Logiciel GTA : comment choisir le meilleur logiciel de gestion des temps et des activités ?
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Feuilles de congés en attente dans votre boite mail, heures supp’ mal saisies, rappels pour valider les plannings, la gestion du temps en entreprises peut être un véritable casse-tête. D’ailleurs, vous êtes loin d’être seul dans ce cas.
Selon HR MAPS, 73% des professionnels dans le domaine des RH déclarent passer au moins la moitié de leur temps de travail sur des tâches administratives, dont la gestion du temps bien sûr.
Ce temps pourrait être investi dans des tâches à plus forte valeur humaine comme le développement des talents ou encore la qualité de vie au travail. Dès lors, disposer d’une solution dédiée à la Gestion des Temps et des Activités (GTA) peut être un avantage considérable pour changer le quotidien des collaborateurs.
Comprendre la GTA (Gestion des Temps et des Activités)
Avant d’aborder la meilleure façon de gérer le temps et les activités d’un point de vue RH en entreprise, il convient de comprendre ce concept de Gestion des Temps et des Activités qui peut sembler flou de prime abord.
Définition et rôle stratégique dans la gestion RH moderne
Ce que l’on appelle la Gestion des Temps et des Activités ou GTA au sein d’une entreprise est un système mis en œuvre par le service RH pour suivre et organiser le temps de travail, les absences, les heures supplémentaires et les activités. Il s’agit d’une mission centrale dans le quotidien d’un professionnel des Ressources Humaines. Sans cela, impossible de respecter la législation en vigueur, de piloter la masse salariale et d’optimiser l’organisation au sein de l’entreprise.
La GTA est donc un outil qui permet de donner de la visibilité à plus ou moins long terme, de réajuster l’organisation de l’entreprise en cas d’imprévu et d’avoir une vision claire de son fonctionnement en ce qui concerne la répartition du temps. Cela permet par ailleurs à la direction de mieux comprendre ce qui se passe au quotidien en interne et aux collaborateurs de gagner en autonomie.
Aujourd’hui, un outil dédié à la Gestion des Temps et des Activités est entièrement digitalisé et optimisé pour cette mission. Fini les tableaux Excel sans queue ni tête, le but est de faire gagner du temps aux Ressources Humaines sur les tâches administratives les plus chronophages.
Objectifs principaux : suivi fiable du temps, conformité réglementaire, pilotage RH et budgétaire
La Gestion des Temps et des Activités est mise en œuvre pour répondre à trois objectifs principaux :
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Un suivi fiable du temps de travail des employés : plus de feuilles volantes, de fichiers Excel oubliés, tout est centralisé et accessible sur une même plateforme en temps réel.
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Une conformité réglementaire : une erreur peut coûter jusqu’à 750 euros d’amendes par salarié et par infraction. Cette solution facilite la mise en conformité avec le Code du travail.
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Un pilotage RH et budgétaire facilité : vous accédez à une vision claire sur les absences, les heures supp’ et vous anticipez les besoins pour une meilleure allocation des ressources.
- À retenir
Un outil dédié à la Gestion des Temps et des Activités n’est pas seulement une solution administrative, c’est un vrai levier stratégique.
Pourquoi adopter un logiciel de GTA en entreprise ?
Un bon logiciel de GTA permet d’agir concrètement sur différents axes et c’est d’ailleurs ce qui fait son efficacité. C’est un véritable couteau suisse utile pour l’ensemble du service RH !
Automatiser les processus de gestion du temps : pointage, absences, congés
La gestion des congés, des arrêts maladie ou des récupérations prend un temps considérable. Et si vous automatisiez ce processus ? Le logiciel GTA permet de traiter les demandes de congés en ligne en les faisant valider par le manager en un clic. Ensuite, le planning et la paie se mettent à jour automatiquement : facile ! Car il faut bien l’avouer, valider des dizaines de demandes de congés par mail, c’est aussi réjouissant que faire sa déclaration d’impôt un dimanche soir : il faut s’en occuper, mais on s’en passerait volontiers.
Le conseil Staff & Go
Notre solution de Gestion des Temps et des Activités permet d’automatiser tout ce procédé. Résultat ? Moins de mails, de saisies, un suivi clair et plus de temps alloué sur d’autres tâches qui nécessite une forte valeur humaine ajoutée.
Améliorer la qualité des données RH et réduire les risques d’erreurs
L’automatisation sur logiciel de Gestion des Temps et des Activités permet également de limiter le risque d’erreur de saisie et cela peut avoir de conséquences très problématiques.
Exemple
Un DRH fait erreur en saisissant la durée d’absence d’un salarié. La conséquence de cette erreur n’est pas qu’administrative, elle se répercutera sur la fiche de paie et le salaire. Cela peut véritablement impacter le quotidien du salarié, même si l’erreur est réparée ensuite.
L’outil de GTA permet de saisir en temps réel, de mieux repérer les doublons et incohérences. Ainsi, la paie s’appuie sur des données fiables.
Faciliter le pilotage de l’activité avec des tableaux de bord et indicateurs clés
Le logiciel GTA permet de transformer des données brutes en indicateurs utiles pour toute l’entreprise. Cela peut donner lieu à des décisions stratégiques qui ont du sens et qui porteront leurs fruits. Il permet notamment d’identifier :
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Les pics d’absentéisme ;
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Les heures supplémentaires par service ;
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Le respect des temps de repos légaux.
Exemple
Un restaurant se rend compte que chaque soirée en fin de semaine, il y a de plus en plus d’heures supplémentaires et que le respect des temps de repos est à la limite. La direction pourra embaucher sur ces moments clés pour maîtriser la surcharge de travail et éviter l’épuisement des équipes.
Offrir une meilleure expérience utilisateur grâce à une interface fluide, accessible sur tous les supports
Ce type de logiciel de Gestion des Temps et des Activités est accessible par tous les salariés de l’entreprise. En effet, plutôt que de faire un mail, ils pourront se rendre directement sur l’interface dédiée pour faire une demande de congés par exemple. Les RH ont ainsi une visibilité en temps réel sur les demandes effectuées pour y répondre rapidement et ajuster les plannings.
Le conseil Staff & Go
Assurez-vous que l’interface soit claire, intuitive et accessible sur tous types d’appareils. Personne n’a envie de passer 20 minutes à tenter de comprendre comment faire une demande de congé.
Les fonctionnalités essentielles à rechercher dans une solution GTA
Si vous avez décidé de vous tourner vers un logiciel GTA, assurez-vous que celui que vous choisirez dispose des fonctionnalités nécessaires.
Gestion du temps, absences, heures supplémentaires et cycles spécifiques
Premier impératif pour un logiciel de Gestion des Temps et des Activités, être en mesure de :
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Suivre le temps de travail (les heures, les pauses, les cycles variables…) ;
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Gérer les absences (congés payés, RTT, arrêts maladie, récupérations…) ;
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Calculer les heures supplémentaires et les astreintes ;
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Prendre en compte les conventions collectives.
Badgeuses physiques ou numériques : pointage mobile, QR code, géolocalisation
Selon le type d’activité, les besoins d’une entreprise diffèrent. En usine ou en entrepôt, la badgeuse physique est encore aujourd’hui incontournable. Mais qu’en est-il en cas de télétravail ou de déplacement ? Dès lors, une solution de badgeuse numérique permet de pointer, quelle que soit sa localisation.
Quelques exemples d’entreprises avec le type de badgeuse le plus adapté :
Badgeuse physique
Badgeuse numérique
- Industrie/usines
- Chantiers du BTP
- Établissements de santé
- Centres logistiques/entrepôts
- TPE/PME avec télétravail
- Secteur du consulting
- Commerciaux itinérants
- Services à la personnes
- Start-ups et entreprises en full remote
La badgeuse numérique Staff & Go : notre solution vous permet d’utiliser un QR code tournant sécurisé pour éviter les fraudes. Nul besoin d’installer une application tierce pour les salariés afin d’utiliser cette solution. Les données sont enregistrées dans le logiciel GTA pour un suivi précis.
- Gestion des temps
Suivez le temps de travail des équipes
Simplifiez le suivi des heures travaillées grâce à notre module Gestion des temps.
Portail RH collaboratif : demandes de congés, suivi d’activité, notifications en temps réel
Un bon outil de gestion des temps offre également un portail en libre-service accessible par les équipes RH, mais aussi par tous les collaborateurs. Terminées les nombreuses relances par mail, tout se fait directement depuis la plateforme pour plus d’autonomie et un vrai gain de temps.
Intégration avec la paie et les systèmes d’information RH existants
Vos différents outils doivent parler la même langue. Autrement dit, si votre logiciel de Gestion des Temps et des Activités ne s’intègre pas avec l’ensemble de votre écosystème, vous risquez la double saisie, ou encore la perte d’information. Vérifiez donc que la solution choisie s’intègrera parfaitement avec vos logiciels RH existants.
Astuce
Si vous ne savez pas vérifier cette information, communiquez le nom des outils RH que vous utilisez à l’équipe technique du logiciel GTA souhaitée. Un service client de qualité doit être en mesure de vous dire si tout peut fonctionner ensemble.
Comment choisir le bon logiciel GTA ?
Maintenant que vous savez ce qu’est un logiciel GTA, pourquoi votre entreprise peut en avoir besoin et quelles sont les fonctionnalités essentielles qu’il doit réunir, vous devez avoir toutes les clés pour choisir le bon logiciel de Gestion des Temps et des Activités pour votre entreprise.
Identifier les besoins spécifiques de votre entreprise : nombre de sites, mobilité, profils horaires
Tous les logiciels GTA ne se valent pas, et tous ne sont pas adaptés à toutes les entreprises. Des différences existent pour s’adapter en fonction de critères tels que :
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La taille de l’entreprise ;
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Le nombre de sites ;
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La proportion de salariés en télétravail ou mobilité ;
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Les horaires atypiques (forfait jours, équipes de nuit, saisonniers…).
Vérifier les critères de choix : ergonomie, interfaçage, adaptabilité aux règles internes
Il y a trois points clés qui sont à vérifier pour choisir le bon logiciel GTA : l’ergonomie, l’interfaçage et l’adaptabilité.
L’ergonomie
L’ergonomie du logiciel de Gestion des Temps et des Activités doit absolument être simple et fluide. Si elle est trop complexe à utiliser, les équipes ne s’en serviront pas.
L'astuce RH
Pour faciliter l’adoption d’un nouvel outil, rien ne vaut un temps de formation dédié à tous les collaborateurs. Vous êtes ainsi certain que chacun saura s’approprier cette solution.
L’interfaçage
La double saisie est un véritable fléau qui peut être une vraie perte de temps et l’origine de nombreuses erreurs. Un bon interfaçage permet d’éviter cela.
L’adaptabilité
Les fonctionnalités disponibles doivent être adaptées à votre entreprise, et non pas l’inverse. Choisissez une solution qui a suffisamment d’adaptabilité pour s’ajuster selon vos besoins.
Évaluer la compatibilité avec vos outils RH actuels : paie, planning, SIRH
La GTA doit être compatible avec vos outils RH déjà en place comme votre logiciel SIRH, vos plannings ou encore votre logiciel de gestion de la paie.
Tenir compte des modalités de déploiement, de l’accompagnement et du support
Le choix va plus loin que le logiciel de Gestion des Temps et des Activités en lui-même, il y a les « à-côtés » qui font toute la différence dont :
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L’accompagnement prévu dans le cadre du déploiement ;
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La mise à disposition d’un support réactif ;
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L’organisation d’une formation dédiée aux équipes RH et aux managers.
Formaliser un cahier des charges clair, en impliquant les équipes RH et opérationnelles
Avant de vous lancer à la recherche du logiciel de Gestion des Temps et des Activités de vos rêves, faites une liste de vos besoins et établissez un cahier des charges.
- Bon à savoir
Impliquez les RH et les managers bien sûr puisque ce sont eux qui utiliseront le logiciel au quotidien, mais aussi les salariés qui peuvent aussi avoir de bonnes idées et suggestions.
Nouveaux enjeux et tendances autour des logiciels de GTA
Ces dernières années, les solutions RH pour les entreprises ont drastiquement évolué grâce aux nouvelles technologies accessibles comme la digitalisation bien sûr, mais aussi l’IA par exemple. De plus, l’évolution du cadre légal implique des changements pour une mise en conformité.
Conformité RGPD et sécurité des données dans les outils de gestion du temps
Le logiciel de Gestion des Temps et des Activités conserve des données sensibles telles que les horaires, les absences ou encore les motifs d’arrêts par exemple. Le RGPD impose des règles strictes concernant la conservation, la sécurisation et l’accès à ces données. Utiliser un logiciel conforme vous garantit une tranquillité au niveau juridique.
Astuce
Travaillez toujours avec une entreprise de conception de logiciel RH qui reste à l’affût des dernières évolutions en matière de réglementation. Vous êtes ainsi assuré de ne pas être pris de cours.
Implication des collaborateurs dans le suivi d’activité : transparence et autonomie
83% des salariés des entreprises déclarent aujourd’hui qu’ils peuvent organiser leur travail comme ils le souhaitent. L’implication du salarié dans la gestion de ses heures de travail, de son planning ou encore de ses soldes d’absence via une interface dédiée va par conséquent dans ce sens. Avec plus de transparence, tout le monde se sent plus en confiance.
Intelligence artificielle et analyse prédictive pour optimiser les plannings et anticiper les absences
L’intégration de l’IA dans certains logiciels permet de faire des analyses prédictives reposant sur les données récoltées notamment pour anticiper les pics d’absence, optimiser les plannings ou encore détecter les anomalies.
Le logiciel de Gestion des Temps et des Activités fait bien plus que pointer la présence des collaborateurs. Il est un véritable levier stratégique permettant de rendre les données RH plus fiables, d’assurer la conformité de l’entreprise en matière de gestion du temps, et de faciliter la vie des équipes.
Opter pour un logiciel GTA c’est investir dans plusieurs avantages tels que :
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La sérénité juridique de la TPE ou PME ;
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Une efficacité opérationnelle ;
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Un gain de temps pour tous les collaborateurs ;
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Une économie de ressources ;
-
La satisfaction des collaborateurs ;
-
Et bien d’autres choses encore !
Si vous envisagez d’ajouter ce type d’outil à votre écosystème RH interne, vous pouvez découvrir la solution proposée par Staff & Go. Elle vous offre notamment un système de suivi des heures intégré à la paie, une mise en place facile et rapide, une gestion de tous les types de temps, et une collecte des données simplifiée.
Article rédigé par
La Team Staff & Go
Alice, Claire, Ecenya, Lucie ou encore Benjamin : derrière chaque article, notre équipe rédactionnelle met son expertise au service de vos enjeux RH, avec des contenus pensés pour vous accompagner au quotidien.
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