Barème des frais kilométriques en 2026

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Un commercial qui se déplace chez un client, un technicien qui intervient sur plusieurs sites, un salarié qui utilise sa voiture personnelle pour une mission… et la question tombe : comment rembourser correctement ces déplacements ? C’est là qu’intervient le barème kilométrique. 

Ce tableau publié par l’administration fiscale permet de calculer facilement les indemnités kilométriques tout en restant exonéré de cotisations sociales. Mais entre les tranches kilométriques, les formules un peu mystérieuses et les règles URSSAF, on peut vite s’y perdre. 

Pas de panique ! On vous explique comment fonctionne le barème de frais kilométriques 2026, comment l’utiliser concrètement… et surtout comment éviter les erreurs qui font grimacer les contrôleurs URSSAF.

Le barème kilométrique permet de rembourser les déplacements professionnels des salariés utilisant leur véhicule personnel. Pour rester exonérées de cotisations sociales, les indemnités versées doivent respecter le barème fiscal officiel et être justifiées par des déplacements réellement professionnels.

Comprendre les fondements du barème de frais kilométriques 2026

Définition et objectifs du barème de frais kilométriques

Commençons par la base. Le barème kilométrique est un dispositif publié chaque année par l’administration fiscale pour évaluer les frais liés à l’utilisation d’un véhicule personnel dans le cadre professionnel. Autrement dit, lorsqu’un salarié utilise sa propre voiture, moto ou scooter pour travailler, l’entreprise peut lui verser une indemnité destinée à compenser les coûts liés à cette utilisation. Et ces coûts sont nombreux, donc le tarif peut vite atteindre des records.

Car oui, conduire pour le travail ne signifie pas seulement consommer du carburant. Le barème kilométrique intègre déjà une grande partie des dépenses associées à l’usage d’un véhicule :

  • le carburant (ou l’électricité pour les véhicules électriques)
  • l’entretien et les réparations
  • l’assurance
  • l’usure des pneus
  • la dépréciation du véhicule

En clair : tout ce qui concerne l’usage du véhicule est déjà compris dans le barème.

C’est justement ce qui fait sa force. Concrètement, le barème kilométrique permet de calculer une indemnité forfaitaire à partir d’un tarif par kilomètre parcouru. Ce tarif dépend de plusieurs éléments : la puissance du véhicule, la distance parcourue dans l’année et le type de véhicule utilisé (automobiles, motocyclettes ou cyclomoteurs).

Ce mécanisme évite d’avoir à détailler chaque dépense réelle (carburant, entretien, assurance), tout en permettant une déduction fiscale optimisée pour la société.

Barème de frais kilométriques 2026 : tableau officiel et taux à connaître

Le barème de frais kilométriques 2026 repose sur trois critères principaux :

  • le type de véhicule utilisé
  • la puissance fiscale du véhicule (en chevaux fiscaux)
  • le nombre total de kilomètres parcourus dans l’année à titre professionnel

Barème kilométrique voitures

Pour les voitures particulières, le barème est structuré en trois tranches de distance. Le barème kilométrique applicable aux automobiles repose sur un système de taux progressifs, qui évoluent en fonction du nombre de kilomètres effectués dans l’année. Plus la distance parcourue est importante, plus le calcul intègre une part fixe liée à l’usure du véhicule.

Voici le tableau du barème kilométrique 2025 pour véhicules thermiques en attendant la publication du barème kilométrique 2026.

Puissance fiscale Jusqu’à 5 000 km 5 001 à 20 000 km Au-delà de 20 000 km
3 CV et moins d × 0,529 (d × 0,316) + 1 065 d × 0,370
4 CV d × 0,606 (d × 0,340) + 1 330 d × 0,407
5 CV d × 0,636 (d × 0,357) + 1 395 d × 0,427
6 CV d × 0,665 (d × 0,374) + 1 457 d × 0,447
7 CV et plus d × 0,697 (d × 0,394) + 1 515 d × 0,470

Et la valeur “d” ? C’est tout simplement le nombre total de kilomètres parcourus dans l’année pour des déplacements professionnels !

Et bonne nouvelle pour les conducteurs de véhicules électriques : une majoration de 20 % est appliquée au montant des indemnités kilométriques. Cette majoration vise à encourager l’usage de véhicules électriques dans le cadre du travail, tout en tenant compte de leurs spécificités en matière de dépenses.

Barème kilométrique motos (plus de 50 cm³)

Puissance fiscale Jusqu’à 3 000 km 3 001 à 6 000 km Au-delà de 6 000 km
1 à 2 CV d × 0,395 (d × 0,099) + 891 d × 0,248
3 à 5 CV d × 0,468 (d × 0,082) + 1 158 d × 0,275
Plus de 5 CV d × 0,606 (d × 0,079) + 1 583 d × 0,343

Barème kilométrique cyclomoteurs (moins de 50 cm³)

Kilométrage annuel Indemnité
Jusqu’à 3 000 km d × 0,315
3 001 à 6 000 km (d × 0,079) + 711
Au-delà de 6 000 km d × 0,198

Comment lire le tableau kilométrique 2026 ?

Pour calculer une indemnité kilométrique, il suffit de suivre trois étapes :

  1. Identifier la puissance fiscale du véhicule (indiquée sur la carte grise).
  2. Calculer le nombre total de kilomètres professionnels parcourus sur l’année.
  3. Appliquer la formule correspondant à la tranche kilométrique.

Exemple

Un salarié utilise une voiture 4 CV pour ses déplacements professionnels et parcourt 3 000 km dans l’année. Son kilométrage se situe dans la tranche jusqu’à 5 000 km.

La formule à appliquer est donc : d × 0,606

Calcul : 3 000 × 0,606 = 1 818 €

L’entreprise peut donc rembourser 1 818 € au salarié, sans cotisations sociales, si les déplacements sont justifiés.

Et quand le kilométrage augmente (au-delà de 5001 km au kilométrage), la formule inclut un montant fixe à ajouter. L’objectif : mieux couvrir l’usure du véhicule liée à une utilisation plus intensive.

Utilisation pratique du barème 2026 : nos conseils pratiques

Comment justifier ses frais kilométriques ?

Parlons d’un sujet sensible : les justificatifs. Parce qu’en matière de frais professionnels, la règle est simple : pas de justificatif = risque de requalification en salaire.

Chaque note de frais doit donc préciser :

  • la date du déplacement
  • le lieu de départ et d’arrivée
  • le motif professionnel
  • le nombre de kilomètres parcourus
  • le véhicule personnel utilisé

Et ce n’est pas tout : ces justificatifs doivent être conservés pendant au moins 3 ans, afin de pouvoir être présentés en cas de contrôle de l’administration fiscale ou de l’URSSAF. En cas de contrôle, l’entreprise doit être en mesure de justifier chaque kilomètre parcouru, ainsi que le lien avec l’activité professionnelle, afin de sécuriser la déduction des frais réels.

Oui, cela demande un peu d’organisation. Mais c’est souvent ce qui fait la différence lors d’un contrôle… (et c’est nettement plus simple quand tout est centralisé dans un outil RH ou un e-coffre) !

Comment suivre le kilométrage ?

Soyons honnêtes : suivre ses déplacements dans un carnet de route papier, ce n’est plus vraiment la méthode préférée des équipes RH.

Aujourd’hui, de nombreux outils permettent d’automatiser ce suivi. C’est le cas des applications mobiles de suivi GPS, des logiciels de notes de frais ou des outils RH intégrant directement le calcul des indemnités kilométriques.

Ces solutions permettent notamment :

  • d’enregistrer automatiquement les trajets
  • de calculer les indemnités selon le barème officiel
  • de conserver un historique précis des déplacements

Résultat : moins d’erreurs, moins de calculs manuels… et des notes de frais beaucoup plus faciles à vérifier. D’un point de vue comptable, une bonne gestion des frais kilométriques permet de mieux suivre les dépenses de l’entreprise, d’optimiser les déclarations et d’éviter les erreurs lors du calcul des indemnités.

Frais kilométriques 2026 : les erreurs à éviter à tout prix côté RH

Si les indemnités kilométriques sont régulièrement contrôlées par l’URSSAF, ce n’est pas un hasard. Certaines erreurs reviennent très souvent dans les entreprises… et elles peuvent coûter cher.

Erreur fréquente Pourquoi c’est un problème
Calculer les frais mois par mois Le barème doit être appliqué sur le kilométrage annuel, et non sur un calcul mensuel.
Ajouter le carburant en plus du barème Le carburant est déjà inclus dans le calcul forfaitaire. Il ne doit donc pas être remboursé séparément.
Se tromper de tranche kilométrique Une erreur de tranche ou de coefficient peut modifier fortement le montant des indemnités.
Verser des indemnités à un salarié disposant d’un véhicule de fonction Dans ce cas, les frais sont déjà pris en charge par l’employeur. Les indemnités kilométriques ne s’appliquent donc pas.

Heureusement, avec un SIRH intégrant la gestion des notes de frais, vous réduisez les erreurs potentielles !

FAQ - Ce qu'il faut retenir

Le barème kilométrique est généralement publié chaque année par l’administration fiscale. En attendant la publication officielle du barème 2026 (en général au cours du mois d’avril), les entreprises utilisent souvent les montants appliqués l’année précédente comme référence.

Le calcul des indemnités kilométriques repose sur plusieurs critères : la puissance du véhicule, le nombre de kilomètres parcourus, la distance et le barème applicable. Il s’agit d’appliquer un tarif par kilomètre avec un taux variable selon les barèmes et le type de véhicules (automobiles, motocyclettes ou cyclomoteurs). Pour les conducteurs d’un véhicule électrique, une majoration de 20 % s’applique au montant des indemnités kilométriques ! De quoi booster les barèmes.

Le barème inclut déjà le carburant, l’entretien, l’assurance, l’usure des pneus et la dépréciation du véhicule. Les seuls frais pouvant être ajoutés sont généralement les péages et les frais de stationnement, sur justificatifs.

En principe, les indemnités kilométriques concernent uniquement les déplacements réalisés dans l’intérêt direct de l’entreprise, comme les rendez-vous clients ou les déplacements inter-sites.

Mais côté salarié, les trajets entre le domicile et le lieu de travail peuvent être pris en compte dans le cadre de la déduction des frais réels lors de la déclaration pour le calcul de l’impôt sur le revenu.

Oui. L’entreprise doit pouvoir prouver la réalité des déplacements professionnels : date, trajet, motif et nombre de kilomètres. Les justificatifs doivent être conservés plusieurs années

Article rédigé par

La Team Staff & Go

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Alice, Claire, Ecenya, Lucie ou encore Benjamin : derrière chaque article, notre équipe rédactionnelle met son expertise au service de vos enjeux RH, avec des contenus pensés pour vous accompagner au quotidien.

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