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Boostez vos performances RH avec un logiciel RH 100% modulable
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L’arrivée d’un nouveau collaborateur est un moment décisif pour toute entreprise, où tout se joue très vite. Et dans un contexte où les talents sont volatils, les attentes candidat élevées, les RH sur tous les fronts et les équipes sous pression, l’onboarding ne peut plus se faire au feeling.
Entre recrutement tendu, charge administrative et enjeux de fidélisation, il est temps de structurer ce processus. Objectif : embarquer chaque nouvelle recrue dans les meilleures conditions, dès la promesse d’embauche. Et pour ça, l’automatisation de l’onboarding change la donne.
- À noter
Un onboarding digitalisé, structuré et automatisé améliore l’engagement, réduit les erreurs et fait gagner un temps précieux aux RH. Pour embarquer vos nouvelles recrues dans les meilleures conditions, misez sur un logiciel d’intégration sécurisé, personnalisable et modulable.
Les enjeux d’un onboarding RH bien pensé
Onboarding RH : c’est quoi exactement ?
Encore un anglicisme à ajouter à la collection RH ? Absolument. Mais promis, celui-ci vaut le détour. Le terme onboarding vient tout droit du vocabulaire de l’aviation américaine : « to board » signifie littéralement « monter à bord ». À l’origine, il s’agissait d’embarquer un passager à bord d’un avion. Dans notre jargon RH, il désigne désormais l’embarquement d’un nouveau collaborateur dans l’entreprise.
Et comme souvent dans notre métier, ce joli mot anglais en cache un processus autrement plus complexe qu’il n’y paraît.
L’onboarding RH, ce n’est pas juste un café-croissant avec l’équipe le jour de son arrivée. C’est l’ensemble des étapes qui permettent à un nouveau salarié de prendre sa place, de comprendre la culture d’entreprise, ses valeurs, de monter en compétences… et de s’engager durablement. Il commence dès la promesse d’embauche (oui, bien avant le jour J) et se poursuit jusqu’à la fin de la période d’essai, voire au-delà.
C’est un moment charnière, à ne surtout pas improviser. Car les premières impressions laissent des traces, bonnes ou mauvaises.
Un onboarding bien pensé, c’est :
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Une intégration progressive, structurée, balisée des talents ;
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Des outils, infos et repères accessibles dès l’embauche du candidat ;
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Et surtout, une relation de confiance avec les équipes qui se construit dès les premiers échanges.
Pourquoi l’onboarding est devenu stratégique pour l’entreprise ?
Il fut un temps où l’intégration, c’était un recrutement, une chaise prête, un badge activé et basta. Ce temps-là est révolu.
Aujourd’hui, l’onboarding, c’est un vrai levier stratégique pour toutes les entreprises qui veulent attirer et fidéliser leurs talents. Pourquoi ? Parce qu’un recrutement réussi ne s’arrête pas à la signature du contrat. Tout se joue dans les premières semaines, voire les premiers jours. C’est là que la mayonnaise prend… ou pas.
Bref, accueillir un nouveau collaborateur, c’est bien plus que lui souhaiter la bienvenue. C’est :
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Renforcer l’engagement et l’adhésion à la culture d’entreprise dès le départ ;
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Réduire le taux de turnover ;
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Optimiser la performance.
C’est aussi un outil de marque employeur redoutable. Un salarié bien accueilli, c’est un ambassadeur en puissance. Un salarié perdu dans les méandres de procédures floues ? C’est une mauvaise pub dont on préfère se passer.
Moralité : en 2025, l’onboarding ne se fait plus au bon vouloir de chaque manager. Il s’anticipe, se structure… et s’automatise (mais ça, on en reparle juste après).
Ce que coûte un onboarding manuel : erreurs, lenteur et frustration
Vous le vivez peut-être encore : les mails qui se croisent sans réponse, le matériel pas prêt à temps, le badge oublié, le contrat imprimé trois fois… Bienvenue dans l’onboarding old school, version papier et stress.
Le problème avec un onboarding manuel, ce n’est pas juste qu’il est chronophage. C’est qu’il est source d’erreurs, de retards et de frustrations, aussi bien pour le RH que pour le nouveau salarié.
Côté RH :
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Des tâches à faible valeur ajoutée qui s’empilent ;
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Des relances à la main, des oublis inévitables ;
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Une charge mentale inutile et des process qui s’enlisent.
Côté collaborateur :
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Une arrivée floue, voire anxiogène ;
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L’impression d’être « pas vraiment attendu » ;
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Une motivation qui s’érode dès le départ.
Et les conséquences sont bien réelles. Quelques chiffres sont assez parlants :
- 1 salarié sur 5 embauché en CDI quitte l’entreprise avant la fin de sa période d’essai (selon les chiffres du premier trimestre 2025 de la DARES) ;
- 80 % des collaborateurs savent dès les 6 premiers mois s’ils vont rester ou non ;
- Et un onboarding raté coûterait en moyenne plus de 7000 € à l’entreprise.
Moralité : un onboarding mal ficelé n’est pas qu’un détail logistique. C’est un risque RH majeur, pour vos équipes, votre budget et votre image employeur.
Pourquoi automatiser le processus d’onboarding RH ?
Fini les tâches redondantes : place à l’automatisation RH
Vous avez vraiment signé pour envoyer dix fois le même mail de bienvenue ? Relancer trois fois pour un RIB ? Scanner un contrat en urgence à 18 h la veille d’une arrivée ? Non ? Alors bienvenue dans l’ère de l’automatisation.
Avec un bon logiciel RH, toutes ces micro-tâches chronophages (saisie d’infos, envois de documents, relances, rappels…) peuvent être programmées une bonne fois pour toutes. Résultat : plus besoin de courir après les infos ou de jongler entre Excel, Outlook et votre scanner.
Avec un outil comme Staff & Go, plus besoin de saisir les mêmes infos trois fois dans trois outils différents. Un seul clic et tout s’enchaîne : documents générés automatiquement, signatures électroniques déclenchées, accès collaborateurs créés, rappels envoyés. Bref, vous pilotez, le logiciel exécute. Et sans se tromper.
Le tout avec un paramétrage ultra souple, adapté à votre organisation.
Optimisez vos processus RH avec Staff & Go
Un onboarding plus fluide pour une meilleure expérience collaborateur
Premiers jours, premières impressions. Et on n’a pas deux fois l’occasion de faire bonne impression.
Un onboarding digitalisé, c’est un parcours clair, structuré, accessible, où chaque nouveau collaborateur sait où il met les pieds :
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Accès à son espace personnel avant même le jour J ;
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Bienvenue personnalisée (et pourquoi pas une petite vidéo sympa ?) ;
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Contrat signé en ligne, planning d’intégration consultable à tout moment, livret d’accueil interactif ;
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Checklist d’arrivée ;
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Infos pratiques et liens vers les modules de formation accessibles en quelques clics.
Résultat : votre nouvelle recrue se sent attendue, considérée, accompagnée. Fini l’arrivée dans le flou total ou l’ordinateur à moitié configuré. Et ça change tout. Moins de stress, plus d’autonomie et une impression de sérieux dès le départ. De quoi donner envie de rester !
Des gains de temps concrets pour les RH et les managers
Derrière un onboarding manuel, il y a souvent une équipe RH débordée et un manager un peu désarmé.
Automatiser le processus d’onboarding, ce n’est pas déshumaniser. C’est organiser intelligemment. Avec Staff & Go, vous passez à la vitesse supérieure. Depuis le module Embauche, vous planifiez l’ensemble des tâches d’onboarding (et même d’offboarding) en quelques clics. Chaque action peut être assignée à la bonne personne : assistant RH pour les documents, manager pour l’accueil, service informatique pour le matériel, etc. Mieux encore : chaque tâche est associée à une échéance et un niveau de priorité. Résultat ? Plus rien ne tombe entre les mailles du filet.
Fini la ressaisie à chaque recrutement : partez d’un modèle personnalisable et adaptez-le à la situation de l’employé. L’outil vous fait gagner un temps précieux, tout en offrant une vue d’ensemble en temps réel sur l’avancement des intégrations.
Et ce n’est pas qu’un gain de temps. C’est aussi une tranquillité d’esprit. Celle de savoir que tout est prêt, au bon moment, pour que l’arrivée de votre nouveau collaborateur se passe sans accroc. Et quand tout roule, vous pouvez vous concentrer sur l’essentiel : l’accompagnement de votre nouvelle recrue !
Divisez par 7
le temps de travail
d'un recrutement
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On récapitule ? Onboarding manuel vs Onboarding automatisé
Critères
Onboarding manuel
Onboarding automatisé
Temps RH
Processus souvent long et chronophage, surtout si volume élevé
Gain de temps grâce à la centralisation et aux automatisations
Erreurs et oublis
Risque présent, surtout en cas de multiples intervenants
Alertes automatiques, suivi structuré, double saisie évitée
Expérience collaborateur
Dépend fortement de l’organisation et du suivi humain
Parcours clair, accès anticipé aux infos et documents prêts
Organisation interne
Coordination parfois complexe selon la taille de l’entreprise
Tâches planifiées, notifications et échéances intégrées
Conformité & traçabilité
Archivage souvent manuel, suivi des obligations plus complexe
RGPD intégré, archivage automatique, e-coffre sécurisé
Les étapes clés d’un onboarding digitalisé et automatisé
Pré-boarding : préparer l’intégration avant le jour J
Ça y est ! Le contrat est signé depuis trois semaines avec le candidat retenu. Votre nouveau collègue arrive bientôt, mais il est resté dans le brouillard jusqu’au jour J : sans savoir à quelle heure arriver, où se garer, qui l’accueille, ni même dans quel service il commence. Son badge ? Pas prêt. Son ordinateur ? Pas configuré. Sa journée ? Une succession de flottements, d’excuses embarrassées et de cafés pris seul. Bref : un démarrage stressant, désorganisé et surtout, une première impression désastreuse.
Ce scénario cauchemar, l’étape du pré-boarding est justement là pour l’éviter.
Côté collaborateur, l’idée est simple : créer du lien, de la clarté et de la confiance avant même le jour J. Concrètement :
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Envoyez un message de bienvenue chaleureux ;
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Donnez-lui accès à un espace dédié avec toutes les infos utiles : programme de la première semaine, organigramme, fiche de poste, livret d’accueil, contacts-clés, présentation des outils utilisés ;
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Automatisez la collecte des informations administratives grâce au self-boarding : coordonnées, RIB, carte d’identité, photo pour le badge… tout peut être centralisé dans un seul espace, sans doublon ni papier.
Et surtout : tout ce qui peut être fait avant doit l’être. Parce que plus vous anticipez les démarches administratives et logistiques, plus vous libérez le premier jour de tout ce qui parasite l’accueil. Résultat : au lieu de passer la matinée dans ses bureaux à signer des papiers, la RH se concentre à 100 % sur ce qui compte vraiment : l’humain, l’accueil et l’intégration.
Objectif final : que le collaborateur se sente attendu et que vous, côté ressources humaines, n’ayez ni à courir dans les couloirs, ni à relancer 4 personnes à 9 h 15 le jour J !
Le premier jour de travail : un accueil sans friction
Le jour J, chaque minute compte. Un mot de passe introuvable, un bureau improvisé ou un manager aux abonnés absents… et vous perdez une occasion précieuse de faire bonne impression. Un onboarding réussi de vos nouveaux collaborateurs se joue dès les premières heures.
Voici les essentiels à ne pas négliger pour un accueil sans friction :
1. Un point de contact clair dès l’entrée dans l’entreprise
Le nouveau collaborateur doit savoir exactement où, quand et à qui se présenter. Préparez une fiche d’accueil avec l’adresse, les consignes d’accès, le numéro de téléphone de son contact référent, et les infos logistiques (parking, badge, etc.).
Voici les essentiels à ne pas négliger pour un accueil sans friction :
2. Un accueil humain et structuré
L’accueil ne se délègue pas à la volée. Prévoyez un temps dédié avec le manager, qui accueille la recrue en personne, lui présente le programme de la journée et répond aux premières questions. En parallèle, un collègue référent ou un mentor peut l’accompagner sur le terrain.
3. Un poste de travail prêt à l’emploi
Rien de plus frustrant que d’attendre son ordinateur ou de découvrir que les accès ne fonctionnent pas. Matériel, logiciels, badge, boîte mail, agenda, messagerie instantanée : tout doit être configuré et testé avant l’arrivée. En cas de télétravail, vérifiez que l’environnement de travail à distance est opérationnel (VPN, accès cloud, etc.).
4. Un parcours d’intégration balisé
Préparez un planning précis de la première semaine, avec :
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visite des locaux ;
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rencontres avec les membres clés de l’équipe ;
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déjeuner d’intégration (formel ou informel) ;
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temps de formation ou d’appropriation des outils.
5. L’intégration dans les outils de communication
Ajoutez immédiatement le collaborateur aux bons canaux Slack, Teams, mailing-lists internes, groupes WhatsApp, etc. Il doit pouvoir observer, comprendre les codes, et s’imprégner de la culture d’équipe dès le premier jour.
- Le petit plus RH
Proposez un « welcome pack » digital ou physique, avec un mot de bienvenue, quelques goodies, une check-list des premières tâches et un guide de survie du nouvel employé. Ça ne coûte pas cher, mais ça marque les esprits des nouvelles recrues.
Checklist Onboarding RH
Envie de sécuriser votre processus et de ne rien oublier ? Téléchargez notre checklist d’Onboarding RH complète pour accompagner chaque étape.
Suivi de l’intégration : ne pas lâcher la main trop vite
Soyons honnêtes, c’est souvent là que le bât blesse : après le premier jour, l’intensité retombe, les priorités changent, les collègues sont en télétravail et le nouvel arrivant peut vite se sentir… oublié.
L’objectif ici : assurer une continuité, sans tomber dans le micro-management, pour garantir que l’intégration ne s’arrête pas à la remise du badge.
Voici les bonnes pratiques à mettre en place :
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Planifier des points d’échange dès les premières semaines (J+3, J+10, fin du 1er mois) pour faire le point et ajuster si besoin.
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Organiser un bilan intermédiaire (vers 1 ou 2 mois) pour évaluer la progression et lever les éventuels freins.
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Maintenir un lien actif avec le mentor ou le binôme d’intégration sur toute la période.
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Rappeler régulièrement l’existence des ressources internes utiles (guides, contacts, formation).
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Clore la période d’essai avec un entretien structuré, pour partager un retour et construire la suite.
Outils RH : comment bien choisir son logiciel d’onboarding ?
Quel logiciel onboarding choisir ? Zoom sur Staff & Go
Fini les formulaires papier, les allers-retours par mail et les documents introuvables : aujourd’hui, un bon logiciel d’onboarding RH doit simplifier, centraliser et automatiser. C’est exactement ce que fait Staff & Go, avec un module embauche pensé pour les RH qui veulent arrêter de perdre du temps.
Au programme :
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Contrats pré-remplis depuis vos modèles standards ;
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Selfboarding fluide de l’employé : justificatifs, infos administratives, signature… le tout transmis en quelques clics, sans relance ;
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Gestion des tâches fine et personnalisable : badgeuse, matériel, accès outils, visite médicale… chaque acteur est notifié au bon moment ;
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Parcours d’intégration configurables : en fonction du poste, du site, du type de contrat.
Bonus : tous les documents sont archivés automatiquement dans l’e-coffre du collaborateur. Et la DPAE ? Envoyée en un clic, conforme, tracée. En clair : moins de clics, plus d’impact.
Optimisez vos processus RH avec Staff & Go
Onboarding RH et SIRH : tout connecter pour mieux piloter
Un logiciel d’onboarding, c’est bien. Un logiciel d’onboarding intégré à votre SIRH, c’est mieux.
L’avantage ? Vous évitez les ressaisies, vous alimentez automatiquement vos autres briques RH (paie, organigramme, absences, etc.) et vous suivez tout depuis un même cockpit. L’information circule, les données sont à jour, les alertes tombent au bon moment.
Chez Staff & Go, l’onboarding s’imbrique naturellement avec :
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La gestion des temps (plannings, badgeuse, pointages) ;
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La gestion des entretiens professionnels ;
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La gestion des variables de paie ;
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La communication interne et les outils documentaires RH ;
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Et surtout, le module archivage sécurisé, indispensable pour stocker les contrats, livrets d’accueil, règlements intérieurs… et partager des documents sensibles (RIB, pièce d’identité, carte vitale) en toute conformité RGPD.
Et surtout, chaque module est activable à la carte. Vous choisissez ce dont vous avez besoin, quand vous en avez besoin. Pas de pack imposé ni de superflu : une solution modulaire, qui évolue avec vos enjeux RH.
Divisez par 7
le temps de travail
d'un recrutement
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Quels critères pour bien choisir votre outil d’onboarding RH ?
Avant de vous lancer tête baissée dans la démo du premier outil venu, prenez un moment pour faire le point sur vos vrais besoins. Les entreprises recherchent des outils simples, ergonomiques et interconnectés.Voici les critères qui méritent d’être scrutés à la loupe pour choisir un logiciel d’onboarding qui coche toutes les cases.
Ce qu’il faut regarder
Détails
La personnalisation des parcours
Des modèles adaptables selon le poste, le site, la langue, le type de contrat.
L’automatisation des tâches clés
Envois automatiques, rappels, DPAE, checklist, signature électronique.
L’ergonomie et l’accessibilité
Une interface claire, responsive, utilisable sur mobile, en plusieurs langues…
La compatibilité avec vos outils RH
Une vraie interopérabilité avec votre organisation des ressources humaines (logiciel de paie, etc.).
La sécurité des données
RGPD, e-coffre, traçabilité, hébergement sécurisé.
La facilité de mise en place des processus
Déploiement rapide, prise en main simple, support réactif.
Des parcours d’intégration 100 % personnalisés
On ne parle pas à un alternant comme à un cadre dirigeant. On ne planifie pas les mêmes étapes pour un technicien de maintenance en Alsace que pour un chargé de communication au siège parisien. Et on ne demande pas les mêmes justificatifs à un stagiaire qu’à un salarié en CDI temps partiel. Bref : côté RH, l’onboarding ne peut pas être un process unique.
Un bon logiciel RH doit vous permettre de créer des parcours sur-mesure pour chaque profil. Cela signifie, concrètement :
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Définir des workflows différents selon le type de contrat de vos recrues (CDI, CDD, alternance…), la localisation du site, le service concerné ou encore la langue du collaborateur.
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Adapter les documents à transmettre et à faire signer selon la situation : contrat de travail, charte informatique, règlement intérieur, livret d’accueil aux salariés, notices mutuelle, convention de stage…
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Prévoir des échéances et des priorités qui tiennent compte des réalités du terrain.
Ce degré de personnalisation est d’autant plus utile dans les structures multi-sites, multi-activités ou multi-publics : un même logiciel peut ainsi gérer en parallèle l’arrivée d’un apprenti en agence, d’un comptable au siège, d’un magasinier en entrepôt et d’un développeur en full remote.
Sécurité, RGPD, conformité : l’onboarding digital sous contrôle
Derrière la fluidité d’un onboarding digital, il y a un impératif non négociable : la sécurité des données. Et pour cause : recruter un collaborateur, c’est collecter et traiter une quantité d’informations sensibles (contrat, pièce d’identité, RIB, dossier médical…). Votre SIRH doit être irréprochable côté RGPD.
Et chez Staff & Go ?
Toutes les données sensibles liées à l’onboarding (contrats, justificatifs, documents RH) sont archivées dans un e-coffre numérique certifié, opéré par Arkhineo, acteur français de confiance.
Ce système garantit intégrité et traçabilité grâce à plusieurs mécanismes : horodatage électronique, scellement numérique et calcul d’empreinte pour détecter toute modification. De quoi répondre aux exigences légales et assurer la conservation sécurisée des documents sur le long terme.
Onboarding digital, oui. Mais humain avant tout.
Automatiser, c’est bien. Garder le lien humain, c’est indispensable. Un onboarding efficace repose sur un trio complémentaire : les RH cadrent, les managers accueillent, les mentors accompagnent. Ce sont eux qui rassurent, répondent aux questions concrètes d’organisation, détectent les signaux faibles.
Et à distance, le besoin d’attention est encore plus fort. En télétravail ou mode hybride, il faut redoubler de présence : points réguliers, accompagnement terrain, outils de communication bien pensés.
Avec l’évolution des modes de travail des salariés, certaines tendances enrichissent l’expérience d’onboarding : IA pour personnaliser les parcours, réalité virtuelle pour visiter les locaux à distance ou encore gamification pour rendre l’intégration plus engageante. Mais, soyons clairs : ces technologies ne remplaceront jamais un accueil bienveillant et des échanges sincères.
Vous l’aurez compris : un bon onboarding, c’est avant tout faire sentir au collaborateur qu’il est attendu… et qu’il compte vraiment pour l’entreprise.
FAQ - L’essentiel à retenir
C’est quoi un bon onboarding RH ?
C’est un parcours d’intégration structuré, personnalisé et engageant, qui commence à l’étape de l’embauche et se prolonge jusqu’à la fin de la période d’essai. Un bon onboarding favorise la fidélisation, la montée en compétences, le partage des valeurs de l’entreprise et l’engagement dès les premières semaines.
Pourquoi automatiser l’onboarding des collaborateurs ?
Pour gagner du temps, réduire les erreurs et offrir une expérience fluide. L’automatisation permet de centraliser les informations, déclencher les bonnes actions au bon moment, et libérer les RH des tâches répétitives… tout en restant pro et humain. Ce type de solution convient aussi bien aux PME qu’aux grandes entreprises.
Quel outil choisir pour digitaliser l’onboarding RH ?
Un logiciel simple, personnalisable, sécurisé et interconnecté avec vos outils RH (paie, entretiens, planning…). Bonus si l’outil vous permet de créer plusieurs parcours selon les profils de salariés, de suivre les tâches en temps réel et de garantir la conformité RGPD.
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Article rédigé par
La Team Staff & Go
Alice, Claire, Ecenya, Lucie ou encore Benjamin : derrière chaque article, notre équipe rédactionnelle met son expertise au service de vos enjeux RH, avec des contenus pensés pour vous accompagner au quotidien.
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