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L’intégration d’un alternant est rarement aussi bien préparée que celle d’un salarié. Pourtant, l’entreprise a autant à gagner que l’étudiant dans le cadre de ce partenariat. Il est donc essentiel de faire en sorte que ce nouveau membre de l’équipe soit accueilli et accompagné comme il se doit.
Selon le Ministère du Travail, ce sont près de 45% des ruptures de contrat d’alternance qui ont lieu la première année. La cause ? Souvent un onboarding raté qui entraîne une démotivation de l’alternant. Pourtant, intégrer un jeune en désir d’apprendre est un vrai vivier de talent pour l’entreprise. Savoir comment organiser l’intégration d’un alternant avant même son arrivée et jusqu’à la fin de son parcours est donc un enjeu majeur pour les services RH. Si vous voulez renforcer votre compétence sur ce point, voici quelques éléments clés qui devraient grandement vous aider.
Pré‑onboarding : préparer l’arrivée en amont
L’onboarding d’un alternant ne commence pas le jour où il pousse les portes de l’entreprise, mais bien avant. D’ailleurs, c’est souvent là que réside le secret d’un parcours réussi. Le pré-onboarding permet de gagner du temps côté RH, d’éviter les mauvaises surprises et bien sûr d’améliorer l’expérience de l’alternant. Bref, pas de “on verra lundi”, mais plutôt “on prépare dès maintenant”.
Actions à réaliser avant l’arrivée
Il y a plusieurs actions à réaliser avant même l’arrivée de l’alternant telles que :
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Préparer le poste de travail : l’ordinateur doit être prêt à l’emploi, les outils informatiques installés et les identifiants créés.
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Finaliser les formalités administratives : le contrat est signé, la DPAE envoyée, la question de la mutuelle réglée.
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Informer les équipes : un jeune qui arrive en entreprise est déjà intimidé, mais quelle pire sensation que de devoir expliquer ce que l’on fait là parce que personne n’a été mis au courant. Un simple mail explicatif suffit pour informer toutes les équipes.
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Planifier la première semaine : en organisant les réunions et les moments clés, vous évitez les temps morts et la surcharge.
Exemple
Une nouvelle recrue arrive le premier jour de son alternance. Son poste de travail est encombré par de vieux dossiers, le personnel à l’accueil n’a pas été mis au courant de son arrivée, bref on peut faire mieux comme entrée en matière. Résultat ? Elle se sent mal accueillie et mettra d’autant plus de temps à s’intégrer.
Astuce Staff & Go : notre outil dédié aux RH vous permet de créer un parcours de pré-onboarding automatisé. Il se déclenche dès la signature du contrat d’alternance.
Communication avec l’alternant en amont
Avant l’arrivée de votre alternant, vous pouvez déjà créer du lien avec lui ou elle à travers différentes prises de contact :
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Envoi d’un mail, ou mieux, d’un kit de bienvenue comprenant une présentation de l’entreprise, un organigramme, des infos pratiques, etc.
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Réalisation d’un appel ou d’une visio avec le futur tuteur pour créer un premier contact ;
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Explication du déroulement du premier jour pour rassurer l’alternant sur ce qui l’attend.
Le jour J : accueil structuré et convivial
C’est le moment de montrer à votre alternant qu’il est attendu, et pris au sérieux.
Parcours d’accueil
Le parcours d’accueil proposé lors du premier jour doit être clair, rythmé et bien équilibré. Il doit permettre à l’alternant d’obtenir des informations utiles pour son alternance à venir, de s’immerger dans l’univers de l’entreprise et de rencontrer les personnes auprès desquelles il passera la majorité de son temps.
Exemple de déroulement du premier jour :
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Accueil et présentation du tuteur ;
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Tour des locaux ;
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Présentation de l’emploi du temps de la semaine et des objectifs ;
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Signature et vérification des derniers documents si nécessaire ;
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Premiers échanges avec l’équipe autour d’un petit déjeuner ;
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Présentation des outils.
Présentation de l’équipe et de l’environnement
Dès son premier jour l’alternant doit avoir pris connaissance :
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Des personnes avec qui il va travailler au quotidien.
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De l’organigramme global de l’entreprise.
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Des règles et des habitudes en interne.
Exemple
Pour rendre les rencontres plus chaleureuses : Plutôt que de dire « voici Marc, il est à la vente », Marc peut prendre 2 minutes pour expliquer ce qu’il fait et sur quel point il sera amené à travailler avec l’alternant. Cela crée tout de suite plus de lien.
Formation initiale et mise en autonomie
Pour un alternant, des clés de compréhension de base sont nécessaires afin de devenir autonome rapidement sur certaines tâches. La formation aux outils et process permet ensuite une attribution des premières missions.
Formation aux outils et process
Première étape : s’assurer que votre alternant maîtrise les outils qu’il va utiliser au quotidien. Avec sa jeune expérience, il n’a peut-être jamais eu l’occasion de travailler avec Slack, Notion ou autres. Prévoyez donc des sessions de formation courtes en mêlant théorie et pratique.
- Notre conseil
N’hésitez pas à créer un guide de référence avec tuto vidéo et autres captures d’écran auxquels se référer en cas de doute.
Attribution des premières missions
S’ennuyer en attendant d’avoir quelque chose à faire est l’une des pires choses pour un alternant désireux d’apprendre. Donnez donc rapidement ses premières missions à l’alternant. Choisissez une mission claire, cadrée, liée à un projet actuel et accessible selon ses compétences de débutant.
- Le conseil Staff & Go
Entre la planification des tâches, le suivi des objectifs et le partage de documents, le tuteur et la nouvelle recrue peuvent vite se perdre dans les emails. Un espace centralisé permet de tout regroupé : to do list, ressources, échanges… Le tuteur et l’alternant peuvent ainsi retrouver tout ce dont ils ont besoin au même endroit.
Tutorat/mentorat et lien avec l'école
Dans le cadre d’une alternance, l’étudiant est affilié à un tuteur que l’on appelle aussi maître d’apprentissage. Un bon tuteur, c’est un peu comme un coach sportif : il motive, corrige et célèbre chaque progrès. Son rôle consiste à accompagner la mise en pratique de la théorie apprise en classe. Il permet à l’alternant d’éprouver la réalité d’un métier et d’acquérir des compétences concrètes qui lui seront utiles pour la suite de son parcours.
Rôle du tuteur ou maître d’apprentissage
Bien souvent, ce sont trois missions clés que l’on attribue au tuteur d’un alternant :
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L’accompagnement de la montée en compétence en prenant le temps d’expliquer, de corriger et d’encourager l’alternant pour permettre une véritable progression au fil des mois.
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L’intégration au sein de l’entreprise en expliquant les codes de ce milieu et en aidant l’étudiant à comprendre comment fonctionne le monde du travail.
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Le suivi administratif et pédagogique en restant en lien avec l’école pour que la formation globale reste cohérente.
Suivi avec l’école et coordination pédagogique
L’accompagnement d’un alternant doit se faire dans une bonne communication avec l’école. Dès lors, on peut envisager des points réguliers avec le référent pédagogique pour aborder les avancées et surtout les points de blocage. Adapter les missions proposées dans l’entreprise en fonction de l’avancée du programme permet de rester cohérent et de faciliter l’apprentissage.
Exemple
Un étudiant en BTS MCO commence sa formation par aborder la relation client. L’entreprise pourra lui proposer comme première mission de découvrir les retours clients et d’apprendre à les traiter selon les processus déjà mis en place en ce sens. En revanche, des thématiques comme le management seront abordées plus tard, lorsque la formation proposera les modules à ce sujet.
Intégration sociale et culture d’entreprise
Le monde de l’entreprise est aussi celui des adultes et un alternant arrive rarement avec les codes de cet univers social et culturel. Sa formation en alternance lui permet d’apprendre un métier, mais aussi à évoluer dans le monde professionnel. Une bonne intégration lui permet de comprendre d’autant mieux les règles implicites qui régissent de nombreuses entreprises, quel que soit le secteur d’activité.
Participation à la vie d’équipe
Travailler au sein d’une entreprise, ce n’est pas simplement effectuer une liste de tâches et recommencer le lendemain. C’est évoluer au sein d’un écosystème composé d’autres humains avec lesquels on créera des liens cordiaux et parfois même de véritables relations. Il n’est pas toujours facile de savoir comment s’y prendre et l’entreprise peut créer des occasions qui faciliteront l’intégration de l’alternant en proposant :
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Des réunions d’équipe (même s’il ne participe pas activement, il découvre les projets en cours et la dynamique globale de la société) ;
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Des déjeuners, des afterworks et des événements en interne ;
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Des petits rituels comme les anniversaires, les challenges internes, etc.
En clair : un alternant est un salarié comme les autres et doit être intégré à toutes les opportunités de créer du lien au sein des équipes.
Sensibilisation aux valeurs et à la culture d’entreprise
Dans le cadre d’un premier emploi, la culture d’entreprise peut sembler être un concept flou. Pourtant, elle est l’identité de l’entreprise et c’est souvent elle qui fera que l’alternant se sentira aligné avec la société pour laquelle il travaille, ou non. Lui permettre de comprendre la culture d’une entreprise, c’est lui donner les armes pour savoir à l’avenir auprès de quelle société postuler pour se sentir bien.
Pour l’aider à comprendre le concept, parlez-lui de l’histoire de l’entreprise et de ses valeurs, mais surtout, montrez-lui des exemples concrets de cela.
Exemple
Une entreprise dans le secteur agroalimentaire prône des valeurs écologiques. Elle met notamment cela en pratique en utilisant des emballages entièrement recyclés pour ces produits. Dès lors, l’alternant se rend compte qu’il ne s’agit pas seulement de mots sur une plaquette, mais bien d’un engagement véritable.
Suivi & feedback continu
On le répète une nouvelle fois : l’intégration ne s’arrête pas à la première semaine. Un alternant est en apprentissage constant, il a donc besoin de retours réguliers pour progresser, de nouveaux challenges à relever pour rester motivé. S’il ne reçoit pas de feedback, il ne sait pas où il va et il risque de perdre sa motivation (et c’est justement ce que l’on veut à tout prix éviter).
Points réguliers d’avancement
Des points réguliers d’avancement sont le meilleur moyen d’aborder les réussites pour encourager cela, les axes d’amélioration et les besoins de l’alternant. Commencez par prévoir des points hebdomadaires au début puis espacez-les petit à petit.
- Astuce RH
Prenez le temps de noter ce qui est abordé lors de ces points afin de faire le suivi ensemble de l’évolution de l’alternant. Il pourra ainsi lui-même constater ses progrès
Utiliser les outils RH numériques et automatiser le parcours
L’onboarding d’un alternant commence donc avant même son arrivée et nécessite un suivi de tous les instants pour qu’il se sente bien dans l’entreprise. Pour rappel, le but premier est qu’il puisse aller au bout de son contrat d’alternance, et qui sait, peut-être rejoindre l’entreprise par la suite.
Cette étape d’intégration demande beaucoup d’efforts à l’entreprise qui doit jongler entre l’administratif, la formation, le suivi, les échanges avec l’école, mais le jeu en vaut la chandelle. De plus, de nombreux outils RH permettent d’automatiser des tâches et de faciliter la gestion du onboarding. Et surtout, ça libère de la bande passante pour l’essentiel : l’humain.
Plateforme d’onboarding
La plateforme d’onboarding est sans aucun doute l’outil RH le plus indispensable pour accompagner l’arrivée d’un alternant, mais aussi d’un salarié par exemple. Elle permet de guider chaque étape, d’automatiser certaines tâches et d’éviter les outils. Avec une solution comme celle de Staff & Go vous pouvez notamment :
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Créer un parcours type pour les alternants au sens large que vous personnalisez ensuite selon le profil de chaque étudiant ;
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Automatiser l’envoi d’informations comme le mail de bienvenue, les vidéos de formation, les rappels de rendez-vous et réunions, etc.
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Partager les documents administratifs en toute sécurité pour digitaliser la signature des contrats par exemple.
Les RH définissent un parcours alternant type et peuvent le lancer d’un clic pour ne rien oublier. Cela permet de se consacrer sur les tâches à forte valeur ajoutée, et qui nécessitent des compétences humaines.
Vous voulez en savoir plus sur l’onboarding d’une nouvelle recrue ? Découvrez notre article 7 bonnes pratiques pour l’intégration d’un nouveau collaborateur à la rentrée.
KPI Dashboard pour tuteurs et managers
Mesurer, c’est se donner la possibilité d’améliorer. Avec un tableau de bord dédié aux managers et tuteurs, il est possible de visualiser concrètement la progression de l’alternant pour l’accompagner au mieux de manière personnalisée. Les points de blocages sont ainsi identifiés rapidement pour y apporter une réponse adaptée.
Plusieurs indicateurs de réussite permettent de s’assurer que l’onboarding d’un alternant est réussi dont :
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Le taux de complétion du parcours ;
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Le niveau d’autonomie atteint ;
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La participation aux formations et événements organisés en interne ;
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Les feedbacks de l’alternant (grâce aux points réguliers, mais aussi par le biais de questionnaires par exemple) ;
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La durée de rétention (l’alternant va au bout de son contrat).
Ces éléments permettent d’améliorer l’expérience de l’alternant en question, mais aussi d’ajuster le processus d’onboarding pour que les étudiants suivants bénéficient d’une expérience encore mieux ajustée.
Pour aller plus loin, découvrez notre kit onboarding !
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Article rédigé par
La Team Staff & Go
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