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Fiche de paie apprenti : comprendre et établir le bulletin de salaire en 2025

Embauche

29 juillet 2025

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Envie de transmettre ? D’apporter un vent de fraîcheur dans votre équipe ? L’apprentissage coche toutes les cases. L’apprenti est un professionnel en formation, alternant entre entreprise et centre (CFA).

Mais c’est surtout un salarié à part entière ! Avec une fiche de paie à établir chaque mois, soumise à des règles bien particulières. Grille de rémunération selon l’âge et l’année du contrat, exonérations spécifiques, mentions obligatoires, cas particuliers…

La fiche de paie de l’apprenti ne se prépare pas sur un coin de table ! Voici comment l’établir sans erreurs et sans migraine !

La fiche de paie d’un apprenti obéit à une grille de rémunération bien précise, liée à son âge et à son année de formation. En 2025, cette rémunération est exonérée de cotisations salariales jusqu’à 50 % du SMIC.

Fiche de paie apprenti : les mentions obligatoires à ne pas oublier

Pas de fiche de paie sans mentions obligatoires ! Pour tout apprenti en contrat d’apprentissage, le bulletin de paie doit comporter un socle d’informations précises. En cas d’oubli ? C’est l’employeur qui trinque : risque de contrôle, redressement ou litige à la clé. Alors autant sécuriser dès le départ.

Voici les éléments que votre fiche de paie d’apprenti doit impérativement inclure.

1. Identification de l’employeur

Nom ou dénomination sociale de l’entreprise
Adresse du siège
Numéro SIREN
Code APE
Convention collective applicable à l’entreprise

2. Identification de l’apprenti

Nom, prénom
Adresse
Intitulé du poste ou emploi occupé

3. Informations liées à la période de paie

Mois ou période de rémunération
Date effective de paiement
Congés payés
Heures travaillées

4. Éléments de rémunération

Salaire brut
Salaire net
Avantages en nature éventuels
Montant du salaire minimum conventionnel si supérieur au SMIC
Cotisations et contributions sociales obligatoires
Impôt sur le revenu prélevé à la source
Depuis le 1er juillet 2023 : affichage du montant net social

5. Mention légale obligatoire : “Conserver ce bulletin de paie sans limitation de durée”.

Quel salaire verser à vos apprentis en 2025 ?

Grille salaire d’un apprenti en 2025 : ce que vous devez verser, selon l’âge et l’année

Le salaire d’un apprenti dépend de deux critères : son âge et son année d’exécution du contrat d’apprentissage (article D6222-26 du Code du travail). Le pourcentage du SMIC (ou du salaire minimum conventionnel s’il est plus favorable) augmente à mesure que l’apprenti gagne en expérience… et en âge !

Pour vous aider à y voir clair, voici un tableau récapitulatif à garder sous le coude.

Âge de l’apprenti

Année du contrat

% du SMIC

Salaire brut mensuel 2025

16-17 ans

1ère

2ème

3ème

27 %

39 %

55 %

486,49 €

702,70 €

990,99 €

18-20 ans

1ère

2ème

3ème

43 %

51 %

67 %

774,77 €

918,92 €

1 207,21 €

21-25 ans

1ère

2ème

3ème

53 %

61 %

78 %

954,95 €

1 099,10 €

1 405,40 €

26 ans et plus

Toutes années

100 %

1 801,80 €

Ces taux doivent être appliqués au minimum. Rien ne vous empêche de faire mieux si vous le souhaitez (ou si votre convention collective l’exige) !

Les apprentis de moins de 16 ans (sous certaines conditions) perçoivent la même rémunération que les 16-17 ans (article D6222-27 du Code du travail).

Diplôme déjà en poche ? Pensez à la majoration du salaire de l’apprenti !

Votre apprenti a déjà un diplôme en poche et il enchaîne avec un autre… du même niveau ? Dans certains cas bien précis, vous devrez majorer sa rémunération de +15 points sur le pourcentage du SMIC normalement appliqué (article D6222-30 du Code du travail).

Pour que cette majoration s’applique, trois conditions doivent être réunies :

Le nouveau contrat d’apprentissage est conclu pour une durée d’un an maximum ;
Le diplôme ou titre préparé est de même niveau que celui déjà obtenu ;
La qualification visée est en lien direct avec la précédente.

Un exemple concret ?

Julien a obtenu un CAP cuisine en apprentissage l’année dernière. Pour se spécialiser davantage, il enchaîne sur un CAP pâtissier, toujours en alternance, sur une durée d’un an. Les deux diplômes sont de même niveau (niveau 3) et en lien direct.

Résultat : la majoration s’applique. Si, en première année et à 18 ans, Julien devait percevoir 43 % du SMIC, il touchera en réalité 58 %, soit 1 045,04 € brut par mois.

Apprenti et fiche de paie 2025 : zoom sur les exonérations et cotisations sociales

Quand on parle fiche de paie d’un apprenti, on pense souvent salaire brut et net. Mais côté employeur, l’un des gros avantages du contrat d’apprentissage réside dans le régime social ultra favorable appliqué à cette catégorie de salariés. En 2025, une réforme vient justement clarifier les règles. Zoom sur l’article L136-1-1 du Code de la sécurité sociale qui cadre tout ça !

Les contrats d’apprentissage signés à partir du 1er mars 2025 bénéficient d’un nouveau plafond d’exonération fixé à 50 % du SMIC brut mensuel en vigueur (soit 900,90 €).

Jusqu’à ce seuil : l’entreprise est exonérée de toutes les cotisations et contributions salariales, y compris la CSG-CRDS ;
Au-delà de ce seuil : les cotisations salariales classiques s’appliquent sur la partie excédentaire.

Exemple

Concrètement, si votre apprenti touche 774,77 € (43 % du SMIC), aucune cotisation salariale ne s’applique. Mais à partir de 1 100 €, la différence entre 900,90 € et 1 100 € sera soumise aux cotisations habituelles. Simple comme bonjour, non ?

Côté employeur, vous pouvez aussi bénéficier de la réduction générale des cotisations patronales (ex-“réduction Fillon”), selon les cas.

Tous ces avantages sociaux ne s’appliquent pas automatiquement : encore faut-il bien les déclarer dans la DSN (déclaration sociale nominative). Un bon logiciel SIRH facilite cette gestion… et vous évite bien des sueurs froides !

Nouveautés 2025 : ce qui change pour l’apprentissage

Depuis le 1er juillet 2025, plusieurs mesures impactent directement le financement et la gestion des contrats d’apprentissage : proratisation des financements, minoration pour les formations à distance, contribution employeur de 750 € pour les niveaux bac+3… Pas facile de suivre !

Pour y voir clair, Staff & Go a conçu une infographie récapitulative 100 % gratuite, à consulter en un clin d’œil. Un condensé visuel, simple et utile, pour anticiper les impacts RH dans votre entreprise.

Les variables à intégrer sur le bulletin de paie d’un apprenti

Le socle des mentions obligatoires ne suffit pas toujours à refléter la réalité du contrat d’apprentissage. Pour éviter les oublis (et les rappels URSSAF), pensez à intégrer les variables de paie spécifiques à l’alternance :

Avantages en nature

Logement, repas, véhicule mis à disposition… Ces avantages doivent être évalués en euros et ajoutés au salaire brut, avant calcul des cotisations. Ils ne sont pas exonérés.

Primes liées à l’alternance

Certaines conventions collectives prévoient des primes d’équipement, de transport, ou de présence en CFA. Vérifiez votre convention applicable.

Indemnités

Déplacement, repas hors domicile, frais professionnels remboursés : tout ce qui n’est pas une rémunération directe mais figure sur le bulletin doit être clairement identifié.

Montant net social

Depuis juillet 2023, le montant net social doit obligatoirement figurer sur la fiche de paie, y compris pour les apprentis. Il correspond au revenu pris en compte pour le calcul de certaines aides (comme la prime d’activité).

Heures et absences

Surtout en cas d’absence en CFA ou d’arrêt maladie : les absences doivent être déclarées et valorisées, même si l’apprenti est mensualisé.

Le bon réflexe ? Créez un modèle de fiche de paie apprenti adapté à votre secteur et mettez-le à jour dès qu’un changement légal ou conventionnel survient.

Contrat d’apprentissage ou contrat de professionnalisation : quelles différences sur la fiche de paie ?

Sur le papier, apprentissage et professionnalisation visent le même objectif : former en alternant école et entreprise. Mais dès qu’on plonge dans la fiche de paie ? C’est là que les chemins se séparent. Durée, rémunération, exonérations, public concerné… Les règles changent du tout au tout. Et pour vous, côté RH, mieux vaut avoir les bons repères que de bricoler à l’instinct.

Le contrat d’apprentissage, c’est du cadré, encadré, recadré : une grille de rémunération béton, des exonérations sociales ciblées, un régime fiscal allégé. Il s’adresse principalement aux jeunes en formation initiale, avec un cadre légal strict qui évite les surprises.

Le contrat de professionnalisation, lui, joue la carte de la flexibilité : plus de profils éligibles (jeunes adultes, demandeurs d’emploi, publics en reconversion…), des rémunérations souvent fixées par la convention collective et moins d’allègements côté charges.

Et comme une bonne comparaison vaut mieux qu’un long discours, voici votre tableau de survie RH :

Critère

Apprentissage

Professionnalisation

Public concerné

Jeunes de 16 à 29 ans (avec exceptions)

Jeunes jusqu’à 25 ans, demandeurs d’emploi sans limite d’âge, RSA, AAH, etc.

Durée du contrat

6 mois à 3 ans (4 ans si RQTH)

6 à 12 mois (jusqu’à 3 ans dans certains cas)

Rémunération

Pourcentage du SMIC selon âge et année (Code du travail)

Pourcentage du SMIC ou SMC (souvent fixé par la convention)

Exonérations sociales

Totales jusqu’à 50 % du SMIC (depuis 01/03/25)

Réduction générale des cotisations patronales

Régimes fiscal

Rémunération exonérée jusqu’à un SMIC annuel

Imposable dès le 1er euro

Comment ajuster la fiche de paie de l’apprenti en cas de changement ?

En apprentissage, le contrat peut évoluer… et la fiche de paie doit suivre. Trois situations classiques nécessitent un ajustement en cours de route.

Changement de tranche d’âge : quand augmenter le salaire ?

Un apprenti souffle ses bougies en cours de contrat (ex. : de 17 à 18 ans) ? La rémunération doit être revue dès le 1er jour du mois suivant son anniversaire (article D6222-31 du Code du travail). C’est une obligation légale, même si l’année de formation ne change pas.

Exemple

Un apprenti de 17 ans en 2ᵉ année payé 39 % du SMIC devra passer à 51 % dès le mois suivant ses 18 ans.

Redoublement ou échec à l’examen : quel impact sur la paie ?

Votre apprenti a raté son diplôme ? Pas de panique : le Code du travail prévoit la possibilité de prolonger l’apprentissage jusqu’à un an (article L6222-11). Et ce, soit en prolongeant le contrat existant, soit en signant un nouveau contrat, y compris avec un autre employeur.

Côté rémunération, la règle est claire : on ne repart pas de zéro. Pendant cette période de prolongation, le salaire minimum reste celui de la dernière année précédant l’échec (article D6222-28). Un apprenti en 3ᵉ année payé 78 % du SMIC ne repassera donc pas à 53 % si un nouveau contrat est signé pour redoubler. Tout le monde peut souffler !

Succession de contrats : maintien du salaire si diplôme obtenu

Un apprenti décroche son diplôme et signe dans la foulée un nouveau contrat d’apprentissage pour viser un niveau supérieur ? Bonne nouvelle : il ne repart pas de zéro côté salaire.

Selon l’article D6222-29 du Code du travail, la rémunération qu’il percevait en fin de contrat précédent doit être maintenue. Même s’il entame une nouvelle formation en première année, on conserve le niveau de rémunération acquis.

En clair : si votre apprenti touchait 61 % du SMIC en 2e année de BTS, et qu’il poursuit avec une licence pro, vous continuez à lui verser au moins ce même montant.

Les bons réflexes pour établir une fiche de paie pour apprenti sans se tromper

La fiche de paie d’un apprenti obéit à des règles bien spécifiques. Pour éviter les oublis, erreurs ou litiges, voici les indispensables à garder en tête :

Utilisez un logiciel de paie à jour capable de gérer les exonérations, les tranches d’âge et le net social.
Synchronisez votre SIRH comme Staff&Go avec votre logiciel de paie pour des bulletins sans erreurs.
Surveillez les évolutions légales et conventionnelles : un décret ou un avenant peut changer la donne d’un mois à l’autre.
Formez vos gestionnaires de paie aux subtilités du contrat d’apprentissage : grille de rémunération, exonérations, mentions obligatoires, DSN…
Conservez les bulletins sans limite de durée, et assurez-vous qu’ils soient bien intégrés à votre déclaration sociale nominative (DSN).
Téléchargez les fiches de paie et mettez-les à disposition de vos apprentis via un espace de stockage sécurisé et accessible à vie, comme un ECoffre Fort.

Un bon bulletin, c’est un bulletin complet, conforme… et sans mauvaise surprise pour l’entreprise ou l’apprenti.

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La fiche de paie de l’apprenti : un outil de fidélisation

La fiche de paie d’un apprenti ne se résume pas à une obligation comptable. C’est aussi un signal fort envoyé au jeune salarié. Et dans un contexte de tension sur les recrutements, valoriser correctement l’apprentissage, c’est aussi préparer l’avenir.

Beaucoup d’apprentis restent dans leur entreprise à l’issue du contrat… à condition d’avoir été considérés dès le départ !

L’essentiel à retenir

Quelles sont les mentions obligatoires sur une fiche de paie apprenti ?

La fiche de paie d’un apprenti doit inclure toutes les informations obligatoires prévues par le Code du travail : identification de l’entreprise, période de paie, salaire brut, cotisations, net social, fonction occupée, titre du poste, etc.

Comment se calcule la rémunération d’un apprenti ?

Elle dépend de l’année d’exécution du contrat et de l’âge de l’apprenti (moins de 18 ans, 18-20 ans, etc.). Des ajustements sont prévus à chaque anniversaire.

Quelles exonérations sociales sont prévues ?

Depuis mars 2025, les entreprises bénéficient d’une exonération totale de cotisations sociales jusqu’à 50 % du SMIC. Pour en profiter, veillez à bien effectuer votre déclaration sociale nominative (DSN) avec les bons codes.

Comment sécuriser la gestion de la paie des apprentis ?

Utiliser un logiciel RH ou un outil de gestion de la paie adapté (comme Staff&Go) est recommandé pour générer des fiches de paie fiables, automatiser la DSN et suivre chaque salarié en ligne.

Article rédigé par

La Team Staff & Go

Alice, Claire, Ecenya, Lucie ou encore Benjamin : derrière chaque article, notre équipe rédactionnelle met son expertise au service de vos enjeux RH, avec des contenus pensés pour vous accompagner au quotidien.

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