- Infographie
Acquisition de congés payés pendant
un arrêt maladie
Tous les détails sur l'acquisition de CP pendant un arrêt maladie, avec ce qui a changé depuis la réforme 2024.
Sommaire
« Tu crois qu’on pourra poser la deuxième quinzaine d’août cette année ? »
C’est la question classique qu’on entend dès les premiers rayons de soleil. Et souvent, la réponse est floue. Pourtant, côté employeur, ce n’est pas une affaire d’improvisation. C’est du sérieux.
Accorder des congés payés, c’est une chose. Mais informer clairement les salariés sur leurs droits, les périodes de prise, l’ordre des départs, ou encore les risques de perte ou de report ? C’est une obligation légale.
Tout ça est encadré par le Code du travail, dans un seul but : éviter les malentendus, garantir la transparence, et surtout, prévenir les litiges. Car une communication mal gérée peut coûter cher : rappels d’indemnités, amendes, voire dommages et intérêts.
Alors, que devez-vous vraiment dire à vos salariés chaque année ? Quelles sont les infos à donner, les délais à respecter, les erreurs à éviter ? On vous raconte tout, exemples à l’appui.
Le cadre légal des congés payés : les bases à connaître
Imaginez Nora, serveuse dans une brasserie animée. Elle bosse dur toute l’année, et là, elle rêve juste d’une semaine au vert. Mais voilà : “poser ses congés”, ce n’est pas comme commander un café allongé. Il y a des règles, et elles sont précises.
- Art. L.3141-1 du Code du travail
Tous les salariés ont droit aux congés (pas de jaloux 😉) et ce peu importe son type de contrat, à temps partiel ou plein pot à 35 heures hebdomadaires.
Et ça se cumule dès le premier jour du salarié dans l’établissement. En pratique, s’acquièrent sur une période de référence, du 1er juin au 31 mai. Chaque mois complet de travail donne droit à 2,5 jours ouvrables, soit 30 jours de repos par an – autrement dit 5 semaines.
Cela dit, qui dit « droit aux congés » ne veut pas dire « liberté totale de poser ses dates ». Le salarié ne peut pas s’auto-programmer en vacances. L’accord de l’employeur reste indispensable et une absence non autorisée peut même justifier une sanction disciplinaire. Mieux vaut cadrer les choses clairement, en amont.
Autre point important : les congés dits « principaux » – ceux de l’été – doivent durer au minimum 12 jours ouvrables consécutifs, et au maximum 24 jours. En clair, on parle ici de 2 à 4 semaines d’affilées pour garantir une vraie coupure. Cette période principale doit se situer entre le 1er mai et le 31 octobre.
Et si vos collaborateurs souhaitent étaler leurs congés hors saison ? C’est possible, et même avantageux dans certains cas. La loi prévoit des jours de congé supplémentaires en cas de fractionnement. Le principe :
-
+1 jour si 3 à 5 jours sont pris en dehors de la période estivale
-
+2 jours si 6 jours ou plus sont fractionnés hors saison
Petite subtilité à connaître : ce bonus de fractionnement ne s’applique pas à tous les salariés. Il existe des exceptions, notamment pour certains travailleurs ultramarins en métropole ou les aidants familiaux. Pensez à consulter votre convention collective ou à faire valider les dispositions spécifiques par vos juristes internes.
Planifier les congés : un droit pour le salarié, une responsabilité pour l’employeur
Organiser les congés, ce n’est pas seulement publier un planning sur l’intranet à la dernière minute. C’est un acte encadré par la loi, que l’entreprise doit maîtriser de A à Z. Peu importe sa taille ou son secteur, l’organisation des départs relève exclusivement de la responsabilité de l’employeur.
Le salarié a, bien sûr, un droit aux congés. Mais ce droit ne signifie pas qu’il choisit librement les dates de prise. Vous pouvez fixer, refuser ou modifier les dates de congés, à condition de respecter certains délais et de motiver ses décisions de manière justifiable.
Et surtout, vous avez l’obligation de permettre à chacun de prendre ses congés dans les temps. Si vous empêchez un salarié de poser ses jours sans motif valable, vous vous exposez à devoir verser une indemnité compensatrice — mais uniquement si le salarié a bien été empêché de les poser, ce qui devra être prouvé.
Autre point essentiel à ne pas négliger : les congés ne peuvent jamais être remplacés par une indemnité, sauf à la fin du contrat. Ni le salarié, ni l’employeur ne peut y déroger. Cette substitution est tout simplement interdite.
- Art. L.3141-13 du Code du travail
Vous devez communiquer la période de prise de congés (en totalité ou en partie) au moins deux mois avant son ouverture. Cette période doit inclure les mois de mai à octobre, considérés comme période légale de prise des congés principaux dans la majorité des entreprises.
Même logique pour l’ordre des départs : celui-ci doit être transmis au moins un mois avant le premier départ effectif. Là encore, mieux vaut anticiper pour éviter tensions ou malentendus.
Pour simplifier la gestion de ces obligations, de nombreuses entreprises s’équipent d’un SIRH. Des outils comme le module communication de Staff & Go permettent d’envoyer des notifications claires et traçables, avec accusé de réception.
C’est un gain de temps, une preuve en cas de litige, et un vrai gage de transparence RH.
Enfin, dans certains cas, l’établissement peut imposer des congés à ses salariés : fermeture annuelle, baisse d’activité, besoin d’équilibrer les plannings… C’est autorisé, mais là encore, à condition de respecter les règles du Code du travail (et les éventuelles dispositions conventionnelles).
- Communication interne
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Indemniser les congés : une obligation, pas une option
Quand un salarié part en congé payé, il ne part pas sans filet. L’établissement doit lui verser une indemnité, appelée ICP (indemnité de congés payés), qui vient remplacer son salaire habituel pendant son absence.
Mais attention, ce n’est pas une simple formalité, vous êtes légalement tenu de faire deux calculs et de retenir celui qui avantage le plus le salarié. La loi ne laisse pas de place à l’approximation.
Voici les deux méthodes à comparer systématiquement :
-
Méthode du dixième Vous prenez 1/10e de la rémunération brute perçue sur la période de référence (en général du 1er juin au 31 mai).
-
Méthode du maintien de salaire Vous calculez ce que le salarié aurait perçu s’il avait travaillé pendant ses congés.
Exemple
Et maintenant, voyons ce que ça donne en pratique…
Clara est assistante commerciale depuis 2 ans. Elle prend 3 semaines de congés en juillet, soit 18 jours ouvrables. Son salaire brut annuel : 28 000 €
Méthode du 1/10e : 2800 € d’ICP pour 30 jours, soit 1 680 € pour 18 jours ouvrables
Méthode maintien du salaire : 1 937,88 € pour les 3 semaines
Dans ce cas précis, c’est le maintien de salaire qui est plus avantageux pour Clara.
Report ou perte de congés : ce que vous avez le droit de faire
La règle est simple : les congés non pris à la fin de la période sont en principe perdus.
Toutefois, quelques exceptions sont permises si certaines conditions bien précises sont réunies :
- Prévenir le salarié au moins 30 jours avant la fin de la période pour le report de congés. Si ce délai est plus court, il faut justifier un cas exceptionnel, comme :
- une période de forte activité imprévue,
- ou un événement grave (ex : décès d’un salarié dans l’équipe)
- La loi reconnaît trois cas dans lesquelles le repos est obligatoire :
- Si le salarié en fait la demande et que l’employeur accepte expressément,
- Si le salarié n’a pas pu poser ses congés à cause d’un arrêt maladie, maternité, adoption ou accident du travail,
- Si c’est l’employeur lui-même qui est à l’origine de non-usage des congés (oubli, refus injustifié…)
Dans toutes ces situations, le report est possible et la mention des jours sur le bulletin de paie peut servir de preuve d’accord.
Et petite précision utile : le salarié ne peut pas renoncer lui-même à son droit au report, même s’il en a envie. C’est une protection légale. De plus, les conventions collectives peuvent prévoir des modalités de report supplémentaires — pensez à les consulter.
Et les cas spécifiques dans tout ça
Congés payés & arrêt maladie : ce que la réforme a changé
Prenons l’exemple de Mehdi. Il est en arrêt maladie depuis deux mois, suite à une grosse grippe. Quand il revient au bureau, il demande à son manager :
« J’ai acquis combien de jours de congés pendant mon arrêt ? »
Petit blanc. Puis un “on va vérifier” prudent. Et pourtant, la réponse est bien encadrée par la loi, surtout depuis la réforme récente.
En cas d’arrêt maladie non professionnel, les salariés continuent d’acquérir des congés payés — mais à un rythme différent : 2 jours ouvrables par mois d’absence.
C’est un peu moins que les 2,5 jours habituels, mais ça reste un droit automatique, qui ne dépend ni du contrat, ni de la bonne volonté de l’employeur.
Et si l’arrêt est lié à un accident du travail ou une maladie professionnelle ? Là, c’est comme s’ils avaient travaillé normalement : 2,5 jours ouvrables par mois sont acquis.
À son retour, en tant qu’employeur, vous avez une obligation claire :
-
Informer le salarié du nombre de jours de congés acquis pendant son absence
-
Et lui rappeler qu’il dispose d’un délai de 15 mois pour la prise de ses jours de repos, sinon ils seront perdus
Si cette information n’est pas donnée, le délai de 15 mois ne démarre pas. C’est donc à l’employeur de prouver qu’il a bien communiqué. D’où l’intérêt de tout tracer, notamment via le bulletin de paie ou un SIRH.
Et s’il tombe malade pendant ses vacances ?
Là, c’est plus subtil. En principe, les congés ne sont pas reportés si la maladie survient pendant la période de repos. Mais (car il y a toujours un mais), certaines conventions collectives peuvent prévoir des règles plus favorables. Par exemple : permettre le report si l’arrêt maladie est supérieur à un certain nombre de jours ou s’il a nécessité une hospitalisation.
P’tit Conseil : Mieux vaut vérifier ce que dit votre convention de branche, et ne jamais improviser sur ces sujets sensibles. Un simple oubli peut se transformer en litige.
Infographie
Voici un petit recap’ de la réforme sur les congés payés et arrêts maladie : avant vs après, pour suivre l’évolution en cours en un clin d’oeil.
Congés maternité ou adoption : les congés payés n’attendent pas
Pendant un congé maternité, il est strictement interdit de licencier la salariée — et cela reste vrai même pendant les 10 semaines qui suivent y compris si elle prend des congés payés à la suite. C’est une protection absolue prévue par la loi.
Le congé maternité standard s’étale sur une période de 16 semaines en cas de grossesse simple :
-
6 semaines avant l’accouchement
-
10 semaines après l’accouchement
Et sur ces 16 semaines, 8 sont obligatoires, dont au moins 6 après la naissance. Pendant cette période de repos obligatoire, aucune reprise du travail ne peut être exigée, même partielle.
Côté employeur, il y a quelques obligations à ne pas négliger :
-
Transmettre une attestation de salaire à la CPAM, pour activer le versement des indemnités journalières
-
Et si la convention collective le prévoit, compléter ces indemnités pour garantir une rémunération complète à la salariée
Autre point essentiel : le contrat est suspendu, mais l’ancienneté continue de courir. Le temps passé en congé maternité est pleinement comptabilisé dans le calcul des droits futurs (primes, promotions, RTT…).
Enfin, au retour, pas de surprise : la salariée doit retrouver son poste ou un emploi équivalent, avec un salaire au moins identique. Pas de rétrogradation déguisée, pas de poste “recyclé” — c’est la loi.
Et si un salarié veut tout simplement faire une pause ? Congés sabbatiques
Pas de déménagement. Pas de création d’entreprise. Juste l’envie de souffler, voyager ou réfléchir à la suite. Et devinez quoi ? C’est parfaitement légal.
- Art. L.3142-28 à L.3142-31 du Code du travail
Le congé sabbatique permet aux salariés de prendre un congé non rémunéré pour convenance personnelle, tout en suspendant temporairement leur contrat.
Mais attention : il y a des conditions à remplir pour pouvoir y prétendre.
Pour qu’un salarié y ait droit, il faut :
-
36 mois d’ancienneté dans l’entreprise (sauf si la convention collective est plus souple)
-
6 ans d’activité professionnelle au total
-
Un délai de carence de 6 ans depuis un précédent congé sabbatique
La durée du congé sabbatique peut varier entre 6 mois et 11 mois, selon les dispositions prévues par les accords collectifs. Pendant ce temps :
-
Le contrat est suspendu (ni rémunération, ni droits nouveaux)
-
Le poste n’est pas garanti, mais l’entreprise doit proposer un emploi équivalent au retour
Et côté employeur ? Il faut répondre dans les 30 jours suivant la demande, et choisir entre :
-
Accorder le congé, aux dates souhaitées
-
Reporter le départ (pour raisons d’organisation)
-
Ou refuser, uniquement dans certains cas (effectif critique, préjudice manifeste…)
- À noter
En l’absence de réponse dans les 30 jours, le congé est considéré comme accepté automatiquement. Ne laissez donc pas traîner ce type de demande sur le bureau RH…
Congés payés et préavis de départ
Lorsqu’un salarié démissionne, il doit respecter un préavis, dont la durée dépend du contrat, de la convention collective ou des usages. Pendant cette période, il continue à travailler normalement et perçoit son salaire.
- Attention
Attention aux congés posés !
-
Si des congés payés avaient été validés avant la démission, le préavis est suspendu : les jours de congé ne comptent pas dans sa durée.
-
Si la demande est faite après la démission, les jours de congés sont intégrés au préavis, sauf accord contraire avec l’employeur. Et ce dernier ne peut pas imposer un départ en congé.
En fin de contrat, les congés non pris donnent droit à une indemnité compensatrice, versée avec le solde de tout compte. Elle est calculée selon la méthode la plus avantageuse pour le salarié : maintien de salaire ou règle du dixième.
Et je vous entends déjà dire et les conventions collectives dans tout ça ?
Eh bien, les accords collectifs peuvent adapter ou améliorer les règles :
-
Nombre de jours de congé
-
Primes de vacances
-
Modalités de report ou de fractionnement
Ils permettent d’ajuster la gestion des congés aux réalités de votre secteur. À consulter systématiquement, surtout en fin de contrat.
Congés mal gérés ? Ce que vous devez savoir en tant qu’employeur
En cas de non-respect des obligations liées aux congés payés, l’administration peut infliger une amende de 1 500 € par salarié, et jusqu’à 3 000 € si ça se répète. Et on ne parle même pas des dommages et intérêts que pourrait réclamer le salarié en justice.
Pire encore :
-
Si vous imposez des congés sans respecter les délais légaux (1 jour ou 1 mois selon le cas)
-
Si vous contactez un salarié pendant ses congés sans raison valable
-
Ou si vous modifiez ses dates sans son accord…
…vous ne faites pas qu’enfreindre une règle. Vous portez atteinte à ses droits fondamentaux et vous entrez sur le terrain glissant du préjudice moral.
Et dans un contentieux, la jurisprudence est claire :
C’est à l’employeur de prouver qu’il a bien informé le salarié (Cass. Soc. 9 mai 2019, n°17-27.448).
Zoom sur
L'essentiel
-
L’information sur la période de congés doit être transmise au moins deux mois avant son ouverture.
-
L’ordre des départs en congé doit être communiqué un mois avant les premiers départs.
-
L’indemnité de congés payés se calcule selon deux méthodes, et l’employeur doit retenir la plus avantageuse pour le salarié.
-
Le report ou la perte des congés est encadré par la loi et nécessite une communication claire auprès du salarié.
FAQ - Ce qu'il faut retenir
L’employeur peut-il organiser les congés payés comme il le souhaite ?
Oui, mais il doit respecter des règles précises.
Le dirigeant fixe les dates de congés, peut les refuser ou les modifier, mais il doit permettre à chaque salarié de prendre ses congés.
Il doit informer les salariés au moins deux mois avant la période de prise des congés et un mois avant l’ordre des départs. Il ne peut pas remplacer les périodes de repos par une indemnité, sauf en cas de rupture du contrat. En cas de fermeture de l’entreprise, il peut imposer des congés, à condition de respecter les délais et d’informer le CSE.
L’employeur doit-il indemniser les congés payés non pris ?
En principe, non, sauf si l’employeur à empêcher le salarié de les prendre. Dans ce cas, le salarié peut demander leur paiement, sans formalité.
En revanche, à la fin du contrat (démission, licenciement, rupture conventionnelle, retraite…), l’entreprise doit verser une indemnité compensatrice pour les congés non pris.
En cas de redressement ou liquidation, si l’entreprise ne peut pas payer, l’AGS peut prendre le relais.
L’employeur peut-il imposer des congés payés à ses salariés ?
Oui, il peut le faire pour organiser le fonctionnement de l’entreprise, par exemple en cas de fermeture annuelle ou pour éviter que les congés ne s’accumulent trop.
Cependant, il doit respecter plusieurs règles :
- Il doit prévenir les salariés au moins un mois à l’avance, sauf si un accord collectif prévoit un délai plus court.
- Il doit aussi consulter le comité social et économique (CSE) s’il existe, et respecter la période légale de prise des congés, généralement fixée entre le 1er mai et le 31 octobre.
- Enfin, il doit prendre en compte la situation personnelle de chaque salarié, comme l’ancienneté ou la présence d’enfants à charge.
Si l’établissement ne respecte pas ces règles, il s’expose à des sanctions. Pour plus de détail, lisez notre article sur les congés imposés par l’employeur : quelles règles ?
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Article rédigé par
La Team Staff & Go
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