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Parfois perçu comme une simple formalité, l’entretien annuel est en fait un bilan des performances, un vrai levier stratégique qui permet d’accompagner les collaborateurs vers leurs objectifs et de sécuriser les talents. Mais pour cela, encore faut-il savoir mener cet échange de manière efficace et ensuite mettre en place les actions nécessaires.
Dans le quotidien des RH, préparer et conduire ses rendez-vous peut vite devenir un casse-tête. Entre les grilles à compléter, les attentes des collaborateurs qui peuvent être floues, la pression de la direction, il est difficile de rester serein. Bonne nouvelle, avec la bonne approche et les bons outils, un entretien annuel peut s’avérer utile, motivant et porteur de résultats, pour vous comme pour vos équipes.
Afin d’aller en ce sens, nous vous livrons 7 conseils concrets à mettre en œuvre pour mener vos entretiens annuels de façon efficace.
Conseil n°1 : développer un style de conduite assertif et mobilisateur
Un entretien annuel, c’est à la fois une évaluation et un échange qui doit être porteur d’idées et d’objectifs pour générer de l’amélioration. En ce sens, vous devez trouver une manière de conduire cet échange de façon assertive et mobilisatrice. C’est un juste équilibre, mais qui fait toute la différence en matière de communication.
Trouver l’équilibre entre fermeté et bienveillance
Cette évaluation du collaborateur repose avant tout sur la bonne posture de la part du manager. Il crée un cadre puisque l’entretien annuel nécessite d’aborder des points précis, mais aussi instaure un climat de confiance dans lequel le collaborateur peut se sentir libre de s’exprimer et écouté. Si la discussion est trop ferme, ce n’est plus un échange, mais un interrogatoire. Si la conversation devient trop bienveillante, elle devient creuse et inefficace.
L'astuce RH
Vous devez assumer pleinement votre rôle de guide dans ce contexte. Rappelez à votre collaborateur les objectifs qui avaient été fixés. Montrez aussi que vous êtes là pour accompagner, écouter et non pas pour sanctionner. C’est le meilleur moyen que le salarié se sente impliqué, et donc de créer de l’engagement.
Exemple
Plutôt que de dire « Jean, vous aviez comme objectif d’améliorer le niveau de satisfaction client de 10%. Vous êtes à 7%, ce n’est pas suffisant », on préfèrera une formule de type « Jean, nous avions convenu ensemble que votre objectif de l’année était d’améliorer le niveau de satisfaction client de 10%. À ce jour, vous êtes à 7%. Pouvez-vous m’expliquer ce qui vous a bloqué selon vous ? ».
Ici, l’idée n’est pas de pointer l’échec, mais de comprendre ensemble ce qui a créé une difficulté. La posture est donc très différente côté management.
Garder le fil sans rigidité : savoir guider sans imposer
La trame de l’entretien annuel est le fil conducteur qui permet de ne pas se perdre en cours de route. Mais attention au piège du questionnaire trop figé ! Sachez écouter et rebondir pour sortir de temps en temps hors des sentiers battus. Cela vous permettra parfois d’en apprendre plus qu’en suivant à tout prix le plan que vous vous étiez fixé.
- Bon à savoir
Préparez des points clés, mais acceptez aussi que l’entretien ne prenne pas forcément la tournure prévue. Si vous sentez que la conversation dévie trop, revenez subtilement au sujet principal. Vous pouvez aussi préciser dès le départ “Voici le cadre de l’entretien, et je suis là pour vous accompagner”.
Conseil n°2 : maîtriser l'art du questionnement stratégique
La conversation est tout un art que vous devez manier avec subtilité pour créer un échange professionnel riche qui génère des solutions et des pistes d’exploration. Vous devez donc apprendre à poser les bonnes questions, mais aussi à identifier ce qui bloque chez votre interlocuteur.
Utiliser des questions puissantes pour déclencher l'analyse
Oubliez les questions trop simples comme « vous êtes content de votre travail ? », « vous vous sentez bien dans l’entreprise ? ». Préférez des questions ouvertes qui génèrent une vraie réflexion et permettent d’éviter les réponses toutes faites comme :
-
Qu’est-ce qui vous a rendu le plus fier cette année ?
-
Si vous pouviez changer une chose dans votre quotidien au travail, qu’est-ce que ce serait ?
-
Quel est le principal obstacle qui vous a gêné dans l’atteinte de vos objectifs ?
Identifier les blocages ou non-dits à travers le dialogue
Souvent, les collaborateurs n’osent pas exprimer une frustration ou encore une ambition. Pourtant, ce sont ces éléments-là qui sont intéressants pour envisager l’année à venir de manière optimale. Vous allez donc devoir jouer les enquêteurs pour déceler ces informations.
Les silences, les hésitations ou encore le langage non verbal peuvent vous donner des indices. Quand vous avez une suspicion, reformulez-la pour valider l’information.
Exemple
Un employé fait savoir à demi-mot durant son entretien que l’année a été intense. C’est le moment de creuser pour comprendre s’il estime avoir vécu une surcharge de travail, subi des tensions en interne ou risque de se démotiver. Expliquez-lui bien que vous devez comprendre ce qui lui a semblé difficile pour améliorer son confort au travail. Qu’il n’est pas question ici de le juger.
Conseil n°3 : renforcer la responsabilisation du collaborateur
L’entretien annuel doit permettre des prises de conscience aussi bien côté manager que côté collaborateur. C’est donc le bon moment de laisser la parole à la personne en face de vous pour qu’elle verbalise les choses.
Encourager l’auto-positionnement sur les objectifs
Plutôt que de poser un verdict sur l’atteinte des objectifs de l’année passée, proposez au collaborateur de donner son avis sur la question. Cela permet de le faire participer activement à l’entretien, et également de voir si vous partagez la même opinion sur le sujet.
Exemple
Selon vous, quel est le pourcentage qui représente le mieux l’atteinte de votre objectif ? Quel engagement voulez-vous prendre pour l’année à venir ?
Laisser le collaborateur formuler ses propres engagements
Cette stratégie fonctionne pour ce qui est des objectifs de l’année passée, mais aussi ceux de l’année à venir. Plutôt que d’imposer un plan d’action, laissez le collaborateur s’engager de lui-même.
Conseil n°4 : piloter les échanges vers la performance collective
Un collaborateur n’est pas un élément isolé, il fait partie d’une équipe qui elle-même fait partie d’une organisation plus globale qu’est l’entreprise. Si le manager est le capitaine, il a besoin qu’une synergie se fasse entre les coéquipiers pour se passer le ballon efficacement.
Relier les discussions à l’impact sur l’équipe et l’entreprise
Votre salarié doit comprendre qu’il joue un rôle concret dans un projet de performance collective. En d’autres termes, ses missions contribuent à une réussite globale. Il faut donc valoriser son action et l’entretien annuel est l’occasion idéale pour cela.
Exemple
Ton travail sur ce dossier a permis à l’équipe marketing de trouver de nouveaux leviers d’actions.
Identifier les leviers collectifs à activer suite à l’entretien
Certains points seront peut-être évoqués par plusieurs salariés lors des entretiens individuels. Notez-les avec attention, car si plusieurs de vos collaborateurs trouvent des points d’amélioration, c’est qu’il y a urgence. Il peut s’agir de logiciels obsolètes, de processus qui manquent d’efficacité ou encore d’un manque de formation par exemple.
Conseil n°5 : utiliser l’entretien comme levier de rétention des talents
Pour limiter le turnover et garder les talents que vous avez mis tant de temps à trouver, l’entretien annuel peut être un bon outil. Il permet notamment de mettre le doigt sur les premiers signaux de désengagement pour mettre en œuvre un plan d’action concret avant qu’il ne soit trop tard.
Repérer les signaux de désengagement ou d’aspirations non satisfaites
Parfois, un talent décide de quitter le navire sans que l’on ne puisse le convaincre de rester. Bien souvent, c’est que l’on aura ignoré les signaux qui montraient déjà son désengagement et sa perte de motivation. Dans le rush du quotidien, il est difficile d’être attentif à ces petites phrases qui sont pourtant lourdes de sens. L’entretien annuel est donc l’occasion d’être vraiment attentif.
Un collaborateur qui n’est pas optimiste sur son avenir, qui est flou sur son envie de rester dans l’entreprise, qui ne parvient pas à se fixer des objectifs sur le long terme a de fortes chances de saisir une autre opportunité si elle se présente. C’est donc le moment d’agir avant qu’il ne décide de partir.
Créer des plans de carrière ou de reconnaissance concrets
Pour qu’un collaborateur s’engage, il a besoin de perspectives. Vous devez donc l’aider à percevoir ses possibilités en :
-
Valorisant ses compétences ;
-
Proposant des formations ;
-
Esquissant des évolutions possibles.
Conseil n°6 : intégrer des outils de pilotage pour pérenniser les effets
Déployer tout un panel de compétences pour mener vos entretiens annuels au mieux est une excellente chose. Si vous décidez de vous faire accompagner par les bons outils, vous pourrez aller d’autant plus loin et surtout capitaliser sur les informations obtenues.
Capitaliser les échanges dans un référentiel de compétences
Après l’entretien, le travail du manager continue. Le contenu de cet échange doit être tracé et exploité intelligemment. Centralisez l’ensemble de vos comptes-rendus pour suivre l’évolution des compétences, des objectifs, etc.
Suivre l’exécution des plans d’action dans Staff & Go
Avec la solution Staff & Go dédiée aux entretiens professionnels, vous pouvez suivre chaque entretien. Cela passe par la planification des rendez-vous, l’envoi de rappel, la mise à disposition de documents pour les collaborateurs (auto-évaluation, questionnaire…) et les managers (chiffres clés, historiques du collaborateur dans l’entreprise…), ainsi que le stockage des informations obtenues au fil des entretiens.
Les possibilités avec ou sans logiciel pour accompagner vos entretiens individuels :
Avec un outil dédié
Sans outil dédié
Campagnes automatisées pour l’envoi des convocations aux évaluations.
Envoi manuel des convocations aux évaluations.
Archivage automatisé des convocations, compte-rendus et autres documents pour accéder facilement aux données.
Mise en place manuellement d’un système d’archivage des documents liés aux évaluations.
Accès à un système de suivi des objectifs selon ce qui a été conclu durant l’évaluation.
Suivi des objectifs uniquement sur la base de ce qui a été évoqué durant l’entretien.
Analyse des données pour une amélioration continue.
Pas de possibilité de récolter des données pour les analyser.
Conseil n°7 : mesurer et améliorer en continu la qualité des entretiens
Enfin, l’utilisation d’outils de mesure et de feedback vous permettra de continuer d’améliorer votre méthode au fil des entretiens réalisés.
Mettre en place un feedback à chaud sur le process
Après l’entretien, demandez tout de suite au collaborateur s’il aurait aimé voir d’autres points abordés, ou encore ce qui lui a été le plus utile. Ce feedback à chaud peut être utile et permet aussi de montrer aux employés que leur avis a de la valeur.
Améliorer les pratiques via des formations ou ateliers internes
Tous les managers ne sont pas forcément à l’aise avec cet exercice. Pour leur donner des clés utiles afin de mener les entretiens annuels, pourquoi ne pas leur proposer des formations en ce sens ?
À retenir
Un entretien annuel c’est :
-
Un moment de dialogue ouvert ;
-
Un levier de performance individuelle et collectif ;
-
Un outil de fidélisation et de projection.
Pour qu’il aille en ce sens, c’est au manager de le mener de manière efficace en s’y préparant et en disposant des bons outils pour l’y aider.
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Article rédigé par
La Team Staff & Go
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