Entretien forfait jours : comment réussir les entretiens de suivi obligatoires ?
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Modèle d'entretien des cadres
au forfait jours
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Sommaire
Vous gérez des salariés en forfait jours ? Alors vous êtes tenu d’organiser un entretien annuel spécifique.
Et on vous le dit d’entrée : ce n’est pas juste un point RH à cocher. Cet entretien forfait jours est une obligation légale. Mieux : il est indispensable pour assurer le bien-être de vos collaborateurs.
Oui, c’est un peu de boulot, surtout quand on a déjà un planning RH blindé. Mais bien mené, cet entretien devient un vrai outil de pilotage. Nous vous donnons ici toutes les clés pour mener efficacement vos entretiens forfait jours, respecter vos obligations légales en matière de droit du travail et éviter les pièges.
- À noter
L’entretien forfait jour est obligatoire pour les salariés concernés par la convention forfait jours. En cas de manquement, la convention de forfait peut être inopposable. Il doit porter sur quatre thèmes essentiels : charge de travail, organisation, articulation vie pro/perso, rémunération.
Comprendre l’entretien forfait jours : ce que vous devez savoir
À quoi sert l’entretien forfait jour ?
C’est l’article L.3121-65 du Code du travail qui le pose noir sur blanc : l’entretien forfait jours est obligatoire pour les salariés soumis à une convention annuelle en jours. Mais au-delà du juridique, c’est un vrai moment de prévention.
Son but ? S’assurer que leur charge de travail est tenable, que le droit aux temps de repos est respecté (quotidien et hebdomadaire) et que l’équilibre pro/perso tient debout.
Pour l’entreprise, c’est une ligne de défense en cas de contrôle ou de litige. Côté salarié, c’est un filet de sécurité contre l’épuisement. Bref, un garde-fou essentiel !
Ce que dit la loi sur vos obligations
Pas de suspense : si un salarié est au forfait jours, l’entretien annuel est obligatoire. Et pas question de le bâcler en 10 minutes chrono entre deux réunions.
Ce rendez-vous doit aborder au minimum quatre grands piliers :
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La charge de travail : est-elle soutenable ? Régulière ? Trop intense ?
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L’organisation du travail : le périmètre de mission est-il clair ? Les types d’outils sont-ils adaptés ?
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L’équilibre vie pro / vie perso : est-ce que ça tient sans débordement ?
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La rémunération : cohérente avec les responsabilités et la charge réelle ?
Qui est concerné par ces entretiens forfait jour ?
Leur nom pourrait vous mettre la puce à l’oreille… ! Et oui ! Les entretiens forfait jours ne concernent pas tous les salariés. Ils sont réservés à ceux soumis à une convention de forfait annuel en jours. Pour rappel, deux grandes catégories de travailleurs peuvent en bénéficier :
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Les cadres disposant d’une autonomie dans l’organisation de leur emploi du temps, sans pointage horaire
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Certains salariés non cadres à condition que la nature de leur poste rende impossible la prédétermination de leur durée de travail.
Pour aller plus loin sur le sujet, consultez aussi notre article dédié à la gestion des RTT en forfait jours.
L’entretien forfait jours annuel
Quels sont les objectifs spécifiques de cet entretien ?
Petite parenthèse utile avant d’aller plus loin : l’entretien forfait jours n’a rien à voir avec l’entretien annuel d’évaluation. Concrètement, il ne sert ni à noter, ni à juger. Il est là pour prendre du recul sur les conditions de travail, pas sur la performance.
Ce moment d’échange est destiné à garantir que les modalités d’application du forfait jours restent compatibles avec une charge de travail raisonnable, un bon équilibre vie pro/perso et que l’autonomie ne vire pas à l’isolement.
A cette occasion, vous pourrez :
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Repérer les déséquilibres ou les risques psychosociaux
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Ajuster le périmètre ou les moyens si nécessaire
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Prévenir les tensions ou litiges avant qu’ils ne s’installent
Et, entre nous, c’est aussi un moment pour montrer à vos collaborateurs que vous êtes présent, à l’écoute. Bref, que leur bien-être au travail compte vraiment.
Un outil pour centraliser et suivre vos entretiens
Vous avez plusieurs collaborateurs en convention forfait jours ? Vous pilotez une campagne RH multi-sites ? Un outil solide devient indispensable.
Staff & Go est un logiciel RH complet, pensé pour automatiser vos entretiens individuels, professionnels et forfait jours.
Avec le module dédié aux entretiens de Staff & Go, vous bénéficiez de :
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Modèles personnalisables adaptés à tous types d’entretiens (forfait jours inclus)
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Planification automatique avec rappels et notifications pour ne rien oublier
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Traçabilité complète des échanges, décisions et validations
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Archivage sécurisé pour garantir la conformité juridique
Simplifiez l’organisation et la réalisation de vos entretiens
Grâce au module Entretiens professionnels, réalisez vos entretiens avec suivi, validation et archivage pour évaluer facilement la progression de vos employés.
L’entretien forfait jours biannuel : un levier complémentaire
Un seul entretien par an, c’est le minimum syndical. Mais pourquoi s’en contenter ? Certaines entreprises choisissent de doubler la mise avec un point mi-période, souvent calé autour de juin ou juillet. L’idée ? Anticiper avant que les voyants ne passent au rouge.
Ce deuxième échange peut être utile dans plusieurs cas :
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Des pics d’activité saisonniers ou un planning qui déraille un peu trop souvent
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Un retour d’arrêt long ou une période réorganisation interne
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Des salariés nouvellement passés en forfait jours ou des managers encore en rodage
En clair, mieux vaut prévenir que guérir. Le format est plus léger, mais les bénéfices sont bien réels en matière de suivi, d’engagement et de prévention des risques.
Préparer et structurer l’entretien : méthodes et outils
Les éléments à analyser en amont
Un entretien forfait jours ne s’improvise pas. Que vous soyez employeur, RH ou manager, il va falloir jouer les détectives ! Quelques données clés doivent impérativement être collectées en amont :
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Le nombre de jours réellement travaillés : pour vérifier que le compteur ne s’emballe pas
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Les jours de repos non pris : un stock qui gonfle, c’est rarement bon signe
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Les absences ou signaux faibles : arrêts répétés, burn-out d’un collègue, tensions dans l’équipe
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L’évolution du poste depuis le dernier entretien
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Les retours terrains : managériaux ou du salarié lui-même
Une trame d’entretien forfait jour à personnaliser
Pas besoin de repartir de zéro à chaque fois. Grâce à Staff & Go, vous pouvez retrouver en un clic les réponses du dernier entretien, suivre l’évolution du collaborateur, et ajuster le dialogue en fonction de son parcours.
Et pour structurer efficacement vos échanges, appuyez-vous sur une trame d’entretien forfait jours prête à l’emploi, adaptable selon le métier, le niveau d’autonomie ou les enjeux de l’année.
Modèle d'entretien de suivi des cadres en forfait jours
Les outils numériques indispensables pour fluidifier le process
Sans un outil adapté, le suivi peut rapidement devenir chronophage : relances manuelles, documents éparpillés, fichiers non mis à jour… Heureusement, un SIRH performant fait toute la différence.
Et ça tombe bien ! Staff & Go est un logiciel SIRH qui vous permet de tout centraliser en un seul endroit pour simplifier la gestion des forfaits jours :
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Les plannings et temps de travail réels du salarié en forfait jours
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Les compteurs de jours de repos (RTT, jours non travaillés, absences)
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Les documents et trames d’entretien à jour, prêts à l’emploi
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Le compte-rendu co-signé, stocké dans un dossier RH sécurisé
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Le suivi global des campagnes d’entretien (statuts, alertes, retards, relances)
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Et bien sûr, une traçabilité complète, essentielle en cas de contrôle ou contentieux
Et surtout : toutes ces données se croisent automatiquement. Résultat ? Un pilotage RH affûté, des alertes en temps réel, et une conformité en béton armé. Bref, vous gardez le cap… sans y passer vos soirées.
Et après ? Le suivi post-entretien à ne pas bâcler
Des entretiens forfait jours : et ensuite ?
Le rendez-vous, c’est bien. La preuve qu’il a eu lieu, c’est mieux. Pas question de boucler l’échange sans laisser de trace : un compte-rendu écrit, co-signé, est votre meilleur allié en cas de contrôle de l’inspection du travail ou de litige.
Le document doit :
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Préciser les sujets abordés (charge de travail, type d’organisation, équilibre, rémunération)
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Mentionner les éventuelles décisions ou engagements pris (réaménagement de planning, points de vigilance, etc.)
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Être transmis au salarié pour validation, puis conservé dans le dossier RH
Sans ce document ? Difficile de prouver que l’entretien a bien eu lieu. En cas de litige, c’est la porte ouverte aux mauvaises surprises : forfait jours inopposable, rappel d’heures supplémentaires, voire indemnités à verser. Voilà le genre de lignes que l’on préfère éviter dans une compta d’entreprise !
Mettre en place un plan d’action simple et réaliste
Un salarié vous remonte une surcharge ? Un déséquilibre dans l’organisation ? Ne laissez pas l’info dormir dans un coin de compte-rendu. C’est le moment de passer à l’action !
Un plan d’action efficace, c’est :
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clair (tout le monde comprend ce qu’il faut faire : salarié, manager, employeur)
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daté (avec un suivi prévu)
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réaliste (on ne promet pas la lune si on ne peut pas la livrer)
Et concrètement, ça peut donner quoi ?
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Revoir la répartition des tâches ou le planning
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Mettre sur pause un projet secondaire
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Fournir un outil qui simplifie le quotidien (planning partagé, app de suivi…)
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Proposer une formation express ou un appui ponctuel
L’important, c’est que ça ne reste pas théorique.
Entretien forfait jour : ce que vous risquez en cas de manquement
Les risques juridiques pour l’employeur
Vous pensez pouvoir vous passer de cet entretien ? Impossible : il est obligatoire. Et attention ! La convention de forfait peut être déclarée nulle ou inopposable par le juge si vos salariés concernés n’en bénéficient pas (voir les dispositions de l’arrêt de la Cour de Cassation rendu public 10 janv. 2024, n°22-15.782).
C’est donc un rendez-vous à ne pas manquer !
Quels recours pour le salarié ?
Si le suivi légal fait défaut, le salarié peut réagir. Et pas qu’un peu. Il lui suffit de prouver que l’entretien forfait jours n’a pas été réalisé, qu’il était bâclé ou que les thèmes obligatoires n’ont pas été couverts.
Dans ce cas, il peut :
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faire tomber la convention (nullité ou inopposabilité)
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demander la requalification de son contrat sur une base hebdomadaire de 35 heures
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réclamer le paiement des heures supplémentaires (avec effet rétroactif sur 3 ans)
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obtenir des dommages et intérêts pour préjudice moral ou déséquilibre organisationnel
Moralité ? Un entretien fantôme ou négligé peut coûter cher.
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Réussir ses entretiens forfait jours : conseils pratiques pour les managers
Un bon entretien forfait jours, c’est surtout une posture d’écoute et un peu de préparation. Voici quelques réflexes simples pour que l’échange soit vraiment utile (et pas juste un passage obligé dans l’agenda) :
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Installez un climat de confiance. Évitez le mode “check-list” : posez des questions ouvertes, laissez des silences, reformulez pour montrer que vous écoutez vraiment.
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Faites vos devoirs en amont. Relisez le dernier compte-rendu, regardez les absences, les jours travaillés, les alertes éventuelles.
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Adaptez-vous à la réalité du terrain. La trame est là pour vous donner un cadre, pas pour vous enfermer. Si un sujet sensible émerge, prenez le temps de l’explorer.
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Soyez clair sur les suites. Si des ajustements sont décidés, formalisez-les, partagez-les, mettez-les en place et prévoyez un suivi. Sinon, l’entretien reste lettre morte.
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Montez en compétence. Une mini-formation RH suffit souvent à sécuriser vos pratiques et à harmoniser les méthodes dans l’équipe.
Forfait jours et RH : quelles tendances pour demain ?
L’entretien forfait jours n’est pas juste une formalité administrative : c’est une obligation légale et un marqueur fort de votre engagement RH. Bien mené, il sécurise vos pratiques, renforce le dialogue managérial et contribue à l’équilibre de vos équipes.
Sur le terrain, certaines équipes RH passent à la vitesse supérieure : check-ups intermédiaires, baromètres anonymes sur l’équilibre pro/perso, trames enrichies par métier… L’idée ? Mieux écouter, mieux anticiper, sans complexifier.
Le télétravail et la pression accrue sur les équipes autonomes rendent ce pilotage incontournable. Résultat : les SIRH s’adaptent. Plus intelligents, plus connectés, ils croisent les indicateurs (jours travaillés, alertes, retards, feedbacks) pour aider les RH à garder la main
Et ave une solution comme Staff & Go, vous faites tout ça sans multiplier les fichiers Excel. Juste ce qu’il faut de rigueur et d’agilité pour rester à jour, sans vous perdre dans l’administratif.
Zoom sur
L'essentiel
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Selon les dispositions du Code du Travail, l’entretien forfait jours est obligatoire pour tout salarié en convention annuelle en jours. Sans lui, la convention peut être inopposable.
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L’entreprise doit l’organiser au minimum une fois par an.
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Il doit aborder quatre piliers clés : charge de travail, organisation, équilibre vie professionnelle/personnelle et rémunération.
-
Un compte-rendu écrit et co-signé est indispensable pour le respect de vos obligations.
-
L’entretien forfait jours doit donner lieu à des actions rectificatives si nécessaire.
FAQ - Ce qu'il faut retenir
L’entretien de suivi annuel est-il obligatoire pour tous les salariés au forfait jours ?
Il est possible de prévoir de le coupler au même moment que l’entretien annuel, cependant
il est important de distinguer les deux. Cela peut passer par deux supports distincts par
exemple.
Comment prouver que le salarié a bien validé ses jours travaillés ?
L’employeur doit pouvoir prouver de manière fiable et contradictoire que le salarié a
bien pris connaissance du suivi de ses jours travaillés. Les outils de planification purs ne
permettent pas forcément de recueillir la signature du salarié sur les temps déclarés par
l’employeur. Le risque est donc élevé. En revanche, via Staff & Go vous pourrez collecter la
signature électronique des feuilles de temps et de quantifier le nombre de jours travaillés => Le
salarié reconnaît le nombre de jours travaillés, ce qui évite toute contestation ultérieure
Que faire si un salarié prend peu ou pas de congés ?
Il doit normalement recevoir une rémunération supplémentaire car elle perd des jours de repos.
Cela peut passer par le mécanisme de rachat des jours de repos.
L’entretien doit-il aborder la charge de travail réelle du salarié ?
L’obligation pèse sur l’employeur : c’est à lui de veiller régulièrement à ce que la charge de
travail ne soit pas excessive.
Article rédigé par
La Team Staff & Go
Alice, Claire, Ecenya, Lucie ou encore Benjamin : derrière chaque article, notre équipe rédactionnelle met son expertise au service de vos enjeux RH, avec des contenus pensés pour vous accompagner au quotidien.
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