Et ici, mieux vaut ne pas prendre le sujet à la légère. Car l’ASP peut contrôler les données via la DSN et demander le remboursement des aides si les engagements ne sont finalement pas respectés.
Quelles conditions pour le maître d’apprentissage ?
Pour qu’un contrat d’apprentissage soit valide, l’entreprise doit également désigner un maître d’apprentissage.
Son rôle ? Accompagner l’alternant tout au long de son parcours, assurer sa formation pratique en entreprise et faire le lien avec le centre de formation des apprentis (CFA).
Le maître d’apprentissage doit :
- être salarié de l’entreprise, employeur ou conjoint collaborateur (article L6223-8-1 du Code du travail) ;
- disposer des compétences professionnelles nécessaires ;
- et justifier d’une expérience ou d’un diplôme suffisant en lien avec la certification préparée.
Comment percevoir l’aide à l’embauche d’un apprenti ?
Transmettre le contrat d’apprentissage à l’OPCO compétent
Première étape : envoyer le contrat d’apprentissage à l’OPCO (Opérateur de compétences) dont dépend l’entreprise.
Le dépôt doit être effectué au plus tard dans les 6 mois suivant la date de conclusion du contrat. Selon les OPCO, la transmission se fait directement en ligne ou via un dépôt dématérialisé.
Sans ce dépôt, impossible de déclencher l’aide.
Petit conseil RH : mieux vaut éviter d’attendre le dernier moment. Un contrat incomplet ou un document manquant peut vite retarder toute la chaîne de traitement. Mieux vaut centraliser dès le départ les documents, étapes administratives et informations liées à l’arrivée de l’apprenti dans un logiciel d’onboarding.
Vérification du dossier et transmission à l’ASP
Une fois le contrat reçu :
- l’OPCO vérifie sa conformité ;
- puis le transmet au ministère chargé de la formation professionnelle ;
- le ministère transmet ensuite les informations à l’ASP (Agence de services et de paiement).
C’est cette transmission qui permet d’activer l’aide à l’embauche.
Pour les entreprises de moins de 250 salariés, cette étape vaut directement décision d’attribution.
Activer le suivi des versements de l’aide
L’ASP gère ensuite le versement mensuel de l’aide. Pour suivre les paiements, l’employeur peut utiliser la plateforme SYLAé.
C’est ici que les entreprises peuvent :
- suivre les versements ;
- vérifier les montants ;
- signaler certaines anomalies ;
- ou transmettre des justificatifs complémentaires si besoin.
Et oui, mieux vaut jeter un œil régulièrement aux paiements. Personne n’a envie de découvrir trois mois plus tard qu’un versement a été suspendu.
Transmettre la DSN chaque mois pour conserver l’aide
C’est LE point à ne surtout pas oublier.
L’aide est versée chaque mois uniquement si l’entreprise transmet correctement la DSN (Déclaration Sociale Nominative).
En l’absence de DSN, l’ASP suspend automatiquement les paiements.
Autrement dit : contrat validé ou non, sans DSN à jour, pas d’aide.
Vérifier les versements et anticiper les cas de suspension de l’aide
Certaines situations peuvent réduire ou stopper les versements :
- rupture anticipée du contrat ;
- suspension du contrat sans rémunération ;
- erreur dans la DSN ;
- non-respect des engagements pour les entreprises de 250 salariés et plus.
