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L’entretien professionnel est un rendez-vous obligatoire qui est organisé entre managers et salariés tous les deux ans. Cet échange peut véritablement se transformer en opportunité RH s’il est bien préparé et tout commence par la première étape : la convocation.
Dans cet article, nous vous guidons pas à pas pour que cette simple formalité apparente respecte le cadre légal en vigueur et vous permette d’aborder l’entretien professionnel de la meilleure façon possible. Nous vous livrons aussi quelques astuces organisationnelles pour préparer au mieux ce rendez-vous.
Cadre légal et obligations liées à la convocation
L’entretien professionnel est à ne pas confondre avec l’entretien annuel, organisé quand l’entreprise souhaite faire le point sur les objectifs. L’entretien professionnel, en revanche, est une obligation encadrée par l’article L6315-1 du Code du travail. Oui, on sait : parler d’articles de loi, ça ne fait pas rêver… mais promis, on va rendre ça digeste !
Ce rendez-vous est dédié à l’évolution professionnelle du salarié au sein de l’entreprise. Il aborde différents points comme les compétences, les qualifications, les formations ou encore les perspectives d’emploi. L’employeur doit organiser ces entretiens tous les 2 ans et faire un bilan récapitulatif tous les 6 ans. Concrètement : une salariée revient d’un congé maternité ? Un collaborateur sort d’un arrêt longue maladie ? Dans ces cas précis, vous devez prévoir un entretien professionnel.
Attention : à partir du 1er octobre 2026, l’entretien professionnel devient l’entretien de parcours professionnel !
Il se fera :
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Dès la première année d’arrivée du collaborateur
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Tous les 4 ans,
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Avec un état des lieux tous les 8 ans
- Bon à savoir
Si l’entretien ne respecte pas ses obligations en matière d’entretien professionnel et de formation, l’employeur peut avoir à verser un abondement correctif de 3000 euros sur le compte CPF du salarié.
Transformez vos entretiens professionnels en vrais moments productifs !
Grâce à nos fiches pratiques, accompagnez salariés et managers pour ne rien oublier, rester conforme et tirer le meilleur de chaque échange.
Pourquoi la convocation est-elle obligatoire ?
La convocation n’est pas un simple détail : elle est indispensable pour prouver que l’entretien a bien été planifié. Elle sert à prouver que l’employeur a bien convoqué le salarié de manière officielle à ce rendez-vous. Plus qu’un simple rendez-vous donné à l’oral, il y a ici une preuve concrète.
Contenu obligatoire d’une convocation
La loi n’impose pas de format spécifique pour la convocation à l’entretien professionnel. C’est donc à l’entreprise de faire preuve de bon sens.
Notre conseil
Préférez le format écrit par email, lettre interne, LRAR ou remise contre signature pour choisir un format avec une traçabilité. Ainsi, en cas de litige, vous serez en mesure de prouver que le salarié a bien été convoqué.
Vos convocations sont-elles bien reçues ?
Avec Staff & Go, vous envoyez uniquement aux collaborateurs concernés, avec accusé de réception. Chaque message est archivé dans le e‑coffre : en cas de litige, vous êtes couvert. Pas d’erreur, pas de stress, que du temps gagné.
Pour vous assurer que tout soit clair pour le salarié, vous pouvez faire apparaitre les éléments suivants :
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L’objet : notez bien dans l’objectif « Convocation à l’entretien professionnel » pour que l’employé sache tout de suite de quoi il retourne.
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La date et l’heure : proposez un jour et un horaire sur le temps de travail bien sûr.
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Le lieu : précisez l’adresse et l’endroit (par exemple : bureau du DRH), s’il s’agit d’un rendez-vous en visio, donnez le lien de ce dernier.
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L’identité de la personne qui conduit l’entretien (par exemple : Mme X, responsable des Ressources Humaines).
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Un rappel sur l’objectif de ce type d’entretien, son déroulement et s’il y a lieu, les documents à préparer.
Formalisme et délai recommandé
Comme évoqué précédemment, la loi ne fixe ni modèle, ni délai. C’est donc à vous de faire preuve de bon sens pour convoquer le salarié. Préférez le format écrit pour sa traçabilité, cela reste la meilleure garantie en cas de contrôle. Idéalement, envoyez la convocation 7 à 15 jours avant l’entretien. Assez tôt pour que le salarié puisse se préparer, mais pas trop longtemps à l’avance pour éviter l’oubli.
- Erreurs fréquentes :
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Oublier de préciser le lieu : d’accord vous êtes tous deux dans le même bâtiment, mais n’oubliez pas de dire où aura lieu cet échange.
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L’envoi en dernière minute ou trop en avance : vous risquez l’acte manqué.
Modèles de lettres de convocation
La convocation est simple à rédiger : quelques infos clés suffisent pour qu’elle soit claire et conforme. Il doit cependant cocher certaines cases pour remplir son rôle. Ce document doit livrer les infos pratiques concernant le rendez-vous, montrer le caractère sérieux de cet échange, tout en rassurant le salarié sur l’objet de cet échange, car ce n’est pas une évaluation.
Modèle classique inspiré de la pratique RH
Voici un exemple concret de convocation à un entretien professionnel qui peut être utilisé, quel que soit le secteur d’activité de l’entreprise :
Exemple
Objet : Convocation à l’entretien professionnel
Madame/Monsieur [Nom],
Vous êtes convié(e) à votre entretien professionnel qui se tiendra le [date] à [heure], au [lieu]. Cet échange prévu par l’article L6315-1 du Code du travail a pour objectif de faire le point sur votre parcours professionnel, vos compétences, vos perspectives d’évolution et vos besoins en matière de formation.
L’entretien sera conduit par [Nom], [fonction].
Merci de venir avec vos éventuelles propositions ou souhaits de développement.
[Signature de l’employeur]
Modèles administratifs ou territoriaux
Pour les services de la fonction publique, des modèles types de convocations sont proposés par les DREETS, les centres de gestion (CDG) ou encore certaines DRH ministérielles. L’avantage ? Ils garantissent la conformité avec la réglementation applicable au secteur. Il peut donc être pertinent de s’en inspirer, même dans le privé.
Trame moderne intégrant QVCT et développement
Plutôt que de souligner le caractère obligatoire de cet entretien. De plus en plus d’entreprises choisissent de rédiger des convocations plus engageantes en valorisant le bien-être ou encore les aspirations du salarié. Cette formulation plus humaine a pour but de donner envie au salarié de venir à cet entretien :
Exemple
Objet : Convocation à l’entretien professionnel
Bonjour [Prénom],
Vous êtes convié(e) à votre entretien professionnel qui se tiendra le [date] à [heure], au [lieu]. Cet échange prévu par l’article L6315-1 du Code du travail est une belle occasion de discuter de votre parcours professionnel, vos compétences, vos perspectives d’évolution, vos besoins en matière de formation, votre bien-être au travail ou encore de votre équilibre vie pro/vie perso.
Ensemble, nous pourrons ainsi identifier des pistes de développement et envisager au mieux votre évolution au sein de l’entreprise.
[Signature de l’employeur]
Avec le module Entretien de Staff & Go, respectez facilement vos obligations légales : créez des modèles personnalisables, préparez vos entretiens en masse, suivez-les simplement, signez électroniquement et archivez vos documents en toute sécurité.
Déclencheurs et périodicité de l’entretien professionnel
En ce qui concerne la périodicité de l’entretien professionnel, la loi fixe un cadre à respecter. Pas question donc d’organiser ce rendez-vous quand vous en aurez le temps, vous devez respecter un rythme précis.
Concrètement, l’entretien professionnel a lieu tous les deux ans. À cela s’ajoute un bilan récapitulatif tous les 6 ans pour vérifier les points suivants :
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La tenue des entretiens tous les 2 ans ;
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La mise en place d’au moins une formation non obligatoire ;
-
La traçabilité des parcours et compétences.
Après quelles absences faut-il convoquer ?
À la suite de certaines périodes d’absence, l’entreprise doit organiser un entretien professionnel. Il est de mise dans les cas suivants :
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Congé maternité,
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Congé parental partiel ou total ;
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Congé proche aidant ;
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Congé adoption ;
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Congé sabbatique ;
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Période de mobilité volontaire sécurisée ;
-
Arrêt longue maladie ;
-
Retour après un mandat syndical.
L’entretien à la demande du salarié
- À noter
Le salarié peut prendre l’initiative et demander son entretien professionnel.
Que se passe-t-il si l’entretien professionnel n’est pas réalisé ?
Oublier une convocation ou repousser l’entretien « à plus tard », ce n’est pas seulement négliger une obligation légale. C’est aussi vous exposer à des sanctions et toucher l’image de l’entreprise.
Que risque l’entreprise en cas d’oubli ?
Les conséquences légales pour une entreprise sont clairement établies :
Pour une entreprise de 50 salariés et plus, si au bout de 6 ans le salarié n’a pas bénéficié des entretiens obligatoires et d’une formation non obligatoire, l’entreprise doit verser un abondement correctif de 3000 euros au CPF du salarié.
Et si l’inspection du travail arrive en contrôle et que l’entreprise ne peut pas fournir des preuves de convocation ou des comptes rendus, cela est considéré comme un manquement à ses obligations.
L'astuce RH
Avec un SIRH comme Staff & Go, conservez une trace écrite de tous vos entretiens, signez-les électroniquement et archivez-les dans la GED employeur. Résultat : plus de litiges, une conformité assurée et des RH sereines.
Enjeux RH et réputationnels
Une absence d’entretien professionnel, ce n’est pas seulement un problème de conformité, cela a aussi des conséquences notables sur le bien-être de l’entreprise :
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Perte de motivation ou de confiance du salarié ;
-
Risques de désengagement ou de rupture contractuelle.
La convocation à l’ère du numérique
Fini le temps où l’on devait imprimer les convocations pour les envoyer afin que le cachet de La Poste fasse foi. Aujourd’hui, il existe des moyens fiables et traçables d’envoyer une convocation.
Automatisation des campagnes d’entretiens professionnels
Avec les bons outils, vous n’avez plus à jongler entre Excel et Post-it pour planifier vos entretiens et l’envoi de vos convocations. Vous pouvez créer des campagnes d’entretien et les répliquer pour un lancement tous les deux ans. Les convocations sont ainsi envoyées automatiquement ainsi que des rappels.
Archivage sécurisé et traçabilité complète
Une fois la convocation envoyée, vous devez l’archiver pour disposer d’une preuve en cas de contrôle. Veillez à ce qu’elle comporte toujours :
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Une signature électronique ;
-
Un horodatage.
Stockez les documents liés à cet entretien dans un coffre-fort numérique sécurisé.
Intégration au pilotage RH global
Le pilotage d’une telle campagne génère des données qui peuvent être utiles pour l’organisation des suivantes. Vous pouvez notamment exploiter les données pour nourrir les bilans sociaux et le reporting RH.
Envoi de la convocation via une plateforme RH
Envoyer une convocation via un outil RH comme celui proposé par Staff & Go permet de respecter les points précédemment évoqués. La convocation est envoyée via intranet pour que le salarié y accède depuis son espace sécurisé. Elle est ainsi datée puis stockée dans un coffre-fort numérique pour rester consultable. Un accusé de réception peut aussi être déclenché pour prouver la bonne réception du courrier numérique.
Préparation collaborative entre salarié et manager
Préparer l’entretien professionnel en amont, c’est la garantie d’éviter les échanges superficiels et de le transformer en véritable levier de développement. Les deux parties doivent donc se préparer en avance pour être efficace le jour J. Cela passe notamment par :
- La trame d’entretien partagée en amont : avec rappel des objectifs de l’entretien, les thèmes qui seront abordés et un espace pour exprimer ses idées et attentes.
- Des modules préparatoires intégrés : il vous suffit de fournir une liste de questions préparatoires pour entrainer une réflexion chez le salarié et lui laisser le temps de se forger un avis.
Pourquoi c’est important ?
Cette préparation en collaboration permet un entretien plus structuré, centré sur les objectifs individuels et collectifs. Il devient une véritable conversation stratégique.
Convocation à l’entretien professionnel : ce qu’il faut retenir
Si de prime abord on peut l’imaginer comme une simple formalité administrative, la convocation à l’entretien professionnel concentre en fait plusieurs enjeux stratégiques. En fait, la convocation à l’entretien professionnel est :
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Un impératif légal : elle doit être réalisée tous les 2 ans avec un bilan tous les 6 ans. Attention dès octobre 2026, elle devra être réalisé à l’année d’embauche du salarié, tous les 4 ans et un états des lieux tous les 8 ans.
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Un outil de développement : elle aborde des points clés comme les compétences, les formations, les perspectives d’évolution ou encore les conditions de travail.
-
Une question de méthode : elle doit être claire, transmise dans les bons délais et de la bonne manière.
-
Une opportunité RH : elle peut véritablement devenir un levier d’engagement, notamment en intégrant les questions du bien-être au travail.
-
Un processus digitalisé : des solutions et outils digitaux existent aujourd’hui pour automatiser le processus en amont de l’entretien professionnel, dont l’envoi de la convocation.
La convocation, ce n’est donc pas que « le courrier qui fixe la date », il peut être bien plus que ça s’il est bien préparé.
FAQ - Ce qu'il faut retenir
Pourquoi envoyer une convocation pour un entretien professionnel ?
L’entretien professionnel est une obligation légale. Cet échange doit donc faire l’objet d’une convocation de manière officielle pour informer le salarié, mais aussi garder une preuve.
Quelles sont les conditions nécessaires pour une convocation conforme ?
La convocation doit délivrer plusieurs informations telles que la date et l’heure, le lieu, l’objet, l’identité de la personne qui conduira l’entretien, un rappel sur l’objectif.
Quand a lieu l’entretien professionnel ?
L’entretien professionnel a lieu tous les deux ans. Un bilan est également effectué tous les 6 ans. Il peut aussi être organisé suite à une longue période d’absence comme un congé maternité, congé maladie, etc.
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Article rédigé par
La Team Staff & Go
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