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Sommaire
Un matin, vous ouvrez vos mails. “Inspection du travail : contrôle dans 48h.” Votre cœur fait un petit bond bien légitime ! Vos relevés sont-ils à jour ? Vos heures supplémentaires bien tracées ? Le temps de travail de vos équipes est-il réellement conforme à la loi ? En tant qu’employeur, vous avez mille choses à gérer. Mais il y a un point sur lequel la loi ne vous laisse aucune marge de manœuvre : le suivi du temps de travail. Enregistrer les horaires, tracer les heures réelles, différencier les pauses, les astreintes, les déplacements… Autant d’exigences qu’il vaut mieux maîtriser avant qu’un contrôle ne vienne frapper à la porte. Car au moindre litige, c’est à vous que l’on demandera des comptes. Alors on vous donne toutes les billes pour assurer le décompte du temps de travail sans fausse note !
En tant qu’employeur, vous devez enregistrer les heures de travail quotidiennes, produire un récapitulatif hebdomadaire et prouver toute heure supplémentaire. Tous les outils sont permis (badgeuse, logiciel, Excel…), à condition qu’ils soient fiables, vérifiables, accessibles et conformes au RGPD.
Décompte du temps de travail : ce que dit la loi
Temps de travail effectif : ce qui entre (ou non) dans le calcul
Vous croyez que le temps de travail se résume à l’heure d’arrivée et de départ ? Pas si simple. Selon le Code du travail (article L3121‑ 1), le temps de travail effectif correspond à toute période pendant laquelle le salarié est à la disposition de l’employeur, sans pouvoir vaquer librement à ses occupations. En clair : le temps passé à travailler, sans pause ni interruption.
Ce qui compte ? Les heures réellement accomplies, que le salarié soit au bureau, en télétravail ou en déplacement pro. Les temps de pause, de trajet domicile-travail ou d’astreinte ne sont pas systématiquement intégrés. Une pause déjeuner ? Ce n’est pas du temps de travail effectif… sauf si elle est imposée et surveillée. Un trajet ? Comptabilisé uniquement s’il sort du trajet habituel (ex. : départ en mission).
Horaires collectifs ou individualisés : de quoi parle-t-on ?
La loi distingue deux grandes situations :
Horaires
Horaires collectifs
Horaires individuels
Définition
Tous les salariés suivent les mêmes horaires (heures fixes)
Suivi personnalisé du temps et durée de travail pour chaque salarié.
Obligation de l’entreprise
Affichage obligatoire des horaires (début, fin, pauses, répartition hebdo)
Suivi personnalisé du temps et durée de travail pour chaque salarié
Les textes incontournables à garder en tête
Vous voulez faire les choses dans les règles ? Ces articles sont vos meilleurs alliés. Notez-les sur un post-it et gardez-le précieusement !
- L3171-1 à L3171-4 du Code du travail : ces articles posent le cadre des obligations de suivi du temps de travail, d’affichage et de justification en cas de litige.
- D3171-5 et D3171-8 : ceux-ci détaillent les modalités concrètes selon les horaires (collectifs ou individualisés).
- CJUE, arrêt C-55/18 (2019) : cet arrêt de la Cour de justice de l’Union européenne impose un système objectif, fiable et accessible pour enregistrer les heures réellement travaillées.
- Article L.3121-1 : la définition légale du temps de travail effectif.
Gardez aussi un œil sur les conventions collectives qui peuvent compléter ces règles !
Vous croyez que le temps de travail se résume à l’heure d’arrivée et de départ ? Pas si simple. Selon le Code du travail (article L3121‑ 1), le temps de travail effectif correspond à toute période pendant laquelle le salarié est à la disposition de l’employeur, sans pouvoir vaquer librement à ses occupations. En clair : le temps passé à travailler, sans pause ni interruption.
Ce qui compte ? Les heures réellement accomplies, que le salarié soit au bureau, en télétravail ou en déplacement pro. Les temps de pause, de trajet domicile-travail ou d’astreinte ne sont pas systématiquement intégrés. Une pause déjeuner ? Ce n’est pas du temps de travail effectif… sauf si elle est imposée et surveillée. Un trajet ? Comptabilisé uniquement s’il sort du trajet habituel (ex. : départ en mission).
Employeurs : quelles sont vos obligations concrètes ?
Le Code du travail ne vous demande pas de tout faire… mais il vous demande de bien faire. En matière de temps de travail, vos obligations varient selon que vos salariés suivent des horaires collectifs ou individualisés. Mais dans tous les cas, impossible de piloter à l’aveugle.
Enregistrer chaque début et fin de journée de travail
Dès lors que vos salariés ne suivent pas les mêmes horaires, vous devez assurer un suivi individuel du temps de travail. Cela passe par un enregistrement quotidien des heures d’arrivée et de départ (article D3171‑8).
En théorie, peu importe le moyen : badgeuse physique, pointage numérique, relevé manuel… tant que le système est fiable, vérifiable et sans correction a posteriori. Dans les faits, certains systèmes sont à privilégier pour vous simplifier la vie, mais on vous en dit plus un peu plus bas…
Répertorier les heures travaillées chaque semaine et chaque mois
Et ce n’est pas tout ! Chaque semaine, vous devez être en mesure de produire un récapitulatif fiable du nombre total d’heures réellement effectuées, salarié par salarié. C’est ce relevé hebdomadaire de l’activité qui vous permet de :
-
Vérifier le respect des seuils hebdomadaires (durée légale, temps partiel) ;
-
Identifier les dépassements et heures supplémentaires ;
-
Ajuster si besoin la planification ou la paie.
En cas de contrôle de l’inspection du travail, ce document fait foi. Il doit être traçable, consultable à tout moment et refléter les heures effectivement travaillées.
- Bon à savoir
Bonne nouvelle ! Le module GTA Staff & Go permet d’automatiser cette collecte, de gagner en régularité et d’éviter les ressaisies sources d’erreurs. Les données sont prêtes à être intégrées à la paie.
- Gestion des temps
Suivez le temps de travail des équipes
Simplifiez le suivi des heures travaillées grâce à notre module Gestion des temps.
Mentionner les heures supplémentaires et les repos compensateurs
Autre obligation : identifier précisément les heures effectuées au-delà de la durée légale ou contractuelle (les fameuses heures supplémentaires), et suivre la prise des repos compensateurs associés. Il ne suffit pas de « savoir » que des heures ont été faites : vous devez pouvoir en justifier formellement en cas de contrôle ou de réclamation.
En clair : si un salarié dépasse son forfait ou son quota horaire, cela doit apparaître noir sur blanc dans vos documents de suivi. Et s’il a droit à des compensations (repos ou majoration), vous devez prouver qu’elles ont bien été attribuées.
Afficher clairement les horaires collectifs dans l’entreprise
Vous pensiez être exempté de toute obligation de gestion en cas d’horaires collectifs ? Que nenni ! Vous avez quand même quelques règles à respecter.
Quand tous vos salariés suivent le même horaire, vos obligations se résument à un affichage obligatoire (début, fin, pauses, organisation sur la semaine). Et attention : en cas de changement, il doit être annoncé avec un préavis de 7 jours, sauf si un accord collectif prévoit autre chose (article D3171‑5).
Quels outils pour un décompte fiable et conforme ?
Badgeuse, fichier Excel ou logiciel RH : que choisir ?
Vous réfléchissez à la mise en place d’un nouveau système de suivi du temps de travail ? Tous les moyens de décompte sont autorisés par la loi… à condition d’être fiables, vérifiables et accessibles (CJUE, C-55/18, 2019). Mais entre la fiche papier qui traîne sur le bureau et une badgeuse connectée synchronisée avec la paie, les garanties de sécurité et de conformité ne jouent pas dans la même cour.
Horaires
Horaires collectifs
Horaires individuels
Horaires individuels
Fiche papier
Facile à mettre en place, accessible à tous
Risque de perte, pas de traçabilité, peu fiable
Faible (non infalsifiable, non sécurisé)
Fichier Excel
Modifiable, rapide à dupliquer, peu coûteux
Erreurs fréquentes, aucune historisation, risques RGPD
Moyenne (pas conforme RGPD, peu fiable)
Badgeuse physique
Traçabilité automatique, pointage horodaté
Coût d’installation, rigide sur le terrain
Bonne (si associée à un logiciel fiable)
Badgeuse virtuelle
Souple, adaptée au télétravail, saisie en mobilité
Nécessite une connexion et un paramétrage initial
Très bonne (si outil certifié et sécurisé)
Logiciel RH dédié
Suivi automatisé, centralisation, intégration paie, historisation complète
Coût initial à prévoir (vite amorti)
Excellente (conforme CJUE, RGPD, Code du travail)
Fiabilité, sécurité, RGPD : les critères à ne pas négliger
Un bon outil de décompte doit faire bien plus que mesurer le temps passé : il doit protéger les données sensibles, garantir leur intégrité… et tenir en cas de contrôle.
En clair, il doit être :
-
Fiable (pas de modification possible a posteriori),
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Infalsifiable (pas d’écrêtage, pas de suppressions),
-
Accessible à tout moment, notamment en cas de litige,
-
Conforme au RGPD (limitation des données, durée de conservation, droit d’accès salarié, etc.).
- Top 4 des erreurs fréquentes en matière de décompte du temps de travail
- Utiliser un fichier Excel non verrouillé : il est modifiable par n’importe qui, sans traçabilité.
- Ne pas distinguer temps prévu et temps réellement travaillé : un planning ne correspond pas toujours aux horaires effectivement réalisés.
- Oublier de conserver les données 3 ans : en cas de litige ou de contrôle, l’absence d’archivage peut vous coûter cher.
- Ne pas permettre aux salariés d’accéder à leurs relevés : c’est un droit fondamental au regard du RGPD. Ne pas le respecter = non-conformité.
Télétravail, astreintes : adapter vos méthodes à la réalité du terrain
Tous vos salariés ne sont pas derrière un bureau ? Aucun souci : le Code du travail ne vous oblige pas à la mise en place d’un outil unique, mais à un suivi régulier, fiable et vérifiable.
Salariés en télétravail, commerciaux itinérants, astreintes en soirée : votre outil doit s’adapter, pas l’inverse.
- Bon à savoir
Staff & Go intègre le pointage à distance depuis n’importe quel terminal. Vos collaborateurs peuvent badger depuis leur mobile, saisir leurs temps réels au quotidien, et l’équipe RH retrouve tout dans un tableau de bord unifié. Pratique, surtout quand vos effectifs sont éclatés ou multisites.
Suivi du temps de travail : ce que vous avez à y gagner
On parle souvent de la gestion du temps de travail comme d’une contrainte. Et si on voyait le verre à moitié plein, pour une fois ?
Anticiper les contrôles, éviter les sanctions : un filet de sécurité juridique
Un contrôle de l’inspection du travail ? Une demande de justification aux prud’hommes ? Si vous avez un suivi rigoureux de l’activité, tout est sous contrôle. Vous prouvez que les temps de repos sont respectés, que les heures supplémentaires sont justifiées, que le forfait est bien encadré. Bref, vous montrez patte blanche.
Un décompte fiable protège les entreprises : pas de carence, pas de litige, pas d’amende, c’est quand même mieux, non ?
Fluidifier vos process RH : paie, planning, suivi de la charge de travail
Oubliez les fichiers Excel à rallonge et les vérifications en cascade. Une bonne gestion et un bon système de suivi du temps, c’est surtout moins d’aller-retour, moins d’oublis et plus de fiabilité.
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La paie ? Calculée sur des données à jour, sans ressaisie ni surprise en fin de mois.
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Le planning ? Ajusté en temps réel, avec une vision claire des heures travaillées et réellement accomplies.
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La charge de travail ? Suivie au plus près, pour anticiper les surcharges ou les sous-effectifs.
Avec un SIRH connecté comme Staff & Go, tout communique automatiquement : les heures pointées remontent dans vos modules paie et absences, les dépassements déclenchent des alertes, les données sont prêtes à être exploitées.
Manquements au décompte du temps de travail : quels risques pour votre entreprise ?
Il vaut mieux être clair : les sanctions peuvent vite tomber si vous n’êtes pas en mesure de prouver les horaires réellement effectués.
Amendes et sanctions administratives : jusqu’à 4 000 € par salarié
En cas de contrôle de l’inspection du travail, l’absence de suivi fiable ou d’affichage des horaires peut entraîner une amende administrative allant jusqu’à 4 000 € par salarié concerné (article L8115-3 du Code du travail).
Un manquement répété peut même faire grimper l’addition jusqu’à 8 000 € ! Sans oublier le risque d’être requalifié en travail dissimulé si les heures ne sont pas correctement déclarées.
Litiges prud’homaux : l’importance de preuves horodatées
En cas de contentieux, la preuve ne repose pas sur le seul salarié, qu’il s’agisse d’heures supplémentaires ou complémentaires (Cass. soc., 10 mai 2007, n o 05-45.932). L’article L3171-4 du Code du travail impose à l’employeur de fournir un dossier avec des éléments de preuve permettant d’attester des horaires effectivement réalisés.
Sans système de décompte fiable ? Le juge pourra retenir les éléments apportés par le salarié, même s’ils sont partiels ou déclaratifs. Une simple fiche Excel ou des horaires prévisionnels non corrigés peuvent être jugés insuffisants.
Quelques points de vigilance à ne pas laisser de côté
Le suivi du temps de travail ne se limite pas à un tableau d’heures. Plusieurs situations particulières nécessitent une attention spécifique de votre part… et quelques garde-fous pour rester dans les clous.
Droit à la déconnexion : cadrer les usages sans rigidité
Depuis 2017, les employeurs doivent garantir à leurs équipes le respect des temps de repos, y compris numériques. Il ne s’agit pas d’imposer un blackout total à 18h, mais de définir un cadre clair et raisonnable : plages horaires d’envoi recommandées, règles internes sur les outils de messagerie, paramétrage d’alertes en cas de connexion tardive… À vous de tout faire pour prévenir la surcharge de vos collaborateurs.
Forfait-jours : des règles spécifiques à suivre à la lettre
Les salariés au forfait-jours ne pointent pas… mais cela ne vous dispense pas de contrôle. Le Code du travail (article L3121-64) impose un suivi effectif de la charge de travail. Entretien annuel obligatoire, alertes en cas de débordement, vérification de l’équilibre vie pro/perso : ces actions protègent vos collaborateurs et votre entreprise en cas de litige.
Astreintes, trajets pros : bien cerner ce qui se décompte
Un trajet domicile-client, une astreinte sans appel, un déplacement exceptionnel… ces situations doivent être analysées au cas par cas. La convention collective, le contrat ou les accords internes peuvent préciser ce qui constitue du temps de travail effectif ou non. L’idée est simple : ne laisser aucune zone d’ombre.
Archivage des données : durées légales et accès des salariés
Les données liées au temps de travail ne peuvent pas être conservées à la légère. La loi impose une conservation de ces éléments pendant une période de trois ans (article L3245-1), durée correspondant au délai de prescription pour les actions en paiement de salaire. En cas de litige, vous devez être en mesure de produire les relevés demandés par les travailleurs, à tout moment.
Mais l’obligation ne s’arrête pas là : les salariés ont des droits, comme celui d’accéder à leurs propres données, sans obstacle ni délai excessif. Il est donc essentiel d’organiser un système d’archivage structuré, sécurisé, et facilement consultable. Un accès trop flou ou une donnée manquante sur un document peut suffire à faire pencher un contentieux du mauvais côté.
FAQ - Ce qu'il faut retenir
Suivre le temps de travail, est-ce vraiment obligatoire ?
Oui. Dès qu’il n’y a pas d’horaires collectifs, l’employeur doit enregistrer chaque jour les heures de travail effectuées, et établir un récapitulatif hebdomadaire (articles L3171-1 et D3171-8).
Que dois-je comptabiliser exactement ?
Le temps de travail effectif, c’est le temps durant lequel le salarié est à votre disposition, sans pouvoir vaquer librement à ses occupations (L3121-1). Les pauses, astreintes ou trajets ne comptent pas toujours. Vérifiez la convention collective applicable.
Quels outils sont autorisés ?
Tous les moyens sont admis, à condition d’être fiables, vérifiables et accessibles. En clair : exit les fichiers Excel bricolés, place aux solutions sécurisées et infalsifiables.
Quelles sanctions en cas de manquement ?
Amendes jusqu’à 4 000 € par salarié, risques de requalification, litiges prud’homaux… Et sans système de décompte fiable, votre parole ne suffira pas.
Combien de temps conserver les relevés ?
Trois ans. Et chaque salarié a le droit d’y accéder à tout moment (article L3245-1). Un archivage rigoureux est donc indispensable.
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Article rédigé par
La Team Staff & Go
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