Sommaire
Accueillir un apprenti est une formidable opportunité pour une entreprise ! Cependant, avant que l’étudiant rejoigne votre équipe, c’est un parcours administratif semé d’embûches que vous allez devoir affronter en tant qu’employeur ou responsable RH. Il commence d’ailleurs par la fameuse Déclaration Préalable à l’Embauche ou DPAE, indispensable pour le nouveau salarié apprenti.
La DPAE est un pré-requis indispensable pour accueillir un alternant en bonne et due forme. Mais attention, si la déclaration est mal remplie, l’entreprise s’expose à des pénalités, un blocage OPCO ou pire, l’impossibilité d’accueillir l’alternant. En clair : mieux vaut prendre 15 minutes pour la faire correctement que 3 mois à réparer les dégâts.
Pour ne pas commettre d’impair, il convient donc de faire les choses dans les règles. Bonne nouvelle, on vous guide dans ce parcours déclaratif, étape par étape, afin de remplir cette formalité professionnelle rapidement et sans stress.
Comprendre la DPAE pour l’apprentissage
Première étape indispensable : comprendre la DPAE. On ne peut s’armer contre son ennemi que si on le connaît !
Définition de la DPAE et son cadre réglementaire
La DPAE, c’est un peu la carte d’identité de votre embauche : sans elle, rien ne démarre. Obligatoire, cette déclaration est à fournir à l’URSAFF. Elle est à transmettre au plus tard 8 jours avant la date d’embauche prévue. Elle permet de :
-
Informer l’URSSAF de l’embauche ;
-
Déclencher l’affiliation à l’Assurance Maladie ;
-
Initier certaines démarches obligatoires.
- Cadre légal
La DPAE est régie par l’article L.1221-10 du Code du travail (1).
Si elle est si importante pour les apprentis, et plus particulièrement l’employeur, c’est que la DPAE permet de :
Pourquoi la DPAE est-elle obligatoire pour les apprentis ?
-
Prouver la date exacte du début du contrat d’apprentissage ;
-
Sécuriser la couverture sociale et les cotisations de l’alternant ;
-
Ouvrir les droits aux aides financières pour l’employeur.
Sans DPAE, l’entreprise s’expose à :
-
Une amende forfaitaire pouvant aller jusqu’à 750 euros ;
-
Une requalification en emploi dissimulé, ce qui est un délit puni par la loi.
Différences entre DPAE pour apprenti, alternant et stagiaire
Lorsqu’un jeune rejoint une entreprise, il peut avoir le statut d’apprenti, alternant ou stagiaire. Certains de ces statuts sont soumis à la Déclaration Préalable à l’Embauche, et d’autres pas :
L’apprenti
L’alternant
Le stagiaire
DPAE obligatoire avec contrat d’apprentissage enregistré et validé par l’établissement CFA ou OPCO
DPAE obligatoire avec contrat de professionnalisation enregistré et validé par un organisme de formation.
Pas de DPAE mais obligation d’une convention de stage
Acteurs concernés et responsabilités RH
Dans le cadre de la DPAE, ce sont plusieurs acteurs qui sont impliqués de manière concrète. C’est d’ailleurs la coordination entre ces différents acteurs qui est indispensable pour mener à bien cette formalité.
Qui est responsable de la déclaration : employeur ou délégation ?
C’est l’employeur qui est le responsable légal de la transmission de la Déclaration Préalable à l’Embauche. Cependant, il peut déléguer cette mission au service RH interne, à un prestataire RH externe ou encore à un cabinet comptable.
Astuce
Et si on vous disait qu’avec Staff & Go, vous pouvez déléguer… sans jamais perdre le contrôle ?
Grâce à notre module Embauche, créez en deux clics une checklist ultra claire pour gérer l’onboarding et l’offboarding.
Chaque étape est posée noir sur blanc, assignée à la bonne personne, et surtout… impossible d’oublier quoi que ce soit.
Résultat : des process carrés, une intégration fluide et des salariés qui se sentent attendus (et engagés) dès le premier jour.
Divisez par 7
le temps de travail
d'un recrutement
Révolutionnez vos processus de recrutement grâce à notre module d’embauche intuitif et performant.
Coordination avec les CFA et OPCO : rôles et responsabilités croisées
Plus que l’employeur, ce sont aussi le CFA (Centre de Formation des Apprentis) et l’OPCO (Organisme Paritaire Collecteur Agréé) qui ont un rôle à jouer dans le processus. Le premier valide le contrat d’apprentissage et la cohérence avec la formation choisie. Le second prend en charge le financement de la formation.
Délai et moment opportun pour déclarer un apprenti
Vous l’aurez compris, le timing est un enjeu majeur dans le cadre d’une DPAE. En cas de retard, cela peut entraîner des sanctions financières, un blocage administratif et l’impossibilité que l’apprentissage commence.
Respect du délai légal des 8 jours avant embauche
L’article R.1221-5 du Code du travail (2) impose une transmission de la DPAE à l’URSSAF au moins 8 jours avant la prise de poste.
Exemple
La prise de poste de l’apprenti est prévue pour le lundi 1er septembre ? Votre DPAE doit avoir été envoyée à l’URSSAF avant le 24 août.
Automatiser les rappels ou alertes RH pour éviter les oublis
Avec le module Embauche de Staff & Go, vous sécurisez vos démarches liées à la DPAE. Grâce aux notifications automatiques par email, vous êtes alerté en amont des échéances importantes : transmission de la déclaration, planification de la visite médicale, ou encore validité de la carte d’identité. Vous gagnez ainsi en réactivité et en fiabilité, tout en simplifiant le travail des RH et des managers.
Résultat : aucune étape oubliée, une conformité assurée et une gestion des formalités administratives plus fluide et sereine.
Documents requis pour une DPAE conforme
Une DPAE, ce n’est pas un simple feuillet à remplir, ce sont aussi des documents à fournir afin que la déclaration soit complète.
Contrat d’apprentissage (modèle Cerfa ou contrat dématérialisé)
Le contrat d’apprentissage est bien sûr la pièce maîtresse du dossier. Il est disponible en modèle Cerfa sous le numéro 10103*09, et vous pouvez aussi le générer via une solution dématérialisée agréée. Il est à signer par l’employeur, l’apprenti (et ses représentants légaux pour les mineurs), puis transmis au CFA/OPCO pour sa validation.
Données administratives nécessaires (CFA, URSSAF, apprenti)
En plus du contrat d’apprentissage, vous devrez réunir :
-
Les coordonnées et données relatives à l’apprenti ;
-
Certaines informations sur le poste ;
-
Les données relatives à l’employeur ;
-
Les coordonnées du référent CFA.
L'astuce RH
Au fur et à mesure que vous recueillez ces infos, centralisez-les dans votre outil RH pour un remplissage facilité de la DPAE par la suite.
Conservation des pièces justificatives et gestion des archives
En cas de contrôle de l’URSSAF, de l’OPCO ou de l’inspection du travail, vous devez avoir conservé une copie du contrat signé, un accusé de réception de la DPAE, ainsi que les pièces d’identité et justificatifs nécessaires.
L'astuce RH
Avec le module Ecoffre fort Staff & Go, conservez en toute sécurité les DPAE de vos salariés et tous leurs documents RH. Archivage fiable dans votre GED et dans le coffre du salarié, 100 % RGPD, accès garanti à vie.
Processus de déclaration : étape par étape
Découvrez ci-dessous le processus étape par étape pour effectuer la Déclaration Préalable à l’Embauche dans les règles de l’art.
Connexion et déclaration via Net‑entreprises ou URSSAF/MSA
Selon votre type d’entreprise, vous devez vous connecter sur le portail de :
Ensuite, vous pouvez remplir les différents champs grâce aux données collectées lors du pré-onboarding du salarié. Prenez le temps de bien relire les éléments transmis. La moindre coquille dans une date ou un numéro SIRET peut bloquer tout le processus. L’alternant ne peut alors plus démarrer son année de formation comme prévu, et l’employeur est aussi privé de sa contribution professionnelle.
Il ne vous reste plus qu’à soumettre la déclaration et télécharger l’accusé de réception.
Envoi simultané aux acteurs concernés (CFA, OPCO, médecine du travail)
Vous pouvez transmettre une copie du contrat signé ainsi que l’accusé de réception de la Déclaration Préalable à l’Embauche au CFA, l’OPCO et au service de santé au travail.
Modélisation des flux dans un outil RH pour gagner du temps
Pour gagner du temps lors de cette déclaration, mais aussi des suivantes, vous pouvez tout à fait modéliser le processus sur votre logiciel RH. Définissez les étapes avec les deadlines, les acteurs impliqués ou encore les informations requises.
- Bon à savoir
Avec Staff & Go, vous centralisez et automatisez vos démarches : DPAE, contrats pré-remplis, signatures électroniques et archivage sécurisé. Résultat : un onboarding simplifié, un gain de temps considérable et des salariés accueillis dans les meilleures conditions.
Obligations RH après la DPAE
Vous avez envoyé votre DPAE, vous pouvez souffler. Mais pas trop longtemps, car vos obligations RH ne s’arrêtent pas ici dans le cadre de l’embauche d’un apprenti.
Suivi de l’accusé de réception de la DPAE
Une nouvelle fois, l’accusé de la DPAE est la preuve qu’elle a bien été effectuée. Il est à conserver précieusement et à transmettre au CFA et à l’OPCO.
Transmission du contrat à l’OPCO sous 5 jours
Le contrat d’apprentissage signé doit être envoyé dans les 5 jours suivant sa signature à l’OPCO. Sans cela, le financement de la formation ne sera pas effectif.
Planification de la visite médicale obligatoire
Depuis le début de cet article, nous avons rapidement fait référence à la visite médicale. Il s’agit d’une formalité obligatoire pour tout nouvel apprenti. Elle est à planifier dans les 3 mois suivant l’embauche avec la médecine du travail.
Attention cependant, pour les apprentis mineurs ou affectés à un poste à risque, cette visite d’information et de prévention doit être faite avant la prise de poste. Ici aussi, cela demande de l’organisation et de l’anticipation.
Intégration dans la DSN et déclaration des exonérations
L’apprenti doit apparaître dès l’embauche dans la Déclaration Sociale Nominative (DSN) mensuelle de l’entreprise. Cela permet de bénéficier des exonérations liées à l’apprentissage.
Gérer les cas particuliers
La procédure standard de la DPAE s’applique dans la grande majorité des cas. Cependant, certains profils demandent des précautions et démarches supplémentaires qui sont à prendre en compte impérativement.
Apprenti mineur : conditions de travail, horaires, autorisation
Il est tout à fait possible d’embaucher un apprenti de moins de 18 ans. Dès lors, le Code du travail impose certaines règles :
-
Une limitation du temps de travail à 8h/jour et 35h/semaine
-
Une interdiction du travail de nuit sauf dans certains secteurs comme la boulangerie ou l’hôtellerie par exemple
-
Une interdiction de certains travaux dangereux ;
-
Une autorisation parentale à fournir au moment de l’embauche.
Apprenti en situation de handicap : accompagnement spécifique
Les apprentis bénéficiant du statut de travailleurs handicapés bénéficient des mesures suivantes :
-
Une aide financière supplémentaire pour l’employeur ;
-
Un aménagement du poste et/ou des horaires de travail ;
-
Une possibilité d’allonger la durée du contrat jusqu’à 4 ans.
Apprentis en alternance courte, CDD, ou mission intérim
Enfin, même pour un contrat court, la DPAE reste obligatoire. Toute prolongation donne lieu à une nouvelle Déclaration Préalable à l’Embauche. Dans les cas d’intérim, c’est l’agence d’emploi qui est en charge de la réalisation de la DPAE. Il convient cependant de s’assurer de sa réalisation pour éviter toute problématique par la suite.
Rôle du maître d’apprentissage et encadrement
Le maître d’apprentissage n’est pas seulement un « référent », il est le garant de la réussite de l’alternance. Il transmet, accompagne, forme et veille à la bonne intégration de l’alternant. Son rôle est donc crucial et il n’est pas à attribuer à n’importe qui.
- Bon à savoir
Un apprenti avec un maître d’apprentissage investi a 70 % plus de chances de mener son contrat à son terme (source : Observatoire de l’Alternance, 2024).
Conditions de désignation (diplôme ou expérience)
Le maître d’apprentissage doit avoir un diplôme en lien avec le métier préparé et 2 ans d’expérience professionnelle dans le domaine, ou 3 ans d’expérience dans le métier s’il n’a pas de diplôme.
Suivi de l’apprenti en entreprise
Le maître d’apprentissage doit notamment :
-
Accueillir l’étudiant en apprentissage ;
-
Le présenter au personnel de l’entreprise ;
-
Organiser sa formation pratique et théorique ;
-
Évaluer régulièrement ses compétences ;
-
Faire le lien avec l’école et le CFA ;
-
Transmettre les documents au service RH ;
-
Signaler tout changement de mission ou durée de contrat ;
-
Participer aux différents bilans.
Et si suivre un apprenti devenait enfin simple (et même agréable) ?
Avec le module Entretiens de Staff & Go, le maître d’apprentissage fixe des objectifs clairs, suit les progrès pas à pas et ajuste en temps réel. Fini la paperasse : tout est 100 % digital, signé électroniquement avec valeur probante et archivée en toute sécurité.
Résultat : un suivi carré, un RH rassuré et un apprenti qui se développe dans les meilleures conditions.
En somme : la DPAE n’est pas une simple formalité administrative, c’est véritablement le passeport de l’étudiant pour devenir apprenti salarié. Assurez-vous qu’elle soit dûment remplie et votre collaboration débutera dans des conditions optimales !
FAQ - Ce qu'il faut retenir
La DPAE est-il obligatoire pour les apprentis ?
Oui.
La Déclaration Préalable à l’Embauche (DPAE) est obligatoire pour tout apprenti. Sans cette déclaration, l’embauche n’est pas valide et l’entreprise ne peut pas accueillir l’apprenti légalement.
Comment remplir la DPAE en ligne et sur quelle plateforme ?
L’employeur (ou un cabinet comptable/service RH mandaté) doit :
- Se connecter à la plateforme Net-entreprises.fr ou directement au portail de l’URSSAF/MSA.
- Renseigner les informations nécessaires (coordonnées de l’apprenti, de l’employeur, données du poste, référent CFA, etc.).
- Joindre le contrat d’apprentissage (Cerfa ou version dématérialisée validée par le CFA/OPCO).
- Vérifier les informations, car une simple erreur (date, SIRET…) peut bloquer l’embauche.
- Transmettre la déclaration et télécharger l’accusé à conserver et partager avec le CFA/OPCO.
Que risque l’entreprise en cas de DPAE tardive ou d’oubli ?
Un oubli ou un retard entraîne des conséquences lourdes :
- Amende forfaitaire jusqu’à 750 €.
- Risque de requalification en emploi dissimulé (un délit puni par la loi).
- Blocage OPCO, empêchant la prise en charge financière de la formation.
- Dans certains cas : impossibilité pour l’apprenti de démarrer son contrat à la date prévue.
Article rédigé par
La Team Staff & Go
Alice, Claire, Ecenya, Lucie ou encore Benjamin : derrière chaque article, notre équipe rédactionnelle met son expertise au service de vos enjeux RH, avec des contenus pensés pour vous accompagner au quotidien.
Restez informé grâce à la newsletter Staff & Go
Partager l'article :
Sommaire
Guides RH
Articles similaires
Démo gratuite