence durant ces périodes et un peu moins à des moments de l’année qui sont plus calmes.
En somme : on muscle le planning en période de rush, puis on souffle un peu quand la mer est calme.
Prenons l’exemple d’une PME spécialisée dans la confection de décoration de fête. La période qui précède noël va être tout particulièrement intense et demander un investissement plus important aux salariés pour remplir les objectifs.
En revanche, le moment qui suit les fêtes sera généralement bien plus calme. Pour faire face à ce pic d’activité, prévoir des journées plus longues avant les fêtes et plus courtes après permettra d’éviter le cumul des heures supp.
Modulation du quota selon accord
Les accords collectifs permettent de définir un quotidien hebdomadaire différent ou même une plage de modulation. Cela rend l’organisation du temps de travail d’autant plus ajustable pour l’entreprise.
Absences, congés et ajustements
La question des absences, congés et autres ajustements est également centrale. Anticiper le planning de l’année implique également de pouvoir faire preuve de souplesse en cas d’imprévu et de pouvoir repenser votre organisation.
Incidence des congés payés, RTT, jours fériés
Les congés payés, RTT et jours fériés sont généralement comptabilisés dans le calcul de départ. Ainsi, vous savez d’avance combien d’heures seront travaillées sur le temps de travail global du salarié qui inclut les congés, les jours fériés… Ces journées n’affectent donc pas l’organisation en cas d’annualisation du temps de travail.
Traitement des arrêts maladie ou maternité
Et les imprévus, dans tout ça ? C’est là que les choses se corsent un peu. Les arrêts maladie ou les congés maternité ne peuvent pas être prévus et entraînent le re calcul du volume annuel. Ici aussi, la présence d’un outil organisationnel performant vous permettra de parer à cet imprévu sans mal et rapidement pour retrouver un planning équilibré.
Règles en cas de départ ou arrivées en cours d’année
Enfin, les arrivées et les départs sont aussi source de recalcul et de réorganisation. Le nombre d’heures travaillées est bien sûr estimé au prorata de sa présence dans l’année.
Le bon réflexe ? Recalculer le volume d’heures sur sa période réelle de présence.
Le bon outil ? Encore une fois, un logiciel qui fait les comptes pour vous (et vous évite les maux de tête).
Avantages et limites pour l’entreprise et les salariés
Si vous envisagez la mise en place de l’annualisation du temps de travail pour vos salariés, il est important de prendre conscience des avantages de ce système, mais aussi de ses limites. Comme toute prise de décision en entreprise, il n’y a pas forcément que des avantages à changer votre fonctionnement. Vous devez donc être pleinement conscient des différents enjeux avant de vous lancer.
Flexibilité, gestion des pics d'activité
L’un des atouts majeurs de l’annualisation du temps de travail est la grande flexibilité qu’offre ce mode de fonctionnement, et notamment dans la gestion des pics d’activité. En effet, nombreuses sont les entreprises à manquer de salariés sur les périodes d’activité forte. Les heures supplémentaires sont alors multipliées, ce qui a un coût pour l’entreprise et qui épuise les salariés lorsque cela devient trop récurrent.
Avec une prévision annuelle du temps de travail, il devient possible d’anticiper les temps forts de l’année pour bénéficier de suffisamment de monde au moment souhaité et de contrebalancer avec des périodes moins intenses. La réduction des heures durant les périodes creuses devient alors un temps de récupération pour les équipes, sans perte de revenus.
Saisonnalité, lancement de produit, périodes intenses comme les fêtes de fin d’année : l’entreprise peut plus efficacement faire face à ces moments de fortes activités et les salariés y sont mieux préparés.
Risques RH : motivation, complexité nuit-vie perso
Il est essentiel de prendre en considération certains risques RH que l’on observe fréquemment avec l’annualisation du temps de travail :
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Baisse de motivation : avec des plannings fluctuants et peu de visibilité, cela peut générer du stress et de l’insécurité chez les salariés. Cela s’en ressent alors directement sur la qualité du travail.
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Surcharge mentale : un planning qui varie d’une semaine à l’autre ou d’un mois à l’autre, plutôt que des horaires fixes qui ne changent jamais, peut rendre l’organisation personnelle difficile pour les salariés.
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Risque d’épuisement : anticiper les périodes intenses est idéal pour l’entreprise, mais les salariés sont en première ligne en ce qui concerne la fatigue et le stress générés par ces moments qui demandent par ailleurs à être plus présent.
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Vie personnelle impactée : sans prévision fiable, il peut être difficile d’organiser des sorties, des loisirs ou même un second emploi.
- Le conseil RH
Pour pallier à ces points de tension, c’est tout un travail d’accompagnement qui doit être effectué par les RH. Faire de la pédagogie, fournir des outils d’aide et d’organisation, proposer des bulletins de paie clairs, être à l’écoute des difficultés rencontrées sont autant d’éléments majeurs qui permettront aux salariés de se faire à ce nouveau fonctionnement.
En effet, personne n’aime les mauvaises surprises sur un bulletin de paie. Avec une bonne gestion des heures annualisées, vous gagnez en clarté et en sérénité.
Risques juridiques et vigilance
L’annualisation du temps de travail est bien évidemment encadrée par le Code du travail. Certains risques légaux sont à considérer tels que :
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L’absence d’un accord collectif ou avenant : dès lors, l’annualisation est illégale et les heures effectuées au-delà de 35h/semaine sont requalifiées en heures supplémentaires.
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Une erreur de calcul ou un mauvais suivi : un mauvais décompte des heures travaillées expose l’employeur à un recours aux Prud’Hommes, des rappels de salaire, des dommages et intérêts, des sanctions, URSAFF, etc.
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À ce titre, l’utilisation d’un outil de gestion des temps fiable est plus qu’une nécessité pour s’assurer de la conformité avec le cadre légal en vigueur, mais aussi éviter les erreurs de calcul.
Exemples sectoriels et retours d’expérience
Il existe de nombreux secteurs dans lesquels l’annualisation du temps de travail a été adoptée et a permis une répartition plus optimale des heures travaillées.
Fonction publique
Dans la fonction publique territoriale, l’annualisation du temps de travail est une méthode largement plébiscitée. C’est le Centre de Gestion qui accompagne les collectivités dans la mise en place de cette méthode en prenant notamment en compte les périodes de forte activité comme les élections, les rentrées scolaires ou encore les travaux saisonniers.
Sont aussi prises en compte les contraintes spécifiques comme les événements communaux ou les horaires d’ouverture au public. D’ailleurs, certains CDG se tournent vers des outils de gestion RH comme Staff & Go pour automatiser certaines tâches et éviter les erreurs.
Secteur scolaire, agents ATS‑EM
Dans le secteur scolaire, l’annualisation du temps de travail est aussi de mise. Il y a bien entendu des temps forts qui sont les périodes scolaires et des temps faibles avec les vacances scolaires. Certains salariés comme les agents techniques et les encadrants voient donc leur contrat de travail adapté à la réalité du terrain.
Par exemple, un agent périscolaire travaille 42h/semaine en période scolaire, mais il ne travaille pas pendant les vacances.
TPE/PME : adapter sans suradministrer
Dans les petites et moyennes entreprises, annualiser le temps de travail est un moyen stratégique de gérer la charge de travail notamment dans les secteurs saisonniers comme le bâtiment, le tourisme ou encore la restauration. On peut aussi citer les activités qui sont soumises à des pics d’activité comme l’événementiel ou l’artisanat.
Si c’est un vrai levier de flexibilité, l’annualisation du temps de travail est aussi parfois prévue comme source de complexité administrative. Ici aussi, adopter les bons outils permet de :
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Éviter les erreurs de gestion ;
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Générer des plannings adaptés aux ressources disponibles et à l’activité ;
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Faciliter la transparence auprès des salariés ;
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Soulager les RH.
Bonnes pratiques pour une mise en œuvre réussie
Vous l’aurez compris, l’annualisation du temps de travail offre de nombreux avantages pour l’entreprise, mais il peut être délicat à mettre en œuvre.
Envie de passer à l’annualisation sans transformer votre service RH en cellule de crise ? Dès lors, adopter de bonnes pratiques pour que ce changement soit mis en place de la meilleure manière possible est un choix des plus judicieux.
Préparer un projet : diagnostic, participation IRP
Avant de bouleverser tout le planning de l’année, prenez le temps de poser les bases. La première étape est l’évaluation des besoins. Le but ici est de comprendre dans un premier temps si l’annualisation du temps de travail est la solution la plus adéquate. Cela passe entre autres par une évaluation des besoins réels. Veillez à impliquer les équipes dans le processus pour qu’il s’agisse d’un changement commun à l’ensemble de l’entreprise.
Faire participer les salariés est un bon moyen de bénéficier d’autres perspectives que celle de la posture de dirigeant. Vous pouvez aussi consulter les représentants du personnel pour qu’ils participent également à la mise en œuvre d’un système qui convienne à tous.
Communiquer : visuels, fiches de suivi, bulletin de paie
Nous l’avons vu précédemment, les salariés peuvent trouver certains inconvénients à l’annualisation du temps de travail, et notamment si ce nouveau système est mal compris de tous. L’annualisation, ça ne s’explique pas une fois en réunion du lundi matin avec un tableau flou.
Utilisez donc une communication claire et pédagogique avec des outils de compréhension et d’organisation pour que chacun puisse s’approprier ce nouveau mode de fonctionnement au sein de l’entreprise. Cela passe aussi par des bulletins de paie clairs et faciles à lire. Le processus de communication mis en place autour du projet permettra d’en faciliter l’adhésion.
Mettre à jour annuellement : bilan, indicateurs RH
Enfin, veillez à prendre en compte différents indicateurs comme le taux de réalisation, les heures excédentaires, l’absentéisme ou encore le turnover. Cela vous permettra de faire le bilan de la première année, mais aussi de mieux organiser les années suivantes.
Perspectives et tendances
En matière de gestion du temps de travail, l’annualisation est une solution parmi bien d’autres. Plusieurs pistes peuvent être envisagées selon le contexte et les besoins. Il est d’ailleurs tout à fait envisageable de combiner différentes possibilités.
Annualisation vs semaine de 4 jours
Certaines entreprises misent désormais sur la semaine de 4 jours. Les journées sont plus longues, mais le temps de repos également, ce qui permet aux salariés d’opter pour un lieu de vie plus éloigné de leur lieu de travail ou d’organiser leur temps libre sur une plus longue période. D’ailleurs, la semaine de 4 jours n’est pas incompatible avec l’annualisation.
Flexibilité post‑Covid et nouveaux enjeux QVT
La période post-Covid et les nouveaux enjeux de la qualité de vie au travail ont également permis de dégager de nouvelles pistes comme le télétravail, les horaires variables, l’hybridation des postes… Les possibilités ne manquent pas pour rendre le travail plus agréable et accessible aux salariés.
Veille juridique : réforme des 35h, temps partiel annualisé
Réforme du temps de travail, temps partiel, modulé… Ces dernières nouveautés en ce qui concerne la gestion du temps de travail sont à surveiller de près. Effectuer une veille juridique et RH permet de rester réactif et pertinent aux nouvelles possibilités qu’offre le cadre légal en constante évolution.
FAQ - L'essentiel à retenir
Qu’est-ce que l’annualisation du temps de travail ?
L’annualisation du temps de travail consiste à répartir l’intégralité des heures annuelles sur un planning à l’année et non à la semaine. Bien sûr, cette solution est encadrée par une réglementation légale stricte qui demande notamment la signature d’un accord collectif ou d’un avenant au contrat de travail du salarié.
Quels avantages pour les entreprises ?
L’annualisation du temps de travail permet principalement de faire face aux périodes les plus denses au sein de l’entreprise et ainsi d’éviter le cumul des heures supplémentaires. On peut aménager le planning des salariés en fonction des temps forts de l’année pour faire face comme il se doit et créer un rythme plus léger sur les périodes qui nécessitent moins d’effectifs.
Quels avantages pour les salariés ?
Les salariés ont la possibilité de voir leur temps de travail modulé selon les besoins de l’entreprise sans pour autant devoir cumuler les heures supplémentaires. Ils ont par ailleurs une visibilité à plus long terme des périodes de travail les plus intenses pour pouvoir anticiper. Cependant, les horaires restent souvent incertains et variables, ce qui peut aussi représenter une contrainte.
Quel outil Staff & Go pour une meilleure gestion des temps de travail ?
Notre solution de gestion des temps est un véritable atout si vous envisagez d’intégrer l’annualisation du temps de travail au sein de votre entreprise. Pas d’erreur, un suivi précis, une conformité avec la réglementation en vigueur et une synchronisation avec la paie, voilà ce que vous offre notre solution de suivi des heures travaillées.
Article rédigé par
La Team Staff & Go
Alice, Claire, Ecenya, Lucie ou encore Benjamin : derrière chaque article, notre équipe rédactionnelle met son expertise au service de vos enjeux RH, avec des contenus pensés pour vous accompagner au quotidien.
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